Comment faire en sorte que les employés distraits se souviennent de poinçonner

Lorsque la méthode traditionnelle de suivi des heures des employés au travail devient une seconde nature, il peut être difficile d’établir de nouvelles habitudes, en particulier lorsque vous passez des feuilles de temps en papier aux méthodes numériques de poinçonnage.

Le « smart clocking » est une méthode adoptée par de nombreuses entreprises grâce aux avantages qu’elle offre aux employeurs et aux employés. Il s’agit essentiellement d’une feuille de temps numérique au sein d’une application, permettant aux travailleurs d’enregistrer leurs heures de travail en un simple clic.

Pour profiter pleinement des avantages de ces systèmes de poinçonnage, il est essentiel de mettre en œuvre un processus de transition qui permette aux employés de passer sans problème des enregistrements physiques sur papier aux enregistrements numériques.

Cependant, il peut être difficile pour les employés de se défaire de leurs vieilles habitudes, ce qui peut rendre cette période de transition complexe. Pour vous assurer de ne pas avoir de problèmes, nous avons créé ce guide complet sur la façon d’adopter ce logiciel numérique sans avoir recours à des procédures disciplinaires pour les employés qui ont du mal avec le changement.

Pourquoi les employés doivent-ils poinçonner?

Les employés doivent poinçonner, car cela permet d’enregistrer le nombre d’heures travaillées par chaque employé. En poinçonnant chaque jour, les employés ont un moyen de prouver à leur employeur qu’ils se sont présentés au travail à l’heure prévue, et cela constitue une preuve légale de leur présence au travail pour les registres de paie.

Solution numérique de suivi du temps

Pourquoi est-il important de poinçonner à l’arrivée et au départ? 

Il est extrêmement important de poinçonner à l’arrivée et au départ, car il s’agit de la principale forme d’enregistrement des heures et de la présence des employés. Il permet à la direction de voir les heures que vous avez travaillées, ce qui lui permet de traiter les fiches de paie et de calculer ce qui vous est dû sur la base de l’enregistrement des heures fournies.

En plus d’être important pour les employés et les registres de paie, c’est important pour les employeurs, le personnel des ressources humaines et l’équipe de direction de prouver qu’ils ont respecté toutes les lois et réglementations nécessaires concernant les heures de travail.

Il existe certaines règles que les employeurs doivent respecter en ce qui concerne les horaires et les heures de travail de leurs employés. En demandant aux employés de poinçonner à l’entrée et à la sortie, ils disposent d’un registre précis des heures de travail de chacun et peuvent prouver qu’ils ont travaillé dans le respect des paramètres de la législation du travail qui leur a été imposée.

Voir une démo de l’application Mobile Punch

Conseils pour éviter que les employés oublient de poinçonner 

Les oublis de poinçonnage peuvent créer des problèmes tant pour les employés que pour les employeurs, il faut donc les éviter autant que possible. Cependant, si vous passez d’un système papier traditionnel à un système numérique, cela peut perturber les employés qui résistent au changement. Pour atténuer ces difficultés, nous avons rassemblé cette liste de conseils pour éviter à tous les employés d’oublier de poinçonner.

Programmer un rappel sur votre téléphone

C’est l’une des solutions les plus simples et les plus rapides à ce problème. La plupart des gens vont au travail et quittent les lieux à la même heure chaque jour. Au début de votre contrat de travail, réglez simplement une alarme ou un rappel sur votre téléphone 5 minutes avant votre heure d’arrivée habituelle et vous serez sûr de vous en souvenir.

Grâce à la commodité de la technologie numérique moderne, vous n’avez pas besoin de programmer ce rappel tous les jours. Vous pouvez simplement le programmer une fois et l’utiliser comme un rappel récurrent, qui vous sera envoyé chaque jour que vous en aurez besoin. Cette tactique est particulièrement utile si vous utilisez une application de poinçon numérique, car cela signifie que les gens seront de toute façon sur leur téléphone.

Les clients de Mobile Punch peuvent utiliser l’application afin d’envoyer des notifications automatiques lors de l’affectation d’un nouvel horaire de travail ou de l’attribution d’un nouveau projet. L’agenda électronique ou la fonction de répartition permettent également d’envoyer de façon automatisée des notifications aux employés lorsqu’ils oublient de ‘’puncher’’ leurs arrivées ou leur sorties au travail. De plus, vous pouvez ajouter des notifications pour les administrateurs afin de savoir en temps réel qui sont les employés qui n’ont pas ‘’punché’’ à l’heure prévue. Ceci peut vous éviter bien des surprises en fin de journée.  Exemple:  si un employé malade ne vous a pas contacté pour motiver son absence, etc..

Afficher une pancarte

Vous vous orientez peut-être vers le numérique pour le poinçonnage, mais les méthodes traditionnelles de rappel pourraient bien être l’outil le plus efficace à votre disposition. Créer une grande pancarte qui ne peut passer inaperçue est un excellent moyen de rappeler à chaque employé qu’il doit poinçonner. 

Nous vous recommandons de placer ce panneau dans une zone commune ou une zone par laquelle tout le monde doit passer. Par exemple, si vous placez le panneau sur la porte principale, tout le monde le verra lorsqu’il entrera au travail. Sinon, si vous savez que tout le monde va boire un café avant de commencer, placez le panneau au-dessus de la machine à café.

