Combien de temps faut-il conserver les feuilles de temps des employés ?

Combien de temps faut-il conserver les feuilles de temps ?

Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?

La feuille de temps d’un employé est une méthode utilisée pour enregistrer le nombre d’heures de travail. Son objectif est de calculer les heures que chaque employé a travaillé et comment elles ont été réparties tout au long de sa journée.

Cette comptabilité comprend les heures entre l’entrée et la sortie du lieu de travail, ainsi que les heures supplémentaires et celles qui n’ont pas été effectuées, pour quelque raison que ce soit.

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Comment fonctionnent les feuilles de temps ?

Tous les employés doivent saisir leurs heures de travail, puis les envoyer au responsable. Ils peuvent saisir leurs heures en fonction des projets, tâches ou activités établis, et ils peuvent également inclure des commentaires.

Il existe différentes façons de faire un suivi des feuilles de temps des employés : des logiciels qui comptent les heures à partir d’un ordinateur, des systèmes d’assistance mobile qui geolocalisent les employés, des cartes avec lesquelles les employés pointent leurs heures à l’entrée du bureau, ou des technologies avancées qui utilisent les empreintes digitales ou les scans rétiniens.

Si vous souhaitez réduire de 50 % le temps consacré à la gestion des feuilles de temps, économiser du temps et de l’argent, obtenir des informations sur vos projets en temps réel et facturer plus rapidement, alors Mobile Punch est la solution que vous recherchez. Notre application offre une foule d’avantages pour simplifier la gestion des feuilles de temps, l’établissement des horaires, la production de formulaires et le suivi des projets.

 

À quoi sert la feuille de temps d’un employé ?

La feuille de temps d’un employé est utilisée par les RH pour faire un suivi des heures travaillées par chaque employé. Cela est bénéfique tant pour le travailleur que pour l’entreprise. Grâce aux feuilles de temps, les employés peuvent être sûrs qu’ils ne feront pas d’heures supplémentaires qui ne seront pas payées, et l’entreprise peut contrôler l’absentéisme des employés et gagner du temps dans la gestion des horaires, entre autres choses.

Avec les feuilles de temps, les travailleurs doivent enregistrer toutes leurs sorties et entrées au bureau, même celles qui ont lieu pendant les pauses. Cela est particulièrement utile pour avoir une vue d’ensemble des heures que l’employé passe réellement à travailler et à accomplir ses tâches, dans le but de mesurer la productivité et de prendre des décisions telles que l’augmentation ou la réduction du personnel requis pour des projets spécifiques.

Les feuilles de temps sont également utiles en tant qu’outil de gestion des fiches de paie et des salaires. Grâce à ce système, les entreprises peuvent améliorer leur organisation tout en améliorant la productivité de leurs travailleurs. Savez-vous quelle est la valeur de chacun de vos employés ? Apprenez à calculer les heures de travail. 

 

Avantages et inconvénients de l’utilisation des feuilles de temps

Avantages de l’utilisation des feuilles de temps

En plus de tous les avantages dont nous avons déjà parlé, mettre en place une feuille de temps dans une entreprise signifie également pouvoir savoir quel travailleur effectue son travail à un moment précis. Cette information peut être utile si une situation d’urgence se présente.

Les horaires flexibles peuvent également être mis en œuvre facilement, de même que la gestion des équipes, simplement en jetant un coup d’œil au schéma qui comprend les horaires de tous les travailleurs, ce qui est particulièrement utile si votre entreprise connaît une forte rotation du personnel. Enfin, les feuilles de temps sont également un bon moyen de comptabiliser les heures que l’entreprise doit à un employé, ou les heures qu’un employé doit à l’entreprise.

Inconvénients de l’utilisation des feuilles de temps

Le plus grand inconvénient est le rejet que les travailleurs peuvent ressentir face à cette mesure de contrôle, en supposant qu’ils seront surveillés avec des preuves concernant leur activité au travail. Si ce changement a lieu dans votre entreprise, vous devez vous assurer que la communication interne est optimale, en mettant toujours l’accent sur les avantages de ce système.

Si vous ne les communiquez pas correctement, vos employés pourraient ressentir un manque de confiance de votre part et cela pourrait les conduire à se sentir démotivés au travail. Savez-vous ce qu’est le vol de temps au travail ? Découvrez-le ici ! 

 

Combien de temps devez-vous conserver les feuilles de temps des employés ?

Selon le Règlement sur les normes du travail du Canada, les employeurs doivent conserver les dossiers d’emploi, comme les feuilles de temps, pendant au moins 36 mois. Pour ce qui est du secteur de la construction, les employeurs doivent conserver leur registre six ans après la dernière année à laquelle ces informations se rapportent.

