Reducing administrative tasks

5 façons de réduire vos tâches administratives

Les entreprises sont constamment à la recherche de moyens pour gagner du temps et accroître leur productivité. La charge administrative des entreprises entraîne des coûts financiers et la détérioration de la relation avec les clients. Afin de minimiser vos tâches administratives et les coûts associés, il est nécessaire d’analyser quelles tâches administratives sont effectuées, avec quelle régularité et combien de temps elles consomment. Avec un aperçu détaillé de la situation actuelle, il sera plus facile de mettre en œuvre des changements.

Vous pouvez vous assurer que votre entreprise fonctionne aussi bien que possible en mettant en place les bonnes politiques et en investissant dans les bonnes solutions technologiques pour automatiser des tâches qui seraient autrement fastidieuses. Continuez à lire pour découvrir des conseils pour optimiser l’efficacité et la productivité de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une tâche administrative?

Les tâches administratives sont des responsabilités assumées par une organisation pour assurer le bon déroulement des opérations et le respect des réglementations en vigueur là où elle opère (paie, comptabilité, etc.). Ces responsabilités varient, mais elles consistent généralement à répondre aux appels téléphoniques et à les diriger, à classer des informations et à gérer les besoins en fournitures de bureau.

Voici des exemples de tâches administratives courantes:

Communiquer avec les clients et la direction

Pour mener à bien leurs tâches, les professionnels de l’administration doivent avoir de grandes compétences en matière de communication. Ils doivent être capables de communiquer clairement avec les autres départements, la direction et les clients par le biais de différents canaux de communication (courriel, téléphone, etc.).

Créer et gérer les horaires

Les entreprises doivent régulièrement créer et mettre à jour les horaires de leurs employés, ce qui peut prendre beaucoup de temps, surtout si elles ont un effectif important. La gestion des horaires va de pair avec la gestion de projet, il est donc essentiel pour les organisations de rester au sommet de la planification.

Application pour les horaires de travail

Effectuer des tâches de comptabilité

Les employés occupant des postes administratifs sont chargés de gérer la comptabilité. C’est particulièrement vrai dans les petits bureaux où il n’y a pas de personne dédiée dont la seule responsabilité est de s’occuper de la comptabilité de l’entreprise.

Gérer les paies

Les ressources humaines gèrent la comptabilisation du temps et paient les employés. Elles s’assurent que les informations sont correctes et vérifient les heures supplémentaires travaillées, les jours de maladie et les vacances. Pour les entreprises qui n’utilisent pas d’application de poinçon ou de système de feuille de temps, cela implique beaucoup de paperasse.

Simplifier le calcul des heures de travail

Les avantages de la réduction des tâches administratives

Économies de temps

Le temps est un élément clé pour gagner un avantage concurrentiel et fournir de meilleurs services et produits à vos clients. Lorsque les tâches administratives sont réduites, davantage de temps peut être consacré à des tâches à valeur ajoutée. Par exemple, les entreprises peuvent investir plus de temps et d’argent dans la recherche et le développement, améliorer les processus de travail, identifier de nouveaux marchés, lancer de nouveaux produits ou services, etc.

Réduction des coûts

Lorsqu’il y a trop de travail administratif, votre équipe peut se retrouver à travailler plus longtemps ou à faire des heures supplémentaires. Vous devrez peut-être aussi embaucher du personnel supplémentaire. Dans les deux cas, vous finirez par dépenser plus d’argent que nécessaire. Heureusement, lorsque vous réduisez le travail administratif en investissant dans des solutions technologiques, vous pouvez automatiser les tâches et vous débarrasser des coûts inutiles.

Puis-je économiser de l’argent avec le suivi du temps mobile?

