Au cours des dernières décennies, la technologie a complètement révolutionné le monde. Que ce soit au niveau personnel, par notre utilisation quotidienne des smartphones, ou au niveau professionnel, pour gérer une entreprise.

Compte tenu de l’évolution rapide des progrès technologiques et de l’environnement dans lequel nous vivons, les entreprises doivent suivre le rythme et investir dans des systèmes informatiques pour rester compétitives et pertinentes sur leur marché. Après tout, ce n’est un secret pour personne que la technologie est le moteur de la réussite des entreprises modernes.

Avec les circonstances actuelles de la Covid-19, cette réalité devient de plus en plus évidente. La technologie agit comme un accélérateur de changement et met en évidence les avantages de la numérisation de l’économie et des entreprises.

Pour les entreprises innovantes, l’information et les flux de travail numérisés optimisent les processus. La technologie augmente la productivité et bouleverse les modèles commerciaux traditionnels. Même si la rentabilité d’un investissement technologique peut être difficile à prévoir, le coût de financement est l’un des plus bas et le système fiscal est très avantageux en recherche et développement. 

C’est particulièrement vrai au Québec où Investissement Québec a récemment lancé l’initiative Productivité innovation qui encourage l’innovation sous toutes ses formes et stimule la digitalisation des fabricants et des entreprises. 

 

Le rôle et l’importance de la technologie dans les entreprises

La technologie joue un rôle essentiel pour les entreprises qui cherchent à croître et à se développer. Les services informatiques des entreprises sont indispensables à leur performance et au maintien d’un avantage concurrentiel. 

À mesure que les entreprises intègrent de plus en plus de formes de technologie, elles jouent des rôles de plus en plus importants:

 

La technologie vous permet de simplifier et de communiquer plus efficacement avec votre personnel et vos clients. Elle peut intervenir de nombreuses manières à l’interne et à l’externe. Elle joue un rôle énorme en rationalisant les transferts de données entre les différents services. Elle rend également la communication avec les clients plus fluide et plus efficace.

 

Avec l’essor des nouvelles technologies, c’est l’occasion pour les entreprises de faire de la publicité et de découvrir de nouveaux marchés. La technologie leur permet de propulser des publicités numériques, de pénétrer de nouveaux canaux de commercialisation, d’interagir avec les clients… ce qui, au final, attire plus de trafic et augmente les revenus de l’entreprise.

 

La prise de décision est un processus critique, et pour la rendre plus facile et efficace, l’utilisation de la technologie est essentielle. Vous n’avez plus à vous soucier de suivre vos sondages auprès des clients ou vos études de marché sur des feuilles de calcul. Avec le bon logiciel informatique, vous obtenez des rapports précis ainsi que des mesures pertinentes qui vous aideront à prendre de meilleures décisions commerciales.

 

Les systèmes de gestion des relations avec la clientèle s’appuient sur la technologie et les nouvelles avancées technologiques. Ils sont essentiels pour maintenir une relation solide et s’assurer qu’ils ne se tournent pas vers vos concurrents.  

 

Quel que soit le secteur dans lequel votre entreprise opère, le rôle de la technologie sera toujours d’injecter de l’efficacité dans vos processus de travail et de vous aider à maintenir un avantage concurrentiel.

 

Les avantages de la technologie pour les entreprises

Que vous dirigiez une start-up ou une grande entreprise, la technologie présente des avantages énormes qui vous aideront à développer votre entreprise et à apporter une valeur ajoutée à vos clients. 

Voici les principaux avantages d’investir dans la technologie pour votre entreprise :

Automatisation, productivité et efficacité

Aujourd’hui, les petites entreprises peuvent concurrencer les grandes en étant plus agiles et plus réactives au changement. L’utilisation de la technologie pour automatiser certains processus de travail peut améliorer l’efficacité de votre entreprise et la productivité de vos employés, tout en réduisant les erreurs humaines.

Grâce aux applications logicielles utilisées dans différents secteurs, la technologie aide les entreprises à comprendre leurs besoins de trésorerie, à suivre automatiquement leurs ventes, à optimiser des ressources précieuses comme le temps, etc. Les dirigeants peuvent gagner du temps et de l’argent tout en se concentrant sur la création de valeur et l’évolution de leurs stratégies commerciales.