Avez-vous déjà pensé à avoir un outil qui vous aide à calculer efficacement les heures de travail de vos employés ? La calculatrice d’heures de travail de Mobile Punch est intégrée à l’application Mobile Punch. Un outil essentiel pour toute entreprise qui doit enregistrer le temps de travail de ses employés. Il vous permet de générer automatiquement et rapidement des feuilles de temps précises pour la période sélectionnée.

Que ce soit pour le personnel interne, en déplacement chez les clients ou sur les chantiers, ou même pour les sous-traitants qui doivent calculer les heures de travail, Mobile Punch permet à des milliers d’entreprises de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent.

 

Que doit-on inclure dans une feuille de temps ?

Bien que les exigences et les champs varient en fonction de l’entreprise, une feuille de temps doit inclure les informations suivantes :

  • Nom de l’employé
  • Période de paie
  • Date et jour de travail
  • Heures travaillées
  • Total des heures travaillées pendant la semaine

Le coût de la main-d’œuvre est peut-être la plus grande dépense de votre entreprise. Pour toute entreprise qui souhaite enregistrer les heures de travail de manière plus efficace et générer plus de profits, il est essentiel de disposer d’un système de gestion des horaires des employés. N’oubliez pas qu’après tout, le temps, c’est de l’argent !

Voici quelques-uns des avantages dont vous bénéficierez si vous utilisez l’application de gestion des horaires de travail des employés de Mobile Punch :

  • Liste détaillée du personnel et informations pertinentes
  • Chaque employé a accès à son emploi du temps
  • Un système qui calcule automatiquement les heures travaillées
  • Planification optimale et flexible des horaires
  • Notifications automatiques
  • Planification des horaires en fonction des compétences et des talents de vos employés
  • Rapports de paie exacts
  • Une meilleure gestion des employés mobiles

 

Comment une feuille de temps affecte-t-elle les paiements ?

De nombreux employés ont un certain nombre d’heures fixées par contrat. S’ils font des heures supplémentaires, l’entreprise doit les compenser financièrement ou les accumuler pour qu’ils aient des heures ou des jours de vacances supplémentaires. Dans d’autres cas, ils n’ont pas d’heures prédéterminées, mais facturent les heures travaillées. C’est le cas des agences de travail temporaires.

Par exemple, en fonction du mois ou des besoins du client, l’entreprise aura besoin qu’un travailleur travaille plus ou moins d’heures. Dans les deux cas, les heures sont importantes pour la comptabilité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises relient les feuilles de temps au module de paie. De cette façon, les données sont déversées et le temps de génération de la paie est réduit, ainsi que les erreurs humaines lors de la saisie des heures.

Certaines entreprises externalisent leur paie. Dans ce cas, il y a deux possibilités : la première est d’envoyer un rapport avec toutes les heures par employé à l’agence qui gère leur paie ou, ce qui pourrait également être fait est d’accorder un accès externe à l’agence pour qu’elle puisse accéder aux données quand elle en a besoin.

Les feuilles de temps sont également utilisées pour payer les employés externes ou les freelancers. Ce que font de nombreuses entreprises, c’est recevoir le total des heures mensuelles dans une feuille de calcul Excel ou une facture émise par l’employé externe. Dans d’autres cas, un accès externe est accordé aux freelances afin qu’ils puissent introduire leurs heures.

Vous voulez optimiser votre système de paie ? Une fois que vous saurez comment il fonctionne et tous les avantages qu’il offre, vous ne pourrez plus vous passer de notre calculatrice des heures travaillées!

 

Comment une feuille de temps affecte-t-elle la facturation ?

Une feuille de temps est essentielle pour les entreprises qui facturent à l’heure ou qui peuvent être engagées par forfaits horaires. Normalement, la quasi-totalité des entreprises qui facturent de cette manière sont celles de service ou celles qui travaillent sur la base de projets.

Pour une société de services qui fournit du personnel pour certaines fonctions, une feuille de temps est très importante. Les employés remplissent les heures travaillées et celles-ci sont collectées afin d’être facturées au client. Pour ce faire, il existe des entreprises qui relient la feuille de temps des employés au système de facturation.

De cette manière, les données sont déversées et le système les répercute automatiquement sur la facture du client. Cette allocation d’heures peut être déduite du nombre établi d’heures engagées par le client ou accumulée dans la facture si le contrat ne portait pas sur un nombre déterminé d’heures.

Les entreprises qui travaillent sur la base de projets doivent également garder un bon suivi des heures travaillées, car une feuille de temps est très utile pour connaître la rentabilité qu’une entreprise prévoyait obtenir et pour voir quelle est la rentabilité finalement obtenue.

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