Si le système de suivi du temps de votre entreprise est obsolète et que vous utilisez toujours du papier et un cadran pour déterminer les heures travaillées, il est possible que certains employés volent du temps sur le lieu de travail.  Un collègue qui remplit la feuille de travail d’un ami… il existe plusieurs façons de voler du temps au travail. 

Malheureusement, le vol de temps coûte cher en argent et en productivité aux entreprises. D’ailleurs, selon certaines études, le vol de temps au travail peut coûter jusqu’à environ 7% de la masse salariale totale. C’est un pourcentage considérable, spécialement lorsque l’on considère que les petites entreprises peuvent consacrer jusqu’à 50% de leur revenu brut à la masse salariale. Par exemple, si votre entreprise génère 200 000$ cette année et que 100 000$ va aux coûts salariaux, le vol de temps pourrait coûter 7000 $ à votre entreprise. Cette réalité prend d’autant plus d’ampleur lorsque votre chiffre d’affaires augmente. 

À part l’argent perdu, il faut également considérer l’effet sur la productivité lorsque les employés ne travaillent toutes les heures prévues. Par exemple, si votre équipe arrête de travailler 15 minutes à l’avance chaque jour pendant deux semaines, vous perdez 2,5 heures de productivité par travailleur. Si vous multipliez ce temps perdu par des mois et prenez en compte les pauses très longues, vous pourriez payer des employés pour des semaines de travail non travaillées.

 Qu’est-ce que le vol de temps? 

Le vol de temps représente toute instance où un travailleur accepte un paiement pour du temps non travaillé. C’est un problème important dans pratiquement tous les secteurs d’activité. Vos employés peuvent voler du temps sans le savoir, soit en oubliant les heures précises travaillées ou en ajoutant 15 minutes à leur feuille de temps par-ci et par-là. Cependant, ils peuvent également voler du temps de façon volontaire. 

Voici certains types de vol de temps: 

• Feuilles de temps inexactes
• Temps passé à effectuer des tâches personnelles en milieu de travail (appels, réseaux sociaux, etc.) 
• Arriver plus tôt au travail pour gagner des heures supplémentaires, mais sans utiliser ce temps pour travailler 
• Prendre des pauses plus longues 
• Arrêter de travailler avant de quitter le bureau et attendre la fin du quart de travail avant de partir 

Comment réduire le vol de temps en milieu de travail? 

La bonne nouvelle c’est que le vol de temps au travail peut être réduit, voir même complètement éliminé. Voici quelques solutions afin de vous aider à éradiquer cette problématique: 

1. Utilisez le bon outil technologique 

L’application de Mobile Punch est une solution tout-en-un pour simplifier la gestion des feuilles de temps,  la production de formulaires, la planification des horaires et le suivi des projets. Elle vous permet entre autres, de: 

• Payer les heures travaillées avec précision grâce au système de « punch » par géolocalisation
• Transférer les heures travaillées de façon automatique dans votre logiciel comptable afin d’éviter les anomalies
• Réduire de 50% le temps consacré à la gestion des feuilles de temps
• Économiser du temps et de l’argent (nos clients économisent en moyenne 30 minutes par employé chaque semaine!) 
• Mieux gérer vos équipes sur le terrain 
• Réduire votre empreinte écologique (plus de papier!) 
• Faire un suivi de vos projets en temps réel et facturer plus rapidement
• Simplifier la création des horaires 
• Produire en un seul clic des formulaires (bons de travail, devis, etc.) ainsi que des rapports de rendement

Obtenir une démonstration 

2. Utilisez des mots de passe pour accéder à votre système

Les mots de passe sont un excellent moyen d’améliorer la sécurité de votre système de suivi de temps. De cette façon, seul l’employé en question peut enregistrer ses heures travaillées. Il ne peut pas demander à un collègue de « puncher » pour lui s’il arrive en retard. Avec l’application de Mobile Punch, vos employés ont un compte individuel ainsi qu’un code PIN unique pour se connecter. 

3. Activez la géolocalisation des employés sur votre système de suivi du temps

La géolocalisation du personnel est particulièrement avantageuse pour les entreprises qui ont des équipes mobiles. La fonction de géolocalisation de Mobile Punch permet aux employeurs de valider la présence de leurs travailleurs sur le terrain, mais également de calculer les heures de travail de façon précise. 

Mobile Punch est la solution idéale pour les employeurs qui ont des équipes en déplacement chez des clients, des projets ou des chantiers, mais également pour celles dont les travailleurs n’ont qu’un seul lieu de travail. La fonction de géolocalisation offre plusieurs avantages en matière d’optimisation d’itinéraire, d’assignation de tâches et d’affectation des ressources.  

