Les méthodes traditionnelles de suivi du temps deviennent rapidement obsolètes, car les employeurs réalisent les problèmes qui surviennent avec les anciennes méthodes en papier pour faire un suivi des entrées et des sorties de leurs employés. Alors que nos environnements de travail deviennent de plus en plus numériques au 21e siècle, de plus en plus d’entreprises optent pour des applications numériques de suivi du temps.
Si vous êtes fatigué et frustré par la méthode que vous utilisez pour suivre les heures de travail des employés, continuez à lire pour découvrir tous les avantages que les applications de gestion de temps peuvent apporter à votre entreprise. Pour vous familiariser aux applications de planification et de gestion de temps, nous avons créé ce guide sur les applications de pointage mobile.
Une application mobile de gestion du temps offre plusieurs fonctionnalités aux entrepreneurs et dirigeants d’entreprises. Au lieu de noter physiquement les entrées et les sorties sur un morceau de papier, les employés ont simplement besoin de télécharger une application sur leur téléphone mobile.
En appuyant sur un bouton, ils peuvent vous faire savoir quand ils sont entrés et sortis du lieu de travail avec précision. Une application de poinçonnage mobile offre également aux utilisateurs des fonctionnalités supplémentaires.
Par exemple, vous pouvez activer une fonctionnalité de géolocalisation qui vous permettra de savoir où se trouvent vos employés, ce qui peut vous aider à déléguer de manière appropriée les travailleurs. L’application dispose également d’un agenda électronique, ce qui facilite la planification.
Comme pour tout produit ou service, le prix de l’application dépend du produit que vous choisissez. Alors que certaines applications mobiles de gestion du temps proposent des tarifs que seules les grandes entreprises peuvent se permettre de payer, d’autres sont pratiquement gratuites, mais offrent un nombre limité de fonctionnalités. La plupart des entreprises recherchent un juste milieu entre ces deux options.
Vous voulez une application qui vous aide à gérer vos employés et vous offre également les fonctionnalités essentielles de suivi du temps dont vous avez besoin à un prix abordable? Mobile Punch est la solution idéale pour votre entreprise. Tout ce que vous avez à faire est de contacter notre équipe afin de trouver un forfait personnalisé qui répond à vos besoins. De cette façon, vous pourrez tirer le meilleur parti de ce que vous pouvez vous permettre. Mobile Punch est la meilleure application mobile de suivi du temps au Canada !
Parlez à un représentant pour la tarification
Voici les avantages d’une application de gestion de temps pour votre entreprise:
Une application de gestion de temps mobile facilite la comptabilisation des heures travaillées. Au lieu d’avoir à enregistrer physiquement l’heure à laquelle ils se rendent au travail et l’heure à laquelle ils partent chaque jour, les employés doivent seulement se connecter à l’application. Cela réduit le problème du vol de temps au travail.
De plus, la fonction de géolocalisation améliore la précision, car elle permet aux employeurs de voir et de savoir exactement où se trouvent les employés et quand. Ceci se fait de manière totalement sécurisée et assure la protection de la vie privée et des droits de l’employé.
Bien que dans la plupart des cas, vous puissiez faire confiance à vos employés pour enregistrer avec précision leurs heures de travail, il y a toujours place à l’erreur humaine lorsque vous comptez sur des systèmes traditionnels pour le suivi du temps. Heureusement, les applications mobiles de pointage évitent l’erreur humaine et le vol de temps.
Une application de suivi du temps peut vous faire économiser de l’argent à long terme, car elle garantit que les employés ne peuvent pas exagérer les heures qu’ils ont travaillées. De plus, les données créées lors de l’arrivée et du départ des employés sont stockées directement dans le cloud et peuvent être envoyées à votre logiciel de comptabilité qui prendra ces informations et calculera votre masse salariale.
Cela vous aide à éviter toute erreur humaine qui pourrait être causée par le transfert des informations d’un endroit à un autre par un humain. Comme tout se fait en ligne et est en grande partie automatisé, il n’y a pas de place à l’erreur, ce qui vous fait économiser de l’argent et du temps !
