Récemment, j’ai fait partie du Jury pour les Galons APCHQ-Québec. J’aimerais tout d’abord féliciter toutes les entreprises qui ont déposé leur candidature. Une sommes de firmes intéressantes et qui ont en commun d’avoir entrepris leur virage numérique de belle manière. )(Et surtout très heureux de voir que plus de la majorité des entreprises inscrites utilisent Mobile-Punch 😁 ).

Voici ce que les participants nous ont mentionné avoir gagné suite à ce virage numérique:

Il est évident qu’avec l’aide de nouvelles technologies, tel Mobile-Punch. Les entreprises d’aujourd’hui, qui n’hésitent pas à changer les comportements de leurs employés en instaurant de nouvelles pratiques technologiques, augmentent leur productivité et leur efficacité, en réduisant les erreurs et les coûts. Le tout, avec une empreinte environnementale fortement réduite. Faites comme elles, prenez le virage technologique qui s’offre à vous.

Jérôme Guay

CEO Mobile-Punch

 

La gestion quotidienne prend beaucoup de temps et c’est parfois difficile pour les gestionnaires et chefs d’entreprise de superviser le temps de travail des employés et de faire un suivi adéquat de leurs projets. C’est là que les applications de gestion des horaires de travail s’avèrent utiles. Un logiciel de gestion du temps est bien plus qu’un outil qui calcule les heures d’entrée et de sortie des employés.

Ce logiciel vous aide à devenir plus efficace, organisé et vous fait gagner du temps et de l’argent. Il offre des fonctionnalités uniques avec de multiples avantages pour votre organisation. Dans cet article, nous présentons le concept de logiciel de gestion du temps, nous expliquons ses fonctionnalités et détaillons ses nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’une application de gestion des horaires de travail?

Une application de gestion des horaires ou un logiciel de gestion des feuilles de temps, est un outil utilisé par les gestionnaires et les employés qui leur permet d’enregistrer les heures de travail consacrées à des tâches ou projets. En général, il est utilisé pour calculer le temps passé sur les tâches assignées et pour automatiser la paie ou la facturation aux clients. Cet outil est particulièrement utile pour ceux qui emploient des travailleurs indépendants et des travailleurs à l’heure.

De nombreuses entreprises utilisent des applications de gestion et de suivi pour mesurer leurs performances et la productivité de leurs équipes. Cela leur permet de mieux superviser l’avancement des projets et les tâches assignées. Les employés peuvent l’utiliser pour améliorer leur productivité et tirer parti de chaque minute de leur temps de travail.

Pourquoi utiliser une application de gestion des horaires de travail?

Les applications de gestion des horaires responsabilisent les équipes et les gestionnaires, car elles tiennent les employeurs informés sur des paramètres importants, tels que le nombre d’heures consacrées à des tâches individuelles, la date d’achèvement d’un projet et le temps qui y a été consacré.

Avantages d’utiliser une application de gestion des feuilles de temps

1. Facturation et paie précises

Les applications de gestion des horaires capturent tout ce que vous faites pendant que vous travaillez. Ainsi, au lieu d’avoir à déterminer comment calculer les heures de travail, ce logiciel le fait automatiquement pour vous. Le logiciel enregistre les heures facturables, ce qui vous permet de facturer plus facilement vos clients. Vous ne pouvez pas vous fier à vous-même ou aux membres de votre équipe pour estimer le temps passé sur une tâche ou un projet spécifique. Une estimation approximative n’est pas la même chose qu’un nombre exact d’heures et de minutes. En suivant les heures de travail de vos employés, vous vous assurez qu’ils sont payés équitablement.

2. Amélioration de la productivité des employés

En gérant le temps de vos employés, vous surveillez leurs heures de travail et leur progression en temps réel. Les employés peuvent avoir une vue d’ensemble de leur processus de travail, savoir quand ils sont plus concentrés et quand ils sont moins productifs, combien de temps ils consacrent à chaque tâche ou s’ils sont en retard pour un projet. Ils peuvent apprendre à mieux gérer leur temps afin d’être plus productifs.

3. Améliorer la gestion des projets

Afin de créer une stratégie de gestion de projet réussie, vous devrez élaborer un plan en fonction de facteurs tels que la demande des clients, la capacité productive de l’équipe, l’étendue du travail et les délais. Si vous savez combien d’heures sont consacrées à chaque projet, vous pouvez facilement adapter les horaires de travail. En fonction de la capacité de votre équipe, vous pouvez réaffecter les heures, modifier les délais et établir des priorités pour les projets futurs. Une application de suivi du temps de travail des employés est un outil essentiel pour améliorer la gestion des projets.

