Comment prévenir le pointage frauduleux entre collègues et protéger votre entreprise

Dans le quotidien des entreprises, en particulier dans les secteurs comme la construction, une forme de fraude insidieuse met à mal la productivité : le pointage frauduleux entre collègues, aussi appelé « buddy punching ». Cette pratique, qui consiste pour un employé à pointer à la place d’un autre, entraîne un vol de temps, fausse les données RH et engendre des pertes financières considérables.

Qu’est-ce que le pointage frauduleux entre collègues ?

Il désigne le fait qu’un employé enregistre la présence ou le départ d’un collègue en son absence et de facto compromet le calcul des heures de travail. Dans le secteur de la construction, où les équipes sont souvent dispersées sur plusieurs chantiers, ce type de fraude est récurrent. Un employé en retard ou absent demande simplement à un collègue de falsifier le registre de pointage. Ce geste, souvent perçu comme une faveur entre amis, entraîne des intentions frauduleuses et une perte de contrôle sur les heures de travail réellement effectuées.

Les causes de la fraude au pointage entre collègues

La fraude au pointage n’est jamais le fruit du hasard, elle résulte souvent d’un environnement permissif, de systèmes défaillants ou d’un manque de sensibilisation. Voici les principales causes identifiées :

• Systèmes de pointage obsolètes (papier, badge sans authentification)
• Absence de politique claire sur le pointage des heures
• Manque de formation ou de sensibilisation sur le sujet
• Tolérance implicite ou absence de contrôle
• Intentions frauduleuses facilitées par le manque de supervision

La solution de pointage mobile de Mobile-Punch répond parfaitement à cette problématique en offrant un outil sur mesure, spécialement conçu pour les réalités du terrain et les contraintes propres aux chantiers.

Réservez une démo gratuite!

Les conséquences de la fraude de pointage pour l’entreprise, un risque à ne pas sous-estimer

Les erreurs de pointage peuvent avoir des répercussions importantes sur le bon fonctionnement de l’entreprise. En voici les principaux impacts :

• Inexactitudes dans le calcul des salaires : une mauvaise saisie des heures de travail peut entraîner des sous-paiements ou des trop-perçus, provoquant frustrations et réclamations. Pour l’entreprise, cela se traduit par des coûts supplémentaires liés aux corrections et une complexification de la gestion de la paie.
• Climat de travail détérioré : des pointages incorrects non corrigés peuvent engendrer un sentiment d’injustice chez les employés, nuire à la cohésion d’équipe et affecter la productivité globale.
• Perte sèche pour l’entreprise : Selon le rapport 2024 de l’ACFE, 15 % des fraudes en entreprise au Canada et États-Unis sont liées à la paie, avec un coût moyen de 2 800 $ par mois par entreprise affectée. En effet, ces fraudes représentent une perte financière significative. Au fil des mois, ces montants s’accumulent et pèsent lourdement sur la rentabilité de l’entreprise.
• Risques légaux : le non-respect des durées maximales de travail ou des pauses obligatoires expose l’entreprise à des sanctions réglementaires. Des erreurs répétées peuvent mener à des amendes ou à des contentieux avec les autorités du travail.
• Charge administrative accrue : les équipes de ressources humaines passent un temps considérable à rectifier manuellement les erreurs de pointage, au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette surcharge liée au suivi des heures de travail nuit à l’agilité opérationnelle.
• Perte de confiance des collaborateurs : un système de pointage imprécis ou perçu comme injuste peut conduire à une baisse de l’engagement dans le travail des employés, favoriser le désengagement et augmenter le taux de rotation du personnel.

Comment identifier et prévenir le pointage frauduleux ?