Politique disciplinaires

Une politique disciplinaire devrait toujours être le dernier recours de la direction, car elle envoie un message négatif et méfiant aux employés. Votre première approche devrait être d’offrir des incitations à poinçonner à l’arrivée et au départ, mais si cela ne semble pas fonctionner, vous pourriez envisager une forme d’action disciplinaire.

Les mesures disciplinaires ne doivent pas nécessairement être drastiques, mais elles doivent faire en sorte que les employés sachent que le fait de ne pas fournir de relevé de temps n’est pas une option, quel que soit leur titre ou leur poste. Nous recommandons de mettre en place un système d’alerte. Ainsi, si un employé oublie de pointer plus d’une fois, il reçoit un avertissement verbal et s’il le fait plus de 5 fois, des mesures disciplinaires plus sévères seront prises à son encontre.

Enseigner l’importance des feuilles de temps

Si vous vous assurez que vos employés sont conscients de l’importance du poinçonnage pour le fonctionnement de l’entreprise, vous pourrez peut-être éviter les mesures disciplinaires décrites ci-dessus. Si les employés comprennent que s’ils ne poinçonnent pas à l’entrée et à la sortie, la direction disposera de feuilles de temps incomplètes et donc d’aucun enregistrement de leurs heures de travail, cela les incitera à enregistrer leur temps de travail.

De plus, lorsque vous les informez de l’importance des feuilles de temps et des registres de temps, profitez-en pour les avertir des mesures disciplinaires qui peuvent être prises à leur encontre. Un éventuel renvoi de l’employé devrait atténuer tout problème potentiel lié aux feuilles de temps.

Investir dans une application mobile de suivi du temps

Les applications mobiles de suivi du temps sont une solution moderne pour poinçonner à l’arrivée et au départ sur le lieu de travail. Elles constituent un moyen garanti de s’assurer que vos employés tiennent des feuilles de temps précises et que votre entreprise puisse fonctionner sans problème. Vous trouverez ci-dessous trois avantages d’investir dans un logiciel de suivi du temps.

1. Calculer les heures de travail

L’un des principaux avantages de Mobile Punch est qu’il calcule automatiquement les heures de travail pour la direction. Une fois que les employés ont poinçonné à l’entrée et à la sortie, leur registre de temps est dans le système de l’application et il calculera leurs heures de travail, ce qui permet également de calculer instantanément la paie.

Il s’agit d’une caractéristique remarquable, car elle élimine toute possibilité d’erreur, trop fréquente avec les méthodes traditionnelles de comptabilisation du temps. Cela permet de s’assurer que les travailleurs ne sont pas sous-payés, mais aussi que les employeurs ne sont pas surpayés, ce qui élimine toute pratique déloyale qui pourrait se produire avec d’autres méthodes de suivi du temps.

2. Plus efficace

Comme tout se fait en ligne et automatiquement, cela signifie que les entreprises gagnent du temps et de l’argent. Tout d’abord, c’est plus efficace pour les employés, car tout se fait sur leur téléphone. Les applications de suivi du temps sont plus efficaces pour les équipes de gestion et les employeurs, car ils n’ont pas à collecter manuellement les relevés de temps et à calculer minutieusement les salaires de chaque employé.

La fonction de géolocalisation offerte par Mobile Punch permet aux employeurs de savoir exactement où et quand leurs employés travaillent. Cette fonction est utile, car elle garantit que le temps de travail supplémentaire est automatiquement ajouté et que des éléments tels que les pauses déjeuner sont pris en compte par l’application. Les employés n’ont pas à faire le travail supplémentaire d’informer les employeurs de leurs allées et venues et de leurs heures de travail, puisque l’information leur est automatiquement fournie.

3. Meilleur pour l’environnement

Les entreprises étant de plus en plus conscientes de leur empreinte écologique et de l’impact qu’elles ont sur l’environnement, les applications de suivi du temps offrent une solution parfaite. En stockant toute l’information sous forme numérique, les applications de suivi du temps suppriment tout besoin de papier, ce qui vous permet de ne pas gaspiller les ressources et de réduire considérablement votre empreinte écologique, un facteur qui est plus important que jamais.

Avantages de Mobile Punch

Vous avez besoin d’aide pour tenir à jour des feuilles de temps précises? 

Si votre entreprise a du mal à tenir des feuilles de temps précises, une solution numérique de suivi du temps est la solution que vous recherchez. Des applications comme Mobile Punch garantissent que toutes vos données sont instantanément enregistrées afin que vous disposiez d’un relevé des heures travaillées et des salaires dus.

Mobile Punch vous permet non seulement de gagner du temps mais aussi de l’argent, car vous n’avez pas besoin d’une équipe nombreuse pour trier les dossiers de paie. Mobile Punch vous offre une sécurité et une protection juridiques, car tous les registres sont conservés dans un endroit numérique sûr. Il s’agit de la solution contemporaine par excellence pour conserver des feuilles de temps précises, car elle est conviviale, conçue efficacement pour les entreprises et présente l’avantage supplémentaire d’être respectueuse de l’environnement.

L’application de suivi du temps la plus populaire au Canada