4. Évaluer le flux de travail de l’équipe

Les applications de gestion des horaires en entreprise enregistrent le début et la fin de la journée de travail des employés. Ils surveillent également tout ce qui se passe entre les heures de travail:  réunions, tâches de projet, rencontres avec des clients, etc. Ainsi, ils vous permettent d’analyser le flux de travail de l’équipe et d’identifier des irrégularités, comme par exemple, lorsque vos employés terminent une tâche d’une heure en trois heures. De cette façon, vous pouvez trouver la cause qui les a ralentis et fournir des solutions ou des ressources qui empêcheront un tel retard de se reproduire dans le futur.

5. Faire un suivi des « tâches invisibles »

Outre les projets de travail, il y a aussi des tâches qui semblent ne prendre que quelques secondes à accomplir, mais auxquelles on consacre beaucoup de temps. Il s’agit des tâches invisibles qui ne sont souvent pas signalées, comme les temps d’appel des clients et les réponses aux courriels. Les applications de gestion du temps de travail des employés, saisissent tout ce qui se passe au cours d’une journée de travail. Elles aident les employés à quantifier ces tâches et à les prendre en compte lors de la préparation d’un plan de travail hebdomadaire.

6. Communiquer les progrès

Ce logiciel permet également aux employés et aux gestionnaires de mieux communiquer l’avancement des tâches. Les employés peuvent partager les mises à jour de l’état d’avancement des projets avec leurs gestionnaires. La possibilité de suivre l’avancement d’un projet peut vous donner un aperçu du budget de votre projet. Cela vous aide également à rester sur la bonne voie et à livrer les projets dans les délais.

7. Améliorer la satisfaction des clients

Lorsque vous êtes à l’heure pour vos projets, vous gagnez la confiance de vos clients. Une application de gestion du temps de travail vous aidera à obtenir de bons résultats et à bâtir une relation de confiance avec votre client. Vous pourrez tenir le client informé en lui envoyant des informations précises sur l’avancement du projet et le temps estimé. Vous pourrez également vous assurer que votre équipe réalise les projets dans les délais et dans les limites du budget.

8. Accroître la responsabilité

Un élément majeur du succès d’une équipe est de s’assurer que chaque membre de l’équipe se sent valorisé et reçoit une reconnaissance pour son travail. La gestion du temps de vos employés permet de responsabiliser vos équipes. Vos gestionnaires savent quels employés ont accompli certaines tâches et quels sont les employés les plus productifs. Le travail acharné doit être reconnu, afin que vous puissiez faire savoir à vos employés que vous appréciez leur travail et leur dévouement. Ce feedback peut facilement augmenter leur niveau de productivité.

9. Plus de transparence

Le logiciel de gestion du temps des employés garantit une transparence totale aux membres de l’équipe sur les tâches effectuées et la durée d’exécution d’un projet. Ainsi, les employés sentent que leur travail ne passe pas inaperçu.

Besoin d’aide pour organiser votre flux de travail? 

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une application de gestion des horaires de travail?

Outre la gestion des heures de travail de vos employés, ce logiciel a diverses utilisations qui peuvent vous aider à atteindre les objectifs de votre entreprise. Voici les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des horaires des employés :

Les feuilles de présence ou les rapports de pointage des employés centralisent les informations relatives aux heures facturables, y compris les jours fériés, les congés et bien plus. Les clients peuvent ainsi être facturés de manière transparente et précise. De plus, en tant que gestionnaire, vous pouvez payer et récompenser vos employés équitablement pour le travail accompli.

En général, un système de gestion de projet nécessite des fonctions de gestion du temps. C’est pourquoi les logiciels de suivi du temps des employés comprennent des fonctions essentielles de gestion de projet. Les chefs d’équipe peuvent fixer des délais, attribuer des tâches aux employés et suivre l’avancement des projets. Un logiciel de suivi du temps vous aide à prévoir les délais, le coût d’un projet, à respecter vos objectifs hebdomadaires et vos responsabilités mensuelles.

Cette fonction vous permet de facturer les clients avec exactitude. Grâce au suivi automatisé du temps, les heures de projet non facturées sont facilement transformées en factures. Grâce à la fonction de feuille de temps déjà disponible, le processus de facturation en ligne est facilité sans avoir à se soucier des erreurs de concordance. Vous évitez ainsi les conflits avec vos employés ou vos clients.