La prévention du pointage frauduleux repose à la fois sur des outils adaptés et sur une culture d’entreprise fondée sur la transparence et la responsabilité. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

• Sensibiliser les employés : former les équipes sur les règles de pointage et les conséquences du vol de temps au travail. Lors des séminaires ou des teams-building, sensibiliser les employés et les managers sur l’importance du pointage sans que cela ne lèse aucun collaborateur de l’équipe.
• Adopter une politique claire : documenter les sanctions liées à la fraude et afficher les règles près des zones de pointage. Faire une formation de pointage auprès de l’employé lors de l’onboarding et lui présenter les conséquences juridiques liées à la fraude (sanction, licenciement, etc.).
• Effectuer des audits réguliers : croiser les données de feuilles de temps avec les tâches réellement accomplies. Former les gestionnaires à cette fonction de contrôle, afin qu’ils sachent détecter les écarts entre le temps déclaré et le travail réellement effectué. En fin de semaine, par exemple, les gestionnaires devraient vérifier les éventuelles irrégularités repérées dans le système de pointage et les croiser avec les observations terrain, pour garantir une gestion rigoureuse et équitable des heures de travail.
• Mettre en place des horaires rigoureux : vérifier les cas de pointage en dehors des horaires autorisés. Mettre en place des alertes automatiques pour des écarts de temps importants et éviter des pertes de temps ou déceler des erreurs d’horaires.

Méthodes traditionnelles vs. solutions numériques : une rupture nécessaire pour éviter les fraudes à la pointeuse

Les méthodes manuelles de suivi des heures, telles que les feuilles papier ou les fichiers Excel, laissent place à l’erreur et à la fraude. Elles sont également chronophages pour les équipes RH et les gestionnaires. En revanche, un logiciel de pointage mobile permet :

• De limiter les oublis de pointage au travail grâce à des notifications
• De restreindre l’accès au système par identifiants ou empreintes
• De visualiser les heures supplémentaires et les anomalies en temps réel

Mobile-Punch répond à ces enjeux en proposant un outil intuitif, facile à configurer et adapté aux réalités du terrain. Découvrez notre service de gestion des horaires de travail pour limiter les fraudes internes.

Réservez une démo gratuite!

Lutter contre le « buddy punching » avec une solution rentable à long terme

Mettre en place un système de pointage fiable n’est pas un coût, mais un investissement. Ci-dessous les avantages du pointage mobile :

• Réduction des pertes liées au vol de temps et à la fraude de pointage
• Flexibilité de pointer depuis n’importe quel lieu, tout en fournissant des données précises en temps réel
• Amélioration du climat de travail grâce à une politique équitable
• Gain de temps administratif pour les gestionnaires et les ressources humaines
• Respect de la législation en matière de droit du travail et de temps de repos

À long terme, la mise en place d’un système comme Mobile-Punch permet à l’entreprise de mieux allouer ses ressources, d’optimiser la gestion des heures supplémentaires, et de garantir la conformité de ses pratiques. Le pointage frauduleux est une menace réelle mais à laquelle il est possible de faire face grâce à une combinaison de politiques internes et de solutions technologiques efficaces. En choisissant une application comme Mobile-Punch, vous protégez vos activités, améliorez la transparence et renforcez la confiance au sein de vos équipes.

En savoir plus sur le pointage frauduleux

Est-il légal de surveiller les pointages des employés ?

Oui, tant que la surveillance respecte la vie privée et que les employés en sont informés.

Quelles sont les sanctions possibles en cas de pointage frauduleux ?

Des mesures disciplinaires peuvent être décidées par l’employeur, elles peuvent aller d’un avertissement à un licenciement pour faute grave selon la gravité des faits (les sanctions applicables dépendent à la fois du règlement interne de l’entreprise et de la législation nationale en vigueur.)

Existe-t-il des solutions spécifiques pour le secteur de la construction ?

Oui, Mobile-Punch est conçu pour les besoins des chantiers : multi-sites, géolocalisation du personnel, horaires variables.

Combien de temps faut-il pour installer un logiciel de pointage ?

Quelques minutes suffisent. L’outil est adapté aux petites entreprises comme aux grandes structures.

Réservez une démo gratuite!