La fonctionnalité de planification de Mobile Punch rend la gestion d’équipe beaucoup plus facile. Vous pouvez créer des horaires dans l’application, puis transmettre ces informations directement à vos employés. Les salariés peuvent ainsi se connecter à leur compte et accéder automatiquement à leur horaire.
C’est une bénédiction pour l’équipe de direction, car cela signifie qu’ils n’ont pas à envoyer séparément l’emploi du temps de chacun et peuvent facilement organiser les heures de travail de chacun dans l’application.
Application d’horaire de travail
L’utilisation d’une application de suivi du temps contribue également à créer un environnement de travail plus collaboratif, car elle encourage les employés à communiquer ce qui fonctionne pour eux et ce qui ne fonctionne pas. Dans la fonction de planification, les employés peuvent accepter ou refuser un quart de travail, ce qui leur donne plus de poids dans leurs heures de travail et garantit que personne ne travaille trop.
De plus, l’application aide les employés à créer un horaire de travail adapté à leurs besoins et à leur bien-être, car ils reçoivent tous les détails de toutes les taches possibles. Ils peuvent choisir des tâches sur lesquelles ils pensent qu’ils travailleront bien, ce qui vous garantit d’avoir les bons employés pour chaque tache.
Mobile Punch optimise la sécurité juridique. Les provinces ont des règlements sur les heures de travail que vous devez respecter. Il est possible que vous vous retrouviez en conflit avec un employé qui estime que ses droits au travail ont été violés. Grâce à notre système, vous avez accès en temps réel à tous les horaires de travail.
C’est la ressource idéale que les employeurs peuvent utiliser pour se défendre devant les tribunaux. La même sécurité n’est pas garantie avec les enregistrements papier puisque les enregistrements physiques peuvent être perdus ou détruits.
Dans l’ensemble, Mobile Punch supprime un bon nombre des étapes supplémentaires impliquées dans l’organisation et la tenue de registres physiques de suivi du temps. C’est la solution ultime du 21e siècle !
Garder à jour les dossiers des employés est une tâche administrative essentielle et une exigence pour les entreprises, afin de garantir le respect et l’application des dispositions légales relatives à l’environnement de travail.
Cette tâche est généralement confiée aux ressources humaines. Contrairement au passé, où les dossiers étaient conservés en format papier, les progrès technologiques actuels facilitent la tenue des dossiers des employés. Dans cet article, nous vous expliquons l’importance de tenir des registres de travail à jour et nous vous expliquons la manière la plus simple de le faire.
Une bonne tenue de dossiers implique un système efficace qui permet une mise à jour constante des données et des dossiers des employés. Vous devez également être en mesure d’analyser fréquemment et de manière précise les dossiers des employés, car cela permet de mettre en évidence les points forts et les points faibles de votre équipe. Ces informations peuvent être utilisées pour apporter des améliorations et maximiser vos profits.
Comment la technologie peut aider la tenue des dossiers
La conservation de documents est un aspect essentiel de la tenue de dossiers que vous devez bien maîtriser. Celle-ci fait référence à la durée pendant laquelle les données doivent être conservées avant d’être supprimées. En fonction de votre domaine d’activité, les dossiers des employés auront des calendriers et des taux de conservation différents, mais il est essentiel que vous sachiez quels sont ces délais. Sinon, vous risquez de vous attirer des ennuis si vous avez conservé des informations et des dossiers trop longtemps.
Tout comme il est essentiel de se débarrasser de dossiers, il est tout aussi important de les mettre à jour régulièrement. Certains registres doivent être mis à jour plus souvent que d’autres. Par exemple, les registres de départ et d’arrivée doivent être enregistrés tous les jours, tandis que les registres concernant les salaires ou les évaluations de performance seront examinés moins fréquemment.
Meilleure application de suivi du temps
Une caractéristique de la bonne tenue des dossiers que de nombreuses entreprises sous-estiment est l’importance de la destruction des dossiers de manière responsable. Une fois que vous aurez établi un calendrier de conservation des documents, vous prendrez l’habitude de les supprimer. Toutefois, cette opération doit être effectuée de manière sécurisée, sans risque de fuite de données ou d’informations sur les dossiers des employés.
Comment économiser de l’argent avec un application de suivi du temps?