Pourquoi la géolocalisation des employés est-elle importante? 

• Réduction des coûts de main d’oeuvre 
• Amélioration de la productivité 
• Production de rapports de paie précis
• Flexibilité d’utilisation (configurations personnalisées) 
• Implication des employés 
• Alertes en temps réel (lorsqu’un employé sort de la limite virtuelle d’un emplacement) 

En savoir plus 

Vol de temps et normes du travail 

Le Code canadien du travail exige que les employés canadiens reçoivent au moins le salaire minimum, soit 11.06 $ de l’heure (2020). Il stipule également que les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine doivent recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires. Une majoration de 50% doit être appliqué aux heures supplémentaires. 

L’application Mobile Punch garantit que les travailleurs sont payés pour chaque minute de travail supplémentaire. De plus, elle exige que les employés approuvent leurs heures hebdomadaires et supplémentaires travaillées afin qu’il n’y ait pas de désaccord. 

L’adoption d’un système automatisé de suivi du temps protège également les employeurs contre la fraude puisqu’il permet l’élimination des erreurs humaines et la vérification des heures travaillées. L’application vous permet de réviser les enregistrements numériques archivés ainsi que les rapports des heures supplémentaires. 

Abandonner le suivi du temps des employés sur papier à l’aide de l’intégration d’une application de punch mobile vous permet de réduire vos coûts salariaux et d’améliorer votre productivité. L’application de Mobile Punch vous offre une variété de fonctionnalités afin de propulser la croissance durable de votre entreprise:

• Calcul des heures de travail: La calculatrice des heures travaillées de Mobile Punch est un outil de travail indispensable qui permet aux employeurs de comptabiliser les heures travaillées de façon précise et de générer des feuilles de temps de façon simple, rapide et automatique. 
• Punch mobile: Notre application simplifie le suivi du temps de travail de vos équipes. Dès qu’un travailleur active le « punch » au travail, Mobile Punch permet aux entreprises de voir en temps réel son arrivée, ses déplacements et son départ à l’aide de la géolocalisation. De plus, vous pouvez exporter les données à votre logiciel comptable ou à votre service de paie.  
• Géolocalisation du personnel: Cette fonction vous permet de valider la présence de vos employés sur le terrain et de vérifier s’ils se trouvent dans les paramètres de localisation que vous avez établis pendant leurs heures de travail. Ceci vous permet d’avoir une vue d’ensemble en temps réel et de mettre en place des stratégies afin d’augmenter la productivité de votre équipe, et ce, avec peu d’utilisation de données cellulaires.   
• Gestion de projet: Les projets échouent généralement à cause d’une mauvaise planification initiale. Mobile Punch centralise les données des entreprises afin qu’elles puissent optimiser l’évaluation des coûts, le suivi des projets et la gestion du temps. Grâce à cette fonction, vous pouvez suivre l’évolution de vos projets en temps réel et simplifier la communication entre les différents départements impliqués. 
• Gestion des horaires de travail: Le coût de main d’oeuvre est généralement la dépense la plus importante des entreprises. Un système de gestion des horaires est essentiel pour les compagnies qui souhaitent augmenter leur chiffre d’affaires et optimiser la gestion des heures de travail. Avec Mobile Punch, vous avez accès aux heures de travail en temps réel pour chaque employé et projet, donc vous pouvez rapidement prendre des décisions pour remplacer un employé absent, changer un itinéraire, etc. 
• Agenda électronique: Grâce à l’agenda électronique de Mobile Punch, vous pouvez créer et partager les horaires de vos employés en un seul clic. Cet outil simplifie la répartition des tâches et des heures de travail. De plus, vos travailleurs reçoivent des notifications en temps réel. Ils peuvent visualiser leur horaire et accepter ou refuser les quarts de travail assignés. 
• Répartition dynamique: Vos employés reçoivent des alertes et des notes afin de pouvoir prendre un dossier en charge de façon proactive. Mobile Punch optimise la répartition de tâches aux travailleurs sur la route. C’est un outil indispensable pour la gestion des appels de service, les livraisons et autres. Il vous permet de gérer les imprévus et d’offrir un service de qualité qui se démarque de vos compétiteurs.
• Bons de travail et formulaires: L’application de Mobile Punch simplifie la préparation, la personnalisation et la modification des bons de travail, bons de commande, soumissions et autres formulaires. De plus, votre équipe peut faire signer ces documents de façon électronique en leur envoyant un courriel. 

Mobile Punch permet à des milliers d’entreprises québécoises et canadiennes de réaliser des économies importantes en temps et en argent. Si vous voulez en savoir plus sur nos services ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.