10 conseils pour maîtriser la gestion du temps au travail

Vous avez du mal à gérer toutes les tâches qui vous incombent au travail? Nous sommes tous passés par là, nous sommes humains après tout. Cependant, lorsque vous arrivez au bureau et que vous réalisez que vous n’avez même pas réussi à déjeuner, vous savez qu’il est temps de changer vos habitudes. La bonne nouvelle est qu’il est toujours temps de changer votre façon de travailler pour la rendre plus efficace. Continuez à lire pour découvrir 10 conseils pour améliorer vos compétences en gestion du temps.

Comment maîtriser la gestion du temps au travail 

Déterminez où vous passez la plupart de votre temps

Lorsqu’il s’agit de conseils de gestion du temps pour améliorer votre productivité, vous devez créer une estimation de temps pour tout ce que vous faites pendant une journée de travail. Cela inclut à la fois votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Vous devriez: 

• Déterminer ce que vous pouvez accomplir de façon réaliste en une journée
• Identifier les pertes de temps liées aux activités quotidiennes
• Suivre le temps consacré aux activités de routine 

Si vous notez votre temps, vous aurez une idée de la part de votre vie occupée par des pensées, des discussions et des actions improductives. Cela vous permettra également de savoir si vous êtes plus efficace à certains moments de la journée. 

Créez un horaire et respectez-le

Cette étape est absolument essentielle si vous souhaitez apprendre à gérer votre temps. Ne commencez pas votre routine quotidienne sans créer une liste des priorités ou tâches les plus importantes pour le reste de la semaine. Lorsque vous terminez votre travail à la fin de chaque semaine, examinez la liste et faites les ajustements nécessaires avant de commencer la semaine suivante.

En écrivant votre emploi du temps, vous éviterez les nuits blanches, car vous serez plus organisé et le fait de cocher les éléments de votre liste de choses à faire vous apportera une certaine tranquillité d’esprit. N’attendez pas à la dernière minute pour établir un plan pour le jour suivant et créez des objectifs SMART. Vous pouvez même utiliser un calendrier en ligne pour vous faciliter la vie. L’utilisation d’une feuille de temps virtuelle vous aidera à respecter l’horaire que vous vous êtes fixé. Des applications telles que Mobile-Punch vous permettent de suivre facilement le travail que vous effectuez depuis votre téléphone cellulaire.

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Déterminez vos priorités 

Lorsque vous organisez votre liste de tâches et votre calendrier en ligne, classez vos activités par ordre de priorité afin de réaliser d’abord les plus importantes. Ensuite, concentrez-vous sur l’accomplissement du reste de vos priorités.

Veillez à évaluer votre liste de tâche et à les organiser en fonction de leur importance plutôt que de leur urgence. Attribuez des blocs de temps à chaque tâche individuelle, puis classez-les. Les tâches importantes vous aident à atteindre vos objectifs professionnels, tandis que les tâches urgentes nécessitent une action immédiate et sont liées aux priorités de quelqu’un d’autre. 

Une fois que vous avez appris à hiérarchiser vos tâches, la gestion devient beaucoup plus facile. Vous pouvez utiliser des applications telles que Mobile-Punch, qui proposent un agenda électronique pour faciliter l’établissement des priorités. Vous serez en mesure d’utiliser votre temps de manière judicieuse les jours où vous n’avez pas assez le temps de tout faire. 

Regroupez les tâches similaires

Un autre bon conseil pour une gestion efficace du temps est d’éviter d’essayer de tout faire en même temps. Si vous décomposez chaque tâche en petites étapes, il vous sera beaucoup plus facile de les accomplir. Votre niveau de stress va probablement augmenter avec trop de choses à faire en même temps, mais si vous décomposez chaque tâche en petites étapes, vous les trouverez beaucoup plus faciles à gérer. 

Évitez de faire plusieurs tâches à la fois

Lorsque vous travaillez sur un projet, concentrez-vous sur la tâche à accomplir et ignorez tout ce qui vous entoure. Il peut être tentant d’accommoder tout ce qui se trouve dans votre assiette au quotidien, mais sauter d’une tâche à l’autre signifie que vous ne vous donnez pas à fond. Cela ne mènera pas à une bonne gestion du temps. Ne laissez pas votre esprit s’égarer dans d’autres tâches, car cela augmentera votre niveau de stress. Restez concentré sur ce que vous faites et terminez chaque étape sans interruption.

En bloquant les distractions, vous augmenterez votre productivité et ferez les choses plus rapidement. Ne vous laissez pas submerger par une liste de choses à faire qui s’étend sur des kilomètres. Essayer de tout faire sur cette liste ne la raccourcira pas; concentrez-vous plutôt sur la réalisation de chaque élément un par un. Une application de suivi du temps vous aidera à mieux gérer votre emploi du temps. 