Vous devez déterminer le temps passé à réaliser des tâches invisibles telles que les appels téléphoniques, les réunions avec les clients et l’équipe, les réponses aux courriels, les déplacements dans les locaux, etc. Ces tâches peuvent sembler sans intérêt, mais elles peuvent facilement vous faire perdre une grande partie de votre temps. Le suivi de ces tâches vous permet de les prendre en compte dans l’estimation de votre projet.

Vous pouvez créer des rapports détaillés et personnalisés, adaptés à l’activité de votre entreprise. Vous pouvez convertir les données en rapports visuels, tels que des tableaux et des graphiques afin d’analyser les performances globales de votre équipe et de l’organisation. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées pour assurer la croissance de l’entreprise.

La fonction de notification permet de s’assurer que les membres de l’équipe restent sur la bonne voie avec leurs projets en créant des alertes. Par exemple, un employé peut recevoir un rappel de l’approche de la date de livraison d’un projet et des échéances des tâches. Cela permet aux employés d’être performants et de respecter leur calendrier. Ces notifications peuvent être envoyées automatiquement aux employés par courrier électronique ou directement sur leur téléphone.

Meilleure application de gestion des horaires de travail

Mobile Punch est l’application de gestion des horaires de travail la plus populaire au Canada en raison de son interface conviviale. Notre application est très simple à installer et à utiliser, et elle est disponible en français et en anglais pour les appareils Android et iOS. L’application permet aux employés de saisir leurs heures d’arrivée et de départ à l’aide de leur cellulaire ou de leur tablette. Notre système de suivi du temps calcule automatiquement les heures de travail des employés, il dispose même d’un mode hors ligne pour s’assurer qu’aucune information n’est perdue lorsque les employés ou les gestionnaires n’ont pas accès à Internet.

Il est également doté d’une fonction de géolocalisation qui confirme la position du lieu de travail (localisation GPS) lorsque les employés entrent et quittent les lieux. Les chefs d’équipe peuvent facilement gérer leur équipe en modifiant les horaires, en créant des plans de travail, en ajoutant des tâches et en affectant des employés à des projets. Les employés reçoivent instantanément les informations relatives au projet. Ils ont également accès au fichier de projet afin de pouvoir consulter, envoyer ou télécharger les détails des tâches sur lesquelles ils doivent travailler.

Mobile Punch vous aide à optimiser votre temps afin que vous puissiez atteindre vos objectifs d’affaires. Vous avez accès à vos données n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil.

Obtenir une démo

Connaissez-vous la valeur de chacun de vos employés ? Le calcul précis des heures de travail de vos employés peut vous aider à prendre des décisions éclairées visant à optimiser la productivité et la rentabilité de votre entreprise. C’est le meilleur moyen de vous assurer que vos employés sont payés équitablement. Cet exercice vous donne aussi des indications qui permettent de déterminer si vous devez déléguer ou externaliser certaines tâches. Dans cet article, nous vous expliquons comment calculer le temps de travail étape par étape et vous donnons quelques conseils utiles.

C’est quoi les heures de travail ?

Avant de commencer à calculer les heures de travail, il est important que vous compreniez les différents paramètres des heures de travail qui existent. Les entreprises rémunèrent les employés par heure de travail effectuée ou sur la base d’un salaire fixe. Les employés payés au salaire fixe gagnent la même somme d’argent par mois/année, quel que soit le nombre d’heures de travail effectuées. Par conséquent, à moins qu’un employé ne soit salarié, ses heures de travail entrent dans l’une de ces trois catégories :

(Note: Les normes peuvent varier selon la convention collective signée entre le syndicat et les employeurs. Comme exemple, dans le domaine de la construction, le maximum d’heures permis sans avoir à payer un surplus est différent des normes en pratique pour les travailleurs non couverts par une convention collective. Pour en savoir davantage sur les normes du domaine de la construction, nous vous invitons à visiter le site de la CCQ.) 

Le temps plein est la durée maximale qu’un employé peut travailler pendant une certaine période, généralement une semaine. Au Canada, selon la loi, le maximum qu’un employé peut travailler par semaine est de 40 heures, après quoi, les heures travaillées au-delà sont considérées comme des heures supplémentaires et les employés ont droit à une compensation supplémentaire.

Les employeurs peuvent fixer des montants différents pour le temps plein tant que cela ne dépasse pas 40 heures par semaine, ce qui donne à l’employeur une certaine flexibilité pour choisir l’horaire de travail idéal qui convient à la fois à l’employé et à l’entreprise. Les entreprises qui choisissent d’employer leurs travailleurs à temps plein sont tenues de leur fournir certains avantages, comme l’assurance médicale.