Sécurité

La plupart des entreprises sont soumises à des menaces de sécurité et au piratage. C’est pourquoi l’un des plus grands avantages de la technologie est qu’elle peut être utilisée pour protéger et renforcer les mesures de sécurité sur les données critiques telles que les données financières, les décisions exécutives confidentielles et autres informations sensibles.

C’est encore plus essentiel maintenant que les entreprises s’appuient sur le stockage en ligne pour gérer et stocker leurs informations. La technologie permet aux entreprises de mettre en place des mesures de cybersécurité robustes pour protéger leurs actifs et leurs données.

Économies

Un autre avantage essentiel de la technologie est l’économie financière qu’elle permet de réaliser. L’augmentation de la productivité et de l’efficacité permet à l’entreprise de faire plus avec moins. Par exemple, l’automatisation des communications peut réduire les frais de déplacement, de stockage des données et de maintenance des serveurs.

Augmentation de capacité de recherche

Grâce à la technologie, une entreprise acquiert la capacité de rechercher de nouvelles opportunités et de garder une longueur d’avance sur ses concurrents. Les entreprises qui souhaitent se développer doivent saisir de nouvelles opportunités et s’implanter sur de nouveaux marchés.

En ce sens, un autre avantage de la technologie tourne autour de l’utilisation d’outils analytiques et métriques pour fournir aux dirigeants des données pertinentes et précises qui les aideront à prendre les meilleures décisions et assurer le succès de leur entreprise.  

Stockage fiable

Certaines technologies permettent à l’entreprise de stocker facilement et de manière fiable leurs documents les plus importants et les plus précieux sans avoir besoin de gros serveurs ou de disques physiques. Vous n’avez pas à vous soucier des pannes de vos ordinateurs puisque les serveurs externes sont formés pour faire tout le travail.

Culture d’entreprise

La technologie contribue à créer une dynamique d’équipe au sein de votre entreprise, puisque les employés ont la possibilité d’interagir et de discuter d’idées en toute tranquillité. Grâce à une communication efficace, les tensions et les malentendus sont moins susceptibles de se produire. La collaboration améliore l’environnement de travail et crée de la valeur pour votre entreprise.

 

5 raisons pour lesquelles les entreprises devraient investir dans la technologie en 2021

Si vous hésitez encore à investir dans les technologies de l’information, nous avons détaillé cinq raisons principales pour lesquelles votre entreprise devrait investir dans la technologie en 2021 :

 

1. Obtenir un avantage concurrentiel

La meilleure chose d’investir dans la technologie est le pouvoir qu’elle peut donner à votre entreprise pour développer son avantage concurrentiel. Vous pourriez avoir les meilleures idées et le personnel le plus professionnel, mais si d’autres entreprises présentent mieux ces idées, les construisent plus rapidement ou les améliorent simplement plus vite, cela vous coûtera très cher.

Plus vous investissez tôt dans les services et les systèmes informatiques, mieux c’est pour votre entreprise et moins vous avez de chances d’être dépassé par vos concurrents. Vous voulez pouvoir vous démarquer tout en fournissant les meilleurs produits et services à vos clients.

Investir dans la technologie, c’est investir dans votre avenir. 

 

2. Accès à distance

Investir dans la technologie donne à votre équipe la possibilité de travailler à distance et de produire des résultats où que vous soyez. En fait, les employés qui passent 60 à 80 % de leur temps à travailler à distance sont plus engagés sur leur lieu de travail (source). Avoir des employés plus productifs devrait être une raison suffisante pour investir dans la technologie, ne pensez-vous pas ?

 

3. Meilleure interaction avec vos clients

Les clients sont de plus en plus intelligents et ils adorent la technologie. Pour que vous puissiez les satisfaire, vous devez suivre les tendances technologiques. 

Vous pouvez mettre en place un chatbot sur votre site web pour interagir avec vos clients et vous appuyer sur l’intelligence artificielle pour améliorer l’expérience client, ou si vous remarquez que vos clients sont plus actifs sur une plateforme sociale comme Twitter ou Instagram, vous pouvez orienter vos efforts technologiques dans ce sens. 

