Avantages d’une application de gestion des horaires de travail

La gestion quotidienne prend beaucoup de temps et c’est parfois difficile pour les gestionnaires et chefs d’entreprise de superviser le temps de travail des employés et de faire un suivi adéquat de leurs projets. C’est là que les applications de gestion des horaires de travail s’avèrent utiles. Un logiciel de gestion du temps est bien plus qu’un outil qui calcule les heures d’entrée et de sortie des employés.

Ce logiciel vous aide à devenir plus efficace, organisé et vous fait gagner du temps et de l’argent. Il offre des fonctionnalités uniques avec de multiples avantages pour votre organisation. Dans cet article, nous présentons le concept de logiciel de gestion du temps, nous expliquons ses fonctionnalités et détaillons ses nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’une application de gestion des horaires de travail?

Une application de gestion des horaires ou un logiciel de gestion des feuilles de temps, est un outil utilisé par les gestionnaires et les employés qui leur permet d’enregistrer les heures de travail consacrées à des tâches ou projets. En général, il est utilisé pour calculer le temps passé sur les tâches assignées et pour automatiser la paie ou la facturation aux clients. Cet outil est particulièrement utile pour ceux qui emploient des travailleurs indépendants et des travailleurs à l’heure.

De nombreuses entreprises utilisent des applications de gestion et de suivi pour mesurer leurs performances et la productivité de leurs équipes. Cela leur permet de mieux superviser l’avancement des projets et les tâches assignées. Les employés peuvent l’utiliser pour améliorer leur productivité et tirer parti de chaque minute de leur temps de travail.

Pourquoi utiliser une application de gestion des horaires de travail?

Les applications de gestion des horaires responsabilisent les équipes et les gestionnaires, car elles tiennent les employeurs informés sur des paramètres importants, tels que le nombre d’heures consacrées à des tâches individuelles, la date d’achèvement d’un projet et le temps qui y a été consacré.

Avantages d’utiliser une application de gestion des feuilles de temps

1. Facturation et paie précises

Les applications de gestion des horaires capturent tout ce que vous faites pendant que vous travaillez. Ainsi, au lieu d’avoir à déterminer comment calculer les heures de travail, ce logiciel le fait automatiquement pour vous. Le logiciel enregistre les heures facturables, ce qui vous permet de facturer plus facilement vos clients. Vous ne pouvez pas vous fier à vous-même ou aux membres de votre équipe pour estimer le temps passé sur une tâche ou un projet spécifique. Une estimation approximative n’est pas la même chose qu’un nombre exact d’heures et de minutes. En suivant les heures de travail de vos employés, vous vous assurez qu’ils sont payés équitablement.

2. Amélioration de la productivité des employés

En gérant le temps de vos employés, vous surveillez leurs heures de travail et leur progression en temps réel. Les employés peuvent avoir une vue d’ensemble de leur processus de travail, savoir quand ils sont plus concentrés et quand ils sont moins productifs, combien de temps ils consacrent à chaque tâche ou s’ils sont en retard pour un projet. Ils peuvent apprendre à mieux gérer leur temps afin d’être plus productifs.

3. Améliorer la gestion des projets

Afin de créer une stratégie de gestion de projet réussie, vous devrez élaborer un plan en fonction de facteurs tels que la demande des clients, la capacité productive de l’équipe, l’étendue du travail et les délais. Si vous savez combien d’heures sont consacrées à chaque projet, vous pouvez facilement adapter les horaires de travail. En fonction de la capacité de votre équipe, vous pouvez réaffecter les heures, modifier les délais et établir des priorités pour les projets futurs. Une application de suivi du temps de travail des employés est un outil essentiel pour améliorer la gestion des projets.

4. Évaluer le flux de travail de l’équipe

Les applications de gestion des horaires en entreprise enregistrent le début et la fin de la journée de travail des employés. Ils surveillent également tout ce qui se passe entre les heures de travail:  réunions, tâches de projet, rencontres avec des clients, etc. Ainsi, ils vous permettent d’analyser le flux de travail de l’équipe et d’identifier des irrégularités, comme par exemple, lorsque vos employés terminent une tâche d’une heure en trois heures. De cette façon, vous pouvez trouver la cause qui les a ralentis et fournir des solutions ou des ressources qui empêcheront un tel retard de se reproduire dans le futur.

5. Faire un suivi des « tâches invisibles »

Outre les projets de travail, il y a aussi des tâches qui semblent ne prendre que quelques secondes à accomplir, mais auxquelles on consacre beaucoup de temps. Il s’agit des tâches invisibles qui ne sont souvent pas signalées, comme les temps d’appel des clients et les réponses aux courriels. Les applications de gestion du temps de travail des employés, saisissent tout ce qui se passe au cours d’une journée de travail. Elles aident les employés à quantifier ces tâches et à les prendre en compte lors de la préparation d’un plan de travail hebdomadaire.

6. Communiquer les progrès

Ce logiciel permet également aux employés et aux gestionnaires de mieux communiquer l’avancement des tâches. Les employés peuvent partager les mises à jour de l’état d’avancement des projets avec leurs gestionnaires. La possibilité de suivre l’avancement d’un projet peut vous donner un aperçu du budget de votre projet. Cela vous aide également à rester sur la bonne voie et à livrer les projets dans les délais.