Juridiquement parlant, il n’y a pas de nombre d’heures obligatoire pour qu’un emploi soit considéré comme un emploi à temps partiel. L’employeur définit donc ses heures à temps plein en fonction de la politique de l’entreprise et, sur cette base, fixe la limite supérieure des heures à temps partiel.

Le temps partiel est tout temps de travail inférieur à la limite de temps plein définie par l’entreprise. En règle générale, les employeurs fixent cette limite à la moitié des heures à temps plein. Ainsi, si le temps plein d’une entreprise est de 40 heures, le temps partiel se situe entre 20 et 25 heures par semaine. Cependant, un emploi à temps partiel ne donne pas droit à autant d’avantages qu’un emploi à temps plein (assurance médicale, jours de vacances, etc.). Les employeurs peuvent choisir d’offrir ces avantages aux salariés à temps partiel, mais ils ne sont pas tenus de le faire.

Les heures supplémentaires représentent le nombre d’heures qu’un employé travaille en dehors de ses heures à temps plein (généralement 40 heures par semaine). Selon la loi, un employé qui fait des heures supplémentaires a droit à 1,5 fois son salaire normal. Ce nombre est également appelé “temps et demi”. Ainsi, un employé qui gagne régulièrement 30$ de l’heure recevra une compensation de 45$ s’il fait des heures supplémentaires. Cependant, en tant qu’entreprise, il est recommandé de maintenir les heures supplémentaires au plus bas niveau possible, car cela peut affecter votre budget de travail, vos bénéfices, vos impôts…

Si vous envisagez de donner beaucoup d’heures supplémentaires à votre employé à temps plein, pensez plutôt à engager un employé à temps partiel. Ce dernier vous coûtera moins cher et donnera à votre employé à temps plein un peu de temps libre pour se reposer et mieux se concentrer sur son travail. Il est important de noter que les entreprises ne sont pas tenues de payer les heures supplémentaires pour leurs employés travaillant sur une base salariale ni pour leurs employés à temps partiel qui n’ont pas dépassé les 40 heures par semaine. 

 Qu’est-ce que le vol de temps au travail?

Déterminer comment votre entreprise enregistre les heures de travail

Il est important de déterminer comment vous allez enregistrer les heures de travail afin de tenir un registre précis de toutes les heures travaillées par vos employés. Cela peut également être utile lorsque vous effectuez un audit.

Voici les méthodes les plus courantes pour enregistrer les heures de travail:

Feuilles de pointage manuscrites

Les employés notent leurs heures de travail sur un document ou une carte de pointage et le remettent à leur employeur, généralement une fois par semaine ou toutes les quelques semaines.

Horloge mécanique

Une horloge mécanique est une horloge qui imprime la date et l’heure sur une carte de pointage lorsqu’il commence et arrête de travailler. Le gestionnaire/employeur calcule ensuite les heures en fonction de ces informations.

Horloge électronique

Une horloge électronique fonctionne de la même manière qu’une horloge mécanique, mais sans papier. L’employé place un badge, son empreinte digitale devant l’appareil, et celui-ci tamponne/enregistre une carte de temps numérique pour enregistrer la date et l’heure.

Logiciel informatique

Grâce à un système de suivi informatisé, les employés peuvent enregistrer leur temps de travail avec un logiciel d’horloge sur leur ordinateur ou téléphone portable. Pour ce faire, ils se connectent à une application ou à un site web et appuient sur un bouton à l’heure de début et de fin. Le logiciel calcule alors automatiquement les heures travaillées.

Astuces pour calculer précisément les heures travaillées

1. Déterminer l’heure de début et de fin

Si vous comptez utiliser une des méthodes manuelles, par exemple une feuille de calcul manuscrite, vous devrez déterminer les heures d’arrivée et de départ de vos employés chaque jour. Pour cela, vous aurez besoin que vos employés soient précis avec les heures écrites et ne pas laisser de minutes ou écrire une heure approximative.

2. Choisir un format d’heure

Cela peut sembler étrange, mais le format de l’heure peut rendre le calcul des heures de travail plus facile ou plus difficile à long terme. Le calcul du temps de travail des employés est assez simple lorsque les enregistrements sont effectués correctement et avec précision, et lorsque le format horaire est compris par tout le monde. En fait, il existe deux principaux formats d’heure qui sont utilisés : l’heure standard et l’heure militaire.

Le format d’heure standard est le format qui est utilisé sur la plupart des horloges: l’heure de un à douze. Il nécessite l’ajout de “a.m.” ou “p.m.” afin de différencier les heures du matin et de l’après-midi. L‘heure militaire compte les heures du matin comme dans le format standard, mais après 12 heures de l’après-midi, il commence à compter en ajoutant douze à l’heure. Dans le format de l’heure militaire, il n’est pas nécessaire d’utiliser “a.m.” ou “p.m.” puisque vous pouvez différencier le matin de l’après-midi selon l’heure affichée.