L’importance de la tenue de dossiers ne doit pas être négligée. Non seulement elle protège l’entreprise et ses employés en cas de conflit juridique, mais elle peut également contribuer à optimiser l’efficacité de votre entreprise. Nous expliquons ci-dessous l’importance de tenir des registres à jour et confidentiels.
Les conflits juridiques entre employés et employeurs sont malheureusement une réalité. C’est pourquoi, en tant que propriétaire d’entreprise, vous devez vous assurer que, si vous devez aller en justice, vous disposerez de toutes les preuves et de tous les documents nécessaires pour vous défendre.
Si vous avez tenu des registres minutieux et que vous disposez de dossiers complets sur les employés, vous serez en mesure de prouver que vous leur avez versé ce qui leur était dû si le conflit porte sur le fait qu’ils ont été sous-payés, ou vous pourrez prouver qu’ils ont toujours pointé en retard et que vos raisons pour un renvoi sont valables. Quel que soit le conflit, des dossiers d’employés à jour et bien tenus vous aideront à éviter tout procès pénible.
Des dossiers précis sur les employés vous permettent de savoir si votre entreprise se porte bien et si les compétences des employés sont à la hauteur de vos attentes. La tenue d’un registre de vos formations et de la liste des employés qui ont reçu une formation vous aidera à comprendre les compétences de chaque employé. Une fois ces informations évaluées, vous pouvez élaborer une stratégie pour les horaires de travail de vos employés afin de maximiser l’efficacité de votre entreprise et gagner du temps sur vos tâches.
Dans un environnement de travail et de relations professionnelles saines, les patrons ont à cœur la réussite de leurs employés. Si cela signifie que les employés choisissent de passer à un emploi qui leur convient mieux, qu’il en soit ainsi. Cependant, il est parfois difficile pour les patrons de se souvenir de tout ce que certains employés ont fait de bien, surtout s’ils ont beaucoup d’employés.
Si les dossiers d’emploi ont été conservés correctement, vous serez en mesure de revenir sur la carrière d’un employé, d’analyser ses performances et d’identifier ses points forts afin de faciliter les références qui vous seront demandées.
Maintenant que vous savez pourquoi il faut tenir des dossiers et quelle est l’importance des dossiers de ressources humaines, il est également utile de savoir quelles informations vous devez conserver. Voici une liste de quelques-uns des dossiers et documents que les entreprises doivent conserver :
Le système de tenue des dossiers doit commencer dès le début. Cela signifie qu’il faut conserver un dossier de toutes les demandes d’emploi, même pour les personnes qui n’ont pas été embauchées. Vous devez conserver ces documents en cas d’accusations de discrimination à l’embauche.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez tenir un registre précis des heures de travail. Il permet au département financier de savoir combien chaque employé doit être payé et il permet à la direction d’évaluer le dévouement des employés et d’identifier les employés qui ont tendance à être en retard.
L’époque où il fallait inscrire nos heures de travail manuellement est derrière nous. Il existe désormais des applications qui permettent aux employés d’enregistrer leurs heures de travail en un simple clic sur leur téléphone.
Démo de l’application Mobile Punch
Il est important de procéder à des évaluations régulières des performances de vos employés, car cela vous permettra de suivre leurs progrès et d’identifier tout problème éventuel. Il est essentiel de conserver ces évaluations. Si un problème survenait avec un employé et que vous deviez éventuellement le congédier, vous auriez une trace et une preuve de tout ce que l’entreprise a fait pour faciliter sa réussite et justifier votre décision.
Pour des raisons juridiques, il est également important de conserver un registre à jour de toutes les informations personnelles de vos employés afin de vous assurer que vous respectez les normes en tant qu’employeur. Cependant, ces informations personnelles doivent être conservées de manière appropriée afin d’éviter toute violation des données.
Les arbres, bien que nous ayons tendance à l’oublier, sont les poumons de notre planète et ils nous maintiennent tous en vie. Les forêts du monde sont le pilier de millions d’écosystèmes et participent à bien des égards à nous garder, nous et toutes les espèces, en bonne santé. En guise de gratitude, certaines pratiques doivent être intégrées afin de protéger nos habitats forestiers.