Vous devez toujours rester à l’affût de la prochaine grande innovation en matière de communication avec vos clients, car non seulement elle fidélisera vos clients, mais elle attirera aussi de nouveaux clients.  

 

4. Rapidité et efficience

Investir dans la technologie vous fera gagner beaucoup de temps. En automatisant votre flux de travail et vos processus, vous réduisez le travail manuel intensif et une tâche qui prend normalement quelques jours à votre équipe peut ne prendre que quelques minutes ou quelques heures avec les bons outils informatiques. 

 

5. Flexibilité de l’entreprise

Avoir la capacité et l’agilité de répondre aux besoins changeants de votre entreprise et à un environnement en constante évolution est la clé du succès. Une entreprise est faite pour évoluer au fil du temps, relever des défis et être témoin de nombreux changements en général. 

Grâce aux nouvelles technologies, vous disposez des outils et de la souplesse nécessaires pour appréhender toute situation qui pourrait se présenter à vous. Vous pouvez progresser vers de nouveaux marchés et opportunités, vous pouvez cibler de nouveaux clients, créer de nouveaux produits ou services…

 

Comment trouver le bon logiciel pour votre entreprise ?

L’objectif principal n’est pas de trouver le meilleur logiciel, mais de trouver le logiciel qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Les tendances technologiques vont et viennent, mais le bon logiciel vous accompagnera pendant longtemps.

La première chose que vous devez faire est d’analyser vos besoins et les domaines d’amélioration possibles. Une fois que vous avez analysé votre situation actuelle et les outils existants, vous pouvez commencer à comparer les différents logiciels qui répondent à vos critères.

Vous voudrez commencer vos recherches en filtrant les options et en dressant la liste des meilleurs outils pour votre équipe, votre flux de travail et vos objectifs. Si vous faites vos recherches correctement, vous éviterez de devoir changer de solution par la suite. 

Ensuite, vous devrez déterminer le budget que vous êtes prêt à consacrer à ce nouveau logiciel et essayer de rester dans les limites de votre budget. 

Veillez à choisir un logiciel personnalisable, qui s’adapte à vos besoins et s’intègre aux autres logiciels que vous utilisez actuellement. Surtout, vous voulez que vos employés s’y habituent et s’y familiarisent dès que possible.  

Découvrez la meilleure application de feuille de temps et de gestion de projet

La gestion des feuilles de temps est une activité cruciale pour chaque entreprise, que ce soit pour le suivi de la présence des employés ou celui du temps passé sur chaque tâche ou projet dédié à un client.

Le suivi manuel est une méthode inefficace qui est sujette à beaucoup d’erreurs. De plus, lorsque vous êtes en plein travail, la dernière chose que vous voulez c’est de perdre du temps à compter vos heures de travail et veiller à ce que vos employés soumettent leurs feuilles de temps à l’heure. C’est contre-productif et ça vous fait perdre du temps qui pourrait être consacré à des tâches à valeur ajoutée.

Pour remédier à ça, une application de gestion des feuilles de temps est la solution idéale. Plutôt que d’interrompre votre flux de travail pour surveiller l’heure, une application de gestion des feuilles de temps vous permet de gérer automatiquement votre temps tout en vous permettant de générer automatiquement les factures pour vos clients.

Dans cet article, nous vous présentons les huit meilleures applications de gestion des feuilles de temps et leurs caractéristiques afin de vous aider à faire un choix éclairé.

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de temps?

  1. Mobile Punch 
  2. Harvest
  3. Clockify
  4. Toggl 
  5. TimeCamp
  6. RescueTime
  7. Everhour
  8. Hubstaff

 

Qu’est-ce que la gestion du temps?

La gestion du temps fait référence au processus d’organisation, de division et de planification de votre temps entre des activités spécifiques. Une bonne gestion du temps vous permet de travailler plus efficacement tout en consacrant moins d’heures et de ressources.

Des outils de gestion du temps efficaces peuvent vous aider à en faire plus en moins de temps. Aujourd’hui, il existe de nombreuses applications efficaces sur le marché qui vous aideront à maximiser votre temps et à automatiser vos tâches de routine.