Pour convertir l’heure standard en heure militaire, vous devez ajouter 12 heures aux heures de l’après-midi, par exemple: 5:00 p.m. devient 17h00, tandis que 8:25 a.m. reste 8h25. L’adoption du format 24h (format d’heure militaire) est beaucoup plus facile lors du calcul manuel des heures de travail. Par exemple, si un employé est arrivé à 8h00 et est parti à 16h00, le calcul des heures travaillées par cet employé consiste simplement à soustraire 8 de 16, ce qui nous indique que cet employé a travaillé 8 heures ce jour-là.

3. Définir une politique d’arrondi

Habituellement, vos employés ne pointeront pas à des heures précises. Certains seront en avance et d’autres en retard, et c’est là que réside l’importance d’une politique d’arrondis. Les heures de début et de fin sont souvent décalées de quelques minutes, vous devez donc arrondir à la hausse ou à la baisse. La meilleure façon de procéder est de comptabiliser les heures de travail par tranches de 15 minutes, les 7 premières minutes étant arrondies à l’unité inférieure et le reste à l’unité supérieure.

4. Soustraire le temps de pause non rémunéré

Lors du calcul du temps de travail, il est également important de tenir compte d’autres facteurs, tels que les pauses, les jours de congé, etc. De même, les pauses non rémunérées, comme le fait de se rendre à un rendez-vous chez le médecin, doivent être soustraites des heures de travail.

Cela s’applique également aux jours de congé non rémunérés et congé sans solde. Dans ce cas, l’employeur peut déduire ces jours du temps de travail mensuel/hebdomadaire de l’employé.

5. Trier les heures de travail en catégories si nécessaire

Selon le secteur d’activité, un employé peut exercer différents emplois avec des salaires différents. Par exemple, dans le secteur de la restauration, une personne peut travailler comme serveur/serveuse ainsi que comme hôte/hôtesse, qui ont tous deux des taux de rémunération différents.

Dans ce cas, il est important de séparer les heures de travail pour chaque travail effectué afin que l’employé puisse être rémunéré en conséquence et de manière équitable. Cela peut facilement devenir un problème juridique, c’est pourquoi il est crucial de garder une trace de ce que fait l’employé et du montant de sa rémunération pour ce travail. D’où l’importance de créer des catégories.

6. Comptabiliser les heures pour la semaine puis pour l’année

Dans cette étape, il vous suffit de calculer la valeur d’une semaine entière de travail, puis une année entière de travail. Pour ce faire, il suffit de parcourir et de totaliser les heures travaillées par chaque employé, sans oublier les catégories pour lesquelles chaque employé a travaillé (le cas échéant) et les pauses non rémunérées. Une fois que vous connaissez le nombre d’heures travaillées par un employé, il suffit de multiplier ces heures par le taux de rémunération.

Ensuite, il est encore plus facile de calculer le nombre d’heures de travail dans une année entière en multipliant le salaire hebdomadaire obtenu par le nombre de semaines travaillées dans l’année. En réalité, il y a 52 semaines dans une année, mais il faut soustraire du total annuel de l’employé les jours de vacances non payés, les jours de congé non payés…

Besoin d’aide pour le calcul des heures travaillées de votre entreprise?

De nos jours, la technologie est le meilleur allié des entreprises qui veulent rester compétitives sur un marché très saturé et faire évoluer leur activité. Cela n’est pas surprenant, car des outils technologiques tels que l’application Mobile Punch aident des milliers d’entreprises à économiser beaucoup de temps et d’argent. L’une des nombreuses fonctionnalités de cette application est le calcul des heures de travail qui permet de générer automatiquement des feuilles de temps précises à partir d’un appareil mobile. 

Votre personnel doit simplement saisir ses heures de début et de fin sur son lieu de travail. Grâce à notre système de géolocalisation, vous êtes même en mesure de valider les heures travaillées en surveillant la présence de vos équipes sur les chantiers. L’outil peut être personnalisé selon vos critères (pauses, jours de congé, etc.) et il est adapté pour les primes, le taux des heures supplémentaires, les jours fériés, etc. Vous pouvez même modifier les honoraires selon le secteur d’activité pour les employés dont le taux horaire varie en fonction du travail effectué. Et cerise sur le gâteau, l’outil vous permet de générer des rapports de paie au format PDF ou Excel, et d’exporter les données vers votre logiciel de comptabilité ou service de paie.

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