7. Améliorer la satisfaction des clients

Lorsque vous êtes à l’heure pour vos projets, vous gagnez la confiance de vos clients. Une application de gestion du temps de travail vous aidera à obtenir de bons résultats et à bâtir une relation de confiance avec votre client. Vous pourrez tenir le client informé en lui envoyant des informations précises sur l’avancement du projet et le temps estimé. Vous pourrez également vous assurer que votre équipe réalise les projets dans les délais et dans les limites du budget.

8. Accroître la responsabilité

Un élément majeur du succès d’une équipe est de s’assurer que chaque membre de l’équipe se sent valorisé et reçoit une reconnaissance pour son travail. La gestion du temps de vos employés permet de responsabiliser vos équipes. Vos gestionnaires savent quels employés ont accompli certaines tâches et quels sont les employés les plus productifs. Le travail acharné doit être reconnu, afin que vous puissiez faire savoir à vos employés que vous appréciez leur travail et leur dévouement. Ce feedback peut facilement augmenter leur niveau de productivité.

9. Plus de transparence

Le logiciel de gestion du temps des employés garantit une transparence totale aux membres de l’équipe sur les tâches effectuées et la durée d’exécution d’un projet. Ainsi, les employés sentent que leur travail ne passe pas inaperçu.

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Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une application de gestion des horaires de travail?

Outre la gestion des heures de travail de vos employés, ce logiciel a diverses utilisations qui peuvent vous aider à atteindre les objectifs de votre entreprise. Voici les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des horaires des employés :

• Feuille de présence et facturation

Les feuilles de présence ou les rapports de pointage des employés centralisent les informations relatives aux heures facturables, y compris les jours fériés, les congés et bien plus. Les clients peuvent ainsi être facturés de manière transparente et précise. De plus, en tant que gestionnaire, vous pouvez payer et récompenser vos employés équitablement pour le travail accompli.

• Gestion de projets

En général, un système de gestion de projet nécessite des fonctions de gestion du temps. C’est pourquoi les logiciels de suivi du temps des employés comprennent des fonctions essentielles de gestion de projet. Les chefs d’équipe peuvent fixer des délais, attribuer des tâches aux employés et suivre l’avancement des projets. Un logiciel de suivi du temps vous aide à prévoir les délais, le coût d’un projet, à respecter vos objectifs hebdomadaires et vos responsabilités mensuelles.

• Facturation en ligne

Cette fonction vous permet de facturer les clients avec exactitude. Grâce au suivi automatisé du temps, les heures de projet non facturées sont facilement transformées en factures. Grâce à la fonction de feuille de temps déjà disponible, le processus de facturation en ligne est facilité sans avoir à se soucier des erreurs de concordance. Vous évitez ainsi les conflits avec vos employés ou vos clients.

• Suivi des tâches invisibles

Vous devez déterminer le temps passé à réaliser des tâches invisibles telles que les appels téléphoniques, les réunions avec les clients et l’équipe, les réponses aux courriels, les déplacements dans les locaux, etc. Ces tâches peuvent sembler sans intérêt, mais elles peuvent facilement vous faire perdre une grande partie de votre temps. Le suivi de ces tâches vous permet de les prendre en compte dans l’estimation de votre projet.

• Rapports personnalisés

Vous pouvez créer des rapports détaillés et personnalisés, adaptés à l’activité de votre entreprise. Vous pouvez convertir les données en rapports visuels, tels que des tableaux et des graphiques afin d’analyser les performances globales de votre équipe et de l’organisation. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées pour assurer la croissance de l’entreprise.

• Notifications

La fonction de notification permet de s’assurer que les membres de l’équipe restent sur la bonne voie avec leurs projets en créant des alertes. Par exemple, un employé peut recevoir un rappel de l’approche de la date de livraison d’un projet et des échéances des tâches. Cela permet aux employés d’être performants et de respecter leur calendrier. Ces notifications peuvent être envoyées automatiquement aux employés par courrier électronique ou directement sur leur téléphone.

Meilleure application de gestion des horaires de travail

Mobile Punch est l’application de gestion des horaires de travail la plus populaire au Canada en raison de son interface conviviale. Notre application est très simple à installer et à utiliser, et elle est disponible en français et en anglais pour les appareils Android et iOS. L’application permet aux employés de saisir leurs heures d’arrivée et de départ à l’aide de leur cellulaire ou de leur tablette. Notre système de suivi du temps calcule automatiquement les heures de travail des employés, il dispose même d’un mode hors ligne pour s’assurer qu’aucune information n’est perdue lorsque les employés ou les gestionnaires n’ont pas accès à Internet.

Il est également doté d’une fonction de géolocalisation qui confirme la position du lieu de travail (localisation GPS) lorsque les employés entrent et quittent les lieux. Les chefs d’équipe peuvent facilement gérer leur équipe en modifiant les horaires, en créant des plans de travail, en ajoutant des tâches et en affectant des employés à des projets. Les employés reçoivent instantanément les informations relatives au projet. Ils ont également accès au fichier de projet afin de pouvoir consulter, envoyer ou télécharger les détails des tâches sur lesquelles ils doivent travailler.

Mobile Punch vous aide à optimiser votre temps afin que vous puissiez atteindre vos objectifs d’affaires. Vous avez accès à vos données n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil.

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