 

Avantages d’une application de gestion des feuilles de temps

Avoir une application de gestion des feuilles de temps au sein de votre entreprise vous permet de gagner en productivité, en efficacité et en temps. Voici les avantages d’un logiciel de temps et comment ils peuvent vous aider quotidiennement :

 

Qu’est-ce qui fait une bonne application de gestion des feuilles de temps ?

Pouvoir suivre et bien gérer vos feuilles de temps grâce à un logiciel est très avantageux à condition que l’application dispose des fonctionnalités nécessaires pour assurer son bon fonctionnement et maximiser son utilité pour l’entreprise.

Une application de suivi de temps dont le degré de précision est élevé non seulement augmente la confiance de vos clients, mais vous permet aussi de savoir comment vous passez votre temps afin de pouvoir analyser les résultats et prendre des décisions plus rentables dans le futur.

Voici quelques facteurs à prendre en compte pour le choix de votre logiciel de gestion de temps:

Suivi en temps réel

Un bon logiciel de gestion de feuilles de temps vous offre un suivi en temps réel, c’est-à-dire que vous pouvez suivre vos équipes, qu’elles soient au bureau ou sur le terrain. Vous pouvez accéder à toute l’info dont vous avez besoin à partir de n’importe où et de n’importe quel dispositif (Android, ios, etc.). Vous avez une vue globale de l’ensemble de vos projets et travailleurs, ce qui vous permet de mieux contrôler vos délais et l’allocation des ressources.

Rapports personnalisés

Les outils de reporting font la différence entre une bonne application de gestion des feuilles de temps et un logiciel médiocre. Les applications les plus performantes disposent de tableaux de bord et de rapports personnalisables qui permettent aux cadres de répartir le temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel efficacement par projet, personne ou client.

Automatisation des factures

Un logiciel de suivi des feuilles de temps efficace vous permet de créer automatiquement des factures précises à partir des données collectées dans l’application. Il vous permet également d’exporter ces données dans des fichiers PDF ou autres afin que vous puissiez les partager avec les personnes concernées.

 

Les 8 meilleurs logiciels de gestion des feuilles de temps

1. Mobile Punch

Finie la course aux feuilles de temps et le gaspillage de papier. Mobile Punch est l’application numéro une dans le marché qui vous permet de simplifier la gestion de temps, gagner en productivité et gérer vos projets en temps réel en toute simplicité !

La gestion des feuilles de temps se fait automatiquement à partir d’un système de géolocalisation du personnel qui permet à vos employés de « puncher » leur arrivée et leur départ depuis leur lieu de travail et même sans connexion internet. Grâce à cette fonction, vous savez exactement combien de temps vous et votre équipe passez sur chaque projet ou tâche.

Mobile Punch vous donne aussi la possibilité de générer automatiquement des bons de travail, des soumissions et des factures que vous pouvez signer ou modifier à travers l’application mobile.

Voici un aperçu des fonctionnalités clés de l’application:

Calculer vos économies 

 

2. Harvest

Parmi les applications les plus performantes en matière de time tracking, Harvest est une excellente option pour le soutien de vos équipes. L’application offre de nombreuses fonctionnalités de suivi de temps, de dépenses et de facturation.

Harvest a été conçue pour gérer une charge de travail collaborative d’une manière claire et facile à comprendre afin que tous les membres de votre équipe puissent y avoir accès et l’utiliser à tout moment que ce soit en ligne ou hors ligne. L’application peut automatiquement envoyer des rappels aux employés pour soumettre leurs feuilles de temps afin de les transférer à l’administrateur qui se chargera de les modifier, examiner et approuver.

Cet outil de travail permet notamment la gestion des projets et des clients, la création de rapports, la génération de factures, mais aussi l’intégration à une longue liste d’applications de travail collaboratif ou de facturation.

3. Clockify

Clockify est un outil spécifiquement conçu pour le suivi de temps et la gestion des feuilles de temps. Il est totalement gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs et de projets. Le logiciel vous permet de suivre le temps consacré à l’exécution d’un projet ou d’une tâche, d’ajouter, modifier ou supprimer du temps manuellement sur les feuilles de temps mais aussi de générer des rapports visuels que vous pouvez exporter sous forme de fichiers PDF ou Excel.