On estime aujourd’hui que plus 1/3 des espèces d’arbres sur la terre sont à risque d’extinction avec une nette diminution de la population verte aux quatre coins du monde. La biodiversité forestière est sévèrement menacée, et ce en grande partie à cause des pratiques humaines intrusives.
Nous voyons depuis des décennies un changement palpable sur notre terre et les conséquences de nos actes irréfléchis ne peuvent plus être ignorées. La déforestation et la dégradation des forêts font partie de ces pratiques alarmantes qui témoignent de la souffrance de notre planète. Cette destruction massive impacte de manière considérable la biodiversité qui diminue à un rythme effroyable.
Cette déforestation engendre la destruction de tout un écosystème en ôtant l’habitat naturel de diverses espèces qui se retrouvent à leur tour en voie de disparition à cause de conditions défavorables engendrées par les humains. Il est estimé qu’environ chaque seconde, la planète perd une surface équivalente à un terrain de football de forêt ; annuellement, cela revient à environ la superficie de la Grèce.
La majorité des employés préfèrent les Punch Mobile aux feuilles de temps papier
Les forêts sont l’abri d’environ 80 % de la vie sur terre, et ce sans compter les espèces qu’on ne connaît pas encore. Elles sont essentielles pour la perpétuité de la vie puisqu’elles absorbent le gaz carbonique et en rejettent l’oxygène, participant ainsi à la lutte contre le réchauffement climatique.
Les forêts nous fournissent en matière première pour construire nos habitations et représentent un espace de repos, de déconnexion, de promenade et de plaisir. La déforestation engendre la disparition d’écosystèmes qui sont essentiels à la vie et menace la pérennité de l’humain. Il est maintenant grand temps d’unir nos forces pour trouver des solutions qui visent à trouver un équilibre entre l’utilisation durable de ces forêts et la conservation de la biodiversité forestière.
Les forêts jouent un rôle primordial dans notre vie en :
Chez Mobile Punch, nous nous engageons en faveur des forêts du monde et croyons que nous devons agir ensemble afin de transformer notre mode de consommation et de production. Nous croyons que c’est notre rôle de préserver les forêts et de participer à la restauration de la biodiversité forestière.
Mobile Punch met à la disposition des entreprises une application digitale pour la gestion des feuilles de temps et le calcul des heures de travail afin qu’elles puissent réduire, voire éliminer, leur besoin de papier. Notre solution numérique vous permet d’éviter les erreurs de transcription, le vol de temps ou encore les retards.
Elle est utilisée par plus de 28,000 utilisateurs dans le monde afin d’améliorer leur productivité et d’économiser du temps et de l’argent. C’est une solution à la fois accessible et écologique qui diminue la consommation excessive de papier dans le but de participer à la préservation des forêts du monde.
Mobile Punch a su s’imposer au fil des années pour devenir l’application la plus populaire au Canada et fonctionne sur tous les appareils mobiles Android et iPhone. Le processus de gestion et de suivi du temps n’a jamais été aussi facile et tous les employés peuvent y accéder à travers leur cellulaire même sans connexion Internet.
Nous offrons une application de poinçonnage mobile pour toutes les entreprises qui désirent moderniser leurs opérations et dire au revoir à la paperasse inutile. Nos agendas électroniques permettent de créer les horaires des employés en quelques minutes pour une gestion simplifiée et écologique. Mobile Punch s’engage en faveur des forêts en proposant une solution qui élimine le besoin de papier pour les tâches administratives.
À ce jour, plus de 10.5 millions de feuilles de temps et plus de 5 millions de formulaires santés et bons de travail ont été complétés à partir de Mobile-Punch. Nous sommes très fiers d’avoir contribué à sauver des milliers d’arbres.
Rejoignez le mouvement avec Mobile Punch
Le vol de temps est de plus en plus courant sur le lieu de travail. C’est un problème pour de nombreuses entreprises, en particulier pour celles qui ont principalement des employés à distance qui travaillent à domicile sans supervision. Le vol de temps sur le lieu de travail est un problème répandu et coûteux qui se produit lorsqu’un employé est payé pour des heures qu’il n’a pas travaillées.