Réduction de la bureaucratie

Les clients s’attendent à ce que les services soient fournis aussi rapidement que possible, car personne n’aime les processus et les routines organisationnels. Comme les clients commencent à évaluer les organisations sur la base de leur réactivité, c’est devenu un élément concurrentiel pour de nombreuses entreprises. Si vous limitez la quantité de travail administratif et maintenez vos flux de travail rationalisés et organisés, vos clients remarqueront la différence.

Des employés plus heureux

Les travailleurs productifs n’aiment pas perdre du temps avec des tâches non essentielles. Ils préfèrent se concentrer sur leurs compétences essentielles plutôt que de s’enliser dans des tâches administratives. Lorsque vous réduisez les tâches administratives, vous ouvrez davantage de possibilités d’innovation et de créativité. Vos employés se sentent alors plus motivés et plus productifs.

Pourquoi les entreprises devraient-elles investir dans la technologie?

5 conseils pour réduire les tâches administratives

S’il est impossible pour toute organisation d’éliminer complètement le travail administratif, il est possible de le réduire de manière rentable. La pensée analytique et la technologie peuvent vous aider à améliorer les performances de votre entreprise et à automatiser les tâches administratives.

1. Évaluer et planifier

La première étape pour réduire le travail administratif est d’évaluer votre situation actuelle. Il est important d’examiner les opérations commerciales en cours et d’analyser les responsabilités administratives. L’étape suivante consiste à identifier les tâches administratives non essentielles et à les supprimer de votre flux de travail actuel. Pour obtenir les meilleurs résultats, envisagez d’externaliser certaines de vos responsabilités administratives ou d’investir dans une technologie d’automatisation.

2. Automatiser

L’automatisation consiste à utiliser la technologie pour effectuer des tâches presque sans l’aide de personnes. Elle peut être mise en œuvre dans tout secteur où des tâches répétitives sont effectuées. Par exemple, les entreprises de différents secteurs doivent gérer les salaires, suivre les projets et calculer les feuilles de temps. Toutes les tâches liées à ces processus peuvent être simplifiées et automatisées à l’aide de Mobile Punch. Notre application est utilisée par des milliers d’entreprises pour simplifier la gestion des feuilles de temps, la planification, la production de formulaires et le suivi des projets.

Demande de démo 

3. Exploiter le cloud

Grâce au cloud, les entreprises peuvent stocker toutes les informations de leur société de manière virtuelle. Avec une bonne gestion de la technologie ainsi que le cryptage des informations et des mots de passe, il est possible de se débarrasser des dispositifs de stockage physiques tout en facilitant l’échange d’informations entre les utilisateurs.

4. Recherche et embauche

Lorsqu’une organisation embauche des personnes ayant le bon type de personnalité et les bonnes compétences professionnelles, le résultat final est souvent des travailleurs plus heureux. Une culture d’entreprise qui s’aligne bien sur les valeurs des employés entraîne des niveaux plus élevés de rétention. De plus, les travailleurs les plus heureux sont plus productifs et s’investissent davantage dans leur travail. Cela ouvre la porte à la créativité et à l’innovation, qui sont essentielles pour optimiser les processus dans une organisation!

5. Application de gestion du temps

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et à sa simplicité de configuration, Mobile Punch est la meilleure application de poinçonnage au Canada. Notre application est compatible avec les téléphones intelligents Android et iOS. Avec Mobile Punch, il est facile de poinçonner à l’arrivée et au départ, ainsi que de comptabiliser les heures travaillées.

Grâce à ce logiciel, vos employés ont simplement besoin d’un téléphone intelligent pour enregistrer leurs heures d’arrivée et de départ d’un simple clic. Notre solution compte automatiquement les heures travaillées, ce qui rend les paiements beaucoup plus faciles, précis et rapides. De plus, elle est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité et des services de paie.

L’une des caractéristiques qui distingue Mobile Punch est sa fonction de géolocalisation, qui valide la présence des employés sur les chantiers. Les entreprises et les propriétaires d’entreprises en tirent profit en termes d’allocation des ressources, d’affectation des tâches et de gestion des itinéraires.

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