De plus, des options intégrées dans l’application vous donnent une visibilité générale sur tous les minuteurs en cours d’exécution et des champs personnalisés pour chaque membre de l’équipe.

 

4. Toggl

Toggl est un outil gratuit de suivi des feuilles de temps pour les entreprises pour un maximum de 5 utilisateurs. L’application est facile à utiliser puisque vous pouvez chronométrer une tâche ou un projet sans vous soucier des détails techniques tout de suite, vous pouvez lancer le minuteur et y revenir plus tard pour remplir les détails.

Toggl vous permet de suivre le temps que vous passez sur chaque activité, de gérer vos entrées de temps en le modifiant, spécifiant ou supprimant et de générer des rapports que vous pouvez exporter par la suite.

De plus, cette application de tracking s’intègre parfaitement avec toutes les applications Web à savoir Google Docs, Google Sheets… et vous propose des modèles de gestion de projets qui vous facilitent la tâche.

Une des fonctionnalités qui fait la différence avec Toggl, c’est la détection de l’inactivité. Si l’application détecte que votre ordinateur est inactif mais qu’une minuterie est toujours en cours d’exécution, elle vous donne les moyens de corriger ce bloc de temps enregistré, mais non utilisé.

 

5. TimeCamp

TimeCamp propose une application de suivi visuel du temps passé sur vos projets et votre travail en un clic. L’outil vous donne accès à des fonctionnalités de base pour le suivi des feuilles de temps et des employés en temps réel en plus de vous faciliter la facturation.

Vous pouvez suivre un nombre illimité de projets de manière automatique et ensuite modifier les entrées de temps afin de générer des rapports pertinents. L’application s’intègre avec de nombreuses applications d’entreprise à savoir Asana, Basecamp et bien d’autres.

 

6. RescueTime

RescueTime est un outil de travail spécialisé dans le suivi automatique du temps afin de tracker votre niveau de productivité. Cela vous permet de générer des rapports visuels et hebdomadaires.

RescueTime suit le temps que vous passez sur différentes plateformes Web et les classifie en fonction d’un ensemble de règles. L’une de ses fonctionnalités les plus intéressantes, c’est que cette classification lui permet de bloquer les distractions. Elle vous propose un bloqueur de sites web distrayants nommé FocusTime qui vous permet de bloquer l’accès à certains sites.

 

7. Everhour

Everhour est un logiciel de planification simple et facile d’utilisation qui vous permet de gérer votre temps en se synchronisant avec les applications d’entreprise que vous utilisez déjà. Par conséquent, vous pouvez travailler sur vos projets plus rapidement puisque tous les détails de vos projets sont automatiquement synchronisés sur l’application.

Grâce à Everhour, vous pouvez commencer la minuterie à n’importe quel moment sur n’importe quelle application que vous utilisez. Additionnellement, lorsqu’elle est utilisée en collaboration, l‘application vous permet de suivre le temps des employés et leur disponibilité afin d’assigner à chaque membre de l’équipe des tâches ou un projet spécifique.

Bien que l’application dispose d’un outil de facturation, il est peu développé donc, il est préférable d’intégrer l’application avec un logiciel spécialisé en facturation ou comptabilité.

 

8. Hubstaff

Le logiciel Hubstaff vous fournit des feuilles de temps simples qui vous aident à faire un suivi du temps des employés. Cette application vous offre plusieurs fonctionnalités à savoir : pouvoir ajouter du temps manuellement, facturation de vos employés et leur paie, suivi du temps et de l’état d’un projet pendant que vous travaillez et ultérieurement génération des rapports utiles.

Hubstaff s’intègre à de nombreuses applications de gestion de projet d’entreprise à savoir Asana, Basecamp et Zoho Projects.

Quand on gère une entreprise, les tâches bureaucratiques ont tendance à ralentir le rythme du travail et à rendre la gestion des feuilles de temps et de paie complexe. Ne pas avoir une base de données facile à manipuler augmente le risque d’erreurs et fait perdre beaucoup de temps à l’entreprise.