Le vol de temps est un problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées qui peut parfois passer inaperçu. De nombreux employeurs ne savent pas que leurs employés leur volent du temps depuis des années. Votre entreprise peut subir d’énormes pertes dues au vol de temps si le suivi du temps n’est pas fiable. Bien que personne n’apprécie les longues réunions sur les mesures disciplinaires, tant qu’il y a du vol, vos feuilles de temps ne seront pas représentatives de votre productivité.
Le vol de temps se produit lorsqu’un employé est payé pour des heures qu’il n’a pas travaillées. Heureusement, il existe des logiciels modernes pour prévenir le vol de temps sur le lieu de travail.
Le vol de temps des employés peut prendre de nombreuses formes, ce qui le rend difficile à mesurer. Il peut se manifester de différentes façons: longues pauses, commencer plus tôt, terminer plus tard, activités personnelles sur le temps de travail, arrondissement des heures travaillées, etc. Ces types de vols peuvent sembler inoffensifs, mais à la fin de l’année, ça peut représenter un montant important. De plus, si une personne le fait, il est possible que d’autres employés arrondissent également les heures qu’ils ont travaillées.
Les employeurs ont eu du mal à détecter et à prévenir la fraude dans le contexte de la pandémie. Le travail à distance est souvent présenté comme la nouvelle forme de travail, mais il peut s’accompagner de nouveaux problèmes. Les employés à distance peuvent prendre des pauses cigarette ou des pauses déjeuner prolongées aux frais de leur employeur si aucune stratégie n’est mise en place pour contrôler le vol de temps.
Qu’est-ce que le vol de temps au travail?
Voici les différents types de vol de temps :
La fraude sur la feuille de temps se produit lorsqu’un employé donne de fausses informations sur ses heures de travail ou incite d’autres personnes à le faire. Ce phénomène est plus fréquent avec les systèmes manuels de comptabilisation du temps.
Le poinçonnage par un collègue se produit lorsqu’un employé punch l’arrivée ou la sortie d’une autre personne au travail. Selon une étude en 2018, on estime que ce type de vol de temps coûte plus de 370 millions de dollars en dépenses salariales chaque année (source). Le vol de temps est frauduleux et devrait entraîner des mesures disciplinaires.
Légalement, les employés ont droit à des pauses. Toutefois, il y a des possibilités d’abus. Les pauses repas sont souvent prolongées de 15 minutes ici et là, tandis que les pauses cigarette sont prises quand les employés le souhaitent. À la fin de l’année, certains employés pourraient avoir reçu une semaine de salaire en termes de temps de pause!
Il y a des employés qui n’ont aucune gêne à s’adonner à des activités personnelles pendant le travail. Ils s’occupent de leur entreprise personnelle pendant qu’ils travaillent ou ont tendance à socialiser de manière excessive avec leurs collègues. Un employé qui commet ce type de vol de temps peut faire des courses pendant qu’il est au travail ou jouer à des jeux sur les ordinateurs de l’entreprise.
Les appels téléphoniques à toute heure du jour et de la nuit sont inévitables, mais lorsqu’ils se produisent régulièrement, ils sont considérés comme une perte de temps. Les téléphones intelligents peuvent être une véritable nuisance sur le lieu de travail. Selon une étude réalisée par Udemy, 62 % des personnes interrogées passent au moins une heure de leur journée de travail à regarder leurs téléphones (source).
Voici 6 façons de prévenir le vol de temps sur le lieu de travail :
Un logiciel de pointage est l’un des moyens les plus simples et les plus efficaces de mettre fin au vol de temps. Avec ce type de logiciel, vous pouvez suivre les heures travaillées de vos employés et recueillir des données pertinentes. Mobile Punch est une application de gestion du temps adaptée aux équipes à distance. Elle permet de suivre le temps que les employés passent au travail ou en déplacement vers leur lieu de travail.
La calculatrice de feuilles de temps intégrée de Mobile Punch est un outil essentiel pour toute entreprise qui souhaite optimiser le suivi des heures travaillées. Le calcul des heures de travail n’a jamais été aussi facile qu’avec Mobile Punch ! Que ce soit pour les employés internes, les heures supplémentaires internes ou externes, ou les sous-traitants qui doivent calculer leurs heures de travail, Mobile Punch permet à des milliers d’entreprises d’économiser du temps et de l’argent.