Fixez des échéances pour les tâches

Lorsque vous planifiez des tâches, pensez à fixer des échéances pour chacune d’elles plutôt que de simplement travailler jusqu’à ce qu’elles soient terminées. En vous donnant une limite de temps, vous vous assurez de ne pas être submergé par trop de travail en même temps. La technique Pomodoro est l’un des meilleurs outils de gestion du temps, car vous réservez des blocs de temps pour des tâches spécifiques, avec des échéances en temps réel. Elle vous donne également la possibilité de prendre des périodes de repos régulières tout au long de la journée.

Lorsque vous essayez de terminer quelque chose, il est utile de savoir ce que vous devez faire ensuite. Une liste de choses à faire vous aide à rester organisé et concentré. Mobile-Punch est doté d’une application de gestion de projet intégrée qui facilite la planification des tâches, la gestion des projets et l’optimisation de la planification des ressources. Les entreprises peuvent suivre l’avancement de leurs projets grâce à des rapports en temps réel.

La meilleure application de suivi du temps

Prenez des pauses 

L’une des façons les plus agréables de gérer votre temps au travail est de faire des pauses un aspect régulier de votre journée. L’intégration de pauses entre les tâches vous permettra de profiter d’un temps obligatoire pour vous. Chaque fois que vous terminez une tâche, faites une pause pour vous détendre et refaire le plein d’énergie, c’est la clé cachée de l’art de la gestion du temps.

Ce que vous faites pendant cette période ne dépend que de vous. Vous pouvez passer des appels téléphoniques personnels, sortir manger ou faire une petite sieste. Un délai de 5 à 10 minutes entre deux tâches vous donnera le temps supplémentaire dont vous avez besoin pour vous recentrer sur votre travail. 

Soyez à l’aise avec le fait de dire non

Si vous voulez devenir un expert de la gestion du temps au travail, vous devez apprendre à dire non. Vous êtes le seul à savoir ce que vous êtes capable de faire, alors si vous pensez que vous ne pouvez pas assumer une tâche pour le moment, n’hésitez pas à en parler à quelqu’un d’autre qui pourrait vous aider. 

Au lieu d’effectuer de nombreuses tâches exigeantes qui n’apportent aucune valeur ajoutée, concentrez vos efforts sur la réalisation de tâches moins nombreuses, mais plus utiles. Déléguer n’est pas facile, alors si vous ne pouvez pas dire non à quelque chose, essayez. Lorsque vous parviendrez à gérer les choses vous-même, vous pourrez commencer à les déléguer aux autres.

Organisez-vous

Pour garder votre espace de travail organisé, créez un système où tout est classé par catégories. Vous vous surprendrez peut-être à classer les documents en fonction de leur sujet plutôt que de l’endroit où ils ont été trouvés. Les petits détails peuvent donner de grands résultats, alors gardez vos dossiers organisés. Ne ratez pas les messages importants et désabonnez-vous des bulletins d’information que vous ne lisez plus. Vous ne devez effectuer ces tâches qu’une seule fois, mais vous en récolterez les fruits pour toujours.

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Éliminez les distractions

Sites de réseaux sociaux, courriels, textos, appels téléphoniques – la liste est longue. De nos jours, nous sommes constamment connectés à nos amis et à notre famille en ligne, ce qui peut nous empêcher d’accomplir nos tâches à temps. Il est important de prendre le contrôle de sa vie et d’apprendre à gérer son temps efficacement. Les logiciels de gestion du temps peuvent être d’une grande aide pour vous aider à rester sur la bonne voie.

Voici des conseils de gestion du temps:

• Réservez des périodes de temps spécifiques chaque jour pour vous concentrer sur une seule tâche. Lorsque vous vous asseyez pour travailler, faites abstraction de tout le reste. Ne vérifiez pas vos courriels, ne répondez pas aux SMS et ne lisez pas les réseaux sociaux avant d’avoir terminé ce que vous avez à faire. Un geste aussi simple que de mettre votre téléphone en mode silencieux peut avoir un impact énorme.
• Identifiez les deux principales activités quotidiennes qui vous empêchent de travailler, puis lancez-vous le défi de les éliminer pendant deux jours consécutifs. N’oubliez pas que dormir au moins 8 à 10 heures par nuit, boire beaucoup d’eau et prendre des repas sains peuvent vous aider à rester concentré tout au long de la journée.

Application de gestion du temps

Le temps obligatoire que vous devez consacrer à certains projets et la liste apparemment interminable de tâches qui vous sont présentées au travail peuvent rendre difficile le suivi précis du temps que vous passez au travail. Heureusement, Mobile-Punch est là pour vous aider. Notre application vous permet d’entrer et de sortir du travail de façon transparente en appuyant sur un bouton, ce qui facilite le suivi du temps de travail pour les employeurs et les employés. 

Voici les principales caractéristiques de notre solution de gestion du temps: 

• Calculateur de feuilles de temps 
• Punch mobile 
• Application de géolocalisation du personnel 
• Application de gestion de projet 
• Application d’horaire de travail 
• Agenda Électronique
• Répartition dynamique 
• Application de bon de travail 
• Application de suivi du temps des employés

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