Pour une meilleure gestion de tous vos projets, il peut être judicieux de recourir à la technologie qui peut vous aider à mieux vous organiser et par la même occasion à mieux satisfaire vos clients.

Les avantages de la technologie pour votre entreprise

Le temps c’est de l’argent, alors n’en perdez plus

Décrypter les feuilles de temps de chaque employé nécessite beaucoup de temps alors que ce travail pourrait être accompli de façon rapide et précise par un horodateur mobile avec des poinçons géolocalisés. Ces heures de travail payées devraient être investies dans des tâches plus importantes et rentables.

Un suivi constant des coûts de vos projets

Les contrats de construction sont dans la plupart des cas forfaitaires. Ce genre de contrats dont le prix est fixé à l’avance nécessite une gestion parfaite du temps. Si éventuellement vos ouvriers travaillent des heures supplémentaires, ce sera à vous de payer, car vous ne pouvez plus les facturer. Si vos travaux sont à ‘’cost’’ plus il faut avoir de bons outils pour que votre donneur d’ouvrage ou client paie toutes les heures attribués à votre projet.

La gestion des salaires et des taux CCQ

Les taux CCQ varient dans les divers secteurs de la construction et celui-ci est différent pour les apprentis vs un compagnon. Si un ouvrier travaille dans des projets résidentiels, institutionnels et commerciaux en même temps, le traitement des paies peut être assez difficile sans de bons outils et les erreurs peuvent survenir.

Et surtout, mieux satisfaire vos clients

Lorsque vous avez toutes les étapes des projets archivées selon le temps de leur déroulement, vous pouvez donner des preuves concrètes à vos clients de l’avancée des projets. Ceci vous permettra de gagner leur confiance et ils seront à l’aise de renouveler leur contrat avec vous.

Meilleure application pour simplifier vos processus d’entreprise

Mobile-Punch comprend la complexité de la gestion des projets

Le fondateur de Mobile-Punch, qui était dans le domaine de la construction, a compris que les tâches administratives exigeaient beaucoup de temps en dépit des heures passées dans le chantier. Ainsi, pour réduire le temps accordé à la gestion des feuilles de temps et autres tâches bureautiques, il a créé l’application Mobile-Punch, une solution qui est aujourd’hui utilisée par des milliers d’entreprises, et ce, dans différents secteurs. Elle permet de gérer vos projets en temps réel tout en vous permettant de faire des économies importantes.

Un outil pratique et utile

Mobile-Punch est disponible en français et en anglais et fonctionne sur tous les appareils mobiles Android et iPhone. Cette application regroupe plus de 25 000 utilisateurs qui l’utilisent pour plusieurs raisons :

Les partenaires de Mobile-Punch

Mobile Punch peut être utilisé par les petites et grandes entreprises de diverses industries. Étant compatible avec plusieurs logiciels comptables et services de paie, Mobile-Punch a su gagner la confiance de plusieurs partenaires tels que:

Punch-Mobile est également membre de diverses associations et jouit d’un large réseau.

Mobile-Punch: des solutions pour tous vos problèmes d’horaires de travail

La gestion des ressources humaines

Un meilleur ajustement à tous les imprévus du quotidien et une flexibilité adéquate pour assurer la meilleure productivité de vos employé à travers divers outils :

Calcul des heures de travail

Un outil simple et rapide qui permet de comptabiliser le temps de travail des employés et de générer automatiquement les feuilles de temps. Mobile Punch vous garantit une meilleure gestion de vos effectifs en suivant en temps réel vos projets pour pouvoir procéder aux modifications voulues et améliorer votre rendement.

Géolocalisation

Cet outil permet lors du punch de suivre la position géographique de tous les employés même sans connexion internet. Elle permet une meilleure organisation et répartition des tâches pour tous les membres de votre équipe afin d’établir la stratégie qui convient le mieux à votre entreprise.

La gestion de la paie

Les bulletins de paie deviennent un véritable jeu d’enfant quand vous possédez toutes les informations dont vous avez besoin avec les mises à jour adéquates. Mobile-Punch vous offre le support nécessaire pour un traitement de paie précis :

Gestion des horaires de travail

Un système de gestion des horaires des employés permet de générer plus de profits grâce à un calcul précis du temps de travail et ce sur vos divers projets en même temps. Votre temps sera optimisé et ça vous permettra d’économiser de l’argent.