Notre application est l’outil de gestion du temps le plus utilisé au Canada par les entreprises qui travaillent à distance. L’application est également très populaire dans plusieurs autres pays, car elle offre des fonctions personnalisées, adaptées aux différents types d’entreprises et aux besoins de chacun.
Investir dans le moral des employés est l’approche la plus efficace pour décourager le vol de temps. Les employés sont plus engagés et plus productifs lorsque le lieu de travail est agréable. Quelque chose d’aussi simple que les jeudis pizza peut rendre votre lieu de travail plus convivial et créer un lien de proximité entre les gestionnaires et les employés.
Il est également important de vous demander si vos employés reçoivent un salaire correspondant à leur travail. Le vol de temps est souvent causé par les employés qui veulent récupérer leur dû étant donné leur salaire inférieur. Les propriétaires d’entreprises peuvent réduire le vol de temps en montrant leur appréciation pour le travail de leurs employés.
Les suppositions sur le lieu de travail sont souvent à l’origine de vols de temps. Si un employé voit un autre collègue arrondir ses heures de travail, il fera probablement la même chose. Les modalités de suivi du temps doivent être abordées et normalisées afin de ne pas créer de failles que certains pourraient exploiter.
Vous pouvez incorporer des règles dans votre manuel de l’employé afin de responsabiliser vos employés lorsqu’ils ne respectent pas les règles. Tous les employés devraient lire et signer un document déclarant qu’ils ont lu et compris les politiques du manuel. Le manuel de l’employé indique également à la direction les mesures disciplinaires à prendre si une personne commet du vol de temps.
Ce n’est peut-être pas agréable, mais des mesures disciplinaires sont nécessaires lorsque des employés ne respectent pas les politiques de l’entreprise. Lorsqu’il y a des preuves qu’il y a eu vol de temps, il faut montrer l’exemple de ce qui arrive lorsqu’une personne essaie d’arrondir ses heures de travail. Bien entendu, il doit y avoir différents degrés de sévérité en fonction du scénario.
La communication est essentielle pour toute entreprise qui souhaite réussir. Des réunions régulières peuvent créer la plateforme idéale pour le team building et permettre aux employés d’être informés de leurs obligations et de leurs attentes. Cela signifie que si quelqu’un commet un vol de temps, l’ensemble des employés peuvent en être informés afin de renforcer le fait qu’il s’agit d’un acte de déviance qui affecte les primes des employés ou les relations de travail.
Des réunions régulières permettent d’instaurer un climat de responsabilité sur le lieu de travail. Pour ce faire, il faut encourager les idées novatrices et discuter des raisons pour lesquelles certaines pratiques sont contre-productives. Ces réunions deviennent alors un lieu où l’on apprend des erreurs et où l’on récompense les bonnes initiatives au travail.
Les employeurs devraient reconnaître que tout le monde a besoin d’une pause de temps en temps. Votre équipe travaillera plus efficacement si elle prend des pauses et se repose sans se soucier du temps. Le temps peut facilement être géré grâce à des applications comme Mobile Punch, mais le respect peut grandement contribuer à prévenir le vol de temps des employés.
Si vous surprenez un employé en train d’arrondir ses heures de travail, discutez avec lui pour voir s’il aimerait avoir plus d’heures ou s’il est confronté à des difficultés financières. Au lieu de vous voir comme des propriétaires d’entreprise, essayez que vos employés vous voient comme leur allié. Cela dissuadera beaucoup d’entre eux de faire des choses dans votre dos, et vos employés seront plus loyaux.
Mobile Punch est une application de suivi des heures de travail. Comme l’application est accessible sur les appareils mobiles, les travailleurs à distance peuvent être responsables de leur journée de travail. De plus, lors du pointage, il est possible d’obtenir la géolocalisation du travailleur en question.
Vous saurez donc s’il a commencé sa journée de travail chez votre client ou s’il était bloqué dans le trafic. Déterminez les sources de vol de temps et prenez des mesures pour les prévenir avec Mobile Punch.
Mobile-Punch fait économiser temps et argent à des milliers d'entreprises.
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