Rapports de paie précis

Le système intégré de Mobile-Punch vous permet d’exporter les rapports de paie que vous générez selon la fréquence que vous souhaitez vers votre logiciel comptable ou bien de transmettre les données à votre service de paie (Desjardins, ACQ, APCHQ, etc.).

Une meilleure gestion de vos projets

Mobile Punch permet une communication entre tous les effectifs pour une centralisation des données qui vous donne un aperçu en temps réel de l’avancement de vos projets. De plus, l’agenda électronique vous permet de réaliser une répartition des tâches. Le personnel reçoit des notifications et peut visualiser les horaires ainsi que trouver toutes les informations dont ils ont besoin.

Le formulaire COVID pour le gouvernement

Cette option permet aux différentes entreprises qui utilisent Mobile-Punch d’assurer la sécurité de leurs employés. Ce formulaire répond aux exigences de la CNESST et INSPQ et propose des mesures pour la protection des employés et des clients. Pour s’assurer des respects de ces normes, l’application a intégré un formulaire COVID.

Les avantages de Mobile-Punch

  1. Une application de gestion des horaires qui calcule automatiquement les heures de travail. Elle enregistre les heures facturables ce qui garantit une paie exacte à vos employés et une facturation simplifiée pour vos clients.
  2. Une meilleure gestion du temps, car les employés peuvent suivre le processus de travail et savent que vous pouvez à votre tour surveiller la progression en temps réel. Ceci aide à responsabiliser les employés et à augmenter leur niveau de productivité.
  3. Grâce aux horaires de travail établis, vous pouvez évaluer la capacité productive de votre équipe afin d’élaborer des plans pour vos projets. Vous pouvez ajuster les heures de travail et les délais selon la stratégie qui vous convient le mieux pour assurer la meilleure gestion de projet possible.
  4. Une évaluation pertinente du flux de travail vous permet de détecter rapidement les facteurs qui ralentissent vos projets afin de trouver des solutions adéquates.
  5. Une communication perpétuelle entre les employés et les gestionnaires pour un partage continu des mises à jour et ainsi un suivi de l’avancement des projets qui vous aide à respecter les budgets et les délais.
  6. Cette application vous aide à générer des informations précises sur l’avancement de vos projets ainsi que leurs délais. Ceci vous permettra d’obtenir de meilleurs résultats et surtout de gagner la confiance de vos clients.

Si vous voulez augmenter votre rentabilité tout en améliorant votre gestion de projets, n’hésitez pas à nous contacter.

La gestion quotidienne prend beaucoup de temps et c’est parfois difficile pour les gestionnaires et chefs d’entreprise de superviser le temps de travail des employés et de faire un suivi adéquat de leurs projets. C’est là que les applications de gestion des horaires de travail s’avèrent utiles. Un logiciel de gestion du temps est bien plus qu’un outil qui calcule les heures d’entrée et de sortie des employés.

Ce logiciel vous aide à devenir plus efficace, organisé et vous fait gagner du temps et de l’argent. Il offre des fonctionnalités uniques avec de multiples avantages pour votre organisation. Dans cet article, nous présentons le concept de logiciel de gestion du temps, nous expliquons ses fonctionnalités et détaillons ses nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’une application de gestion des horaires de travail?

Une application de gestion des horaires ou un logiciel de gestion des feuilles de temps, est un outil utilisé par les gestionnaires et les employés qui leur permet d’enregistrer les heures de travail consacrées à des tâches ou projets. En général, il est utilisé pour calculer le temps passé sur les tâches assignées et pour automatiser la paie ou la facturation aux clients. Cet outil est particulièrement utile pour ceux qui emploient des travailleurs indépendants et des travailleurs à l’heure.

De nombreuses entreprises utilisent des applications de gestion et de suivi pour mesurer leurs performances et la productivité de leurs équipes. Cela leur permet de mieux superviser l’avancement des projets et les tâches assignées. Les employés peuvent l’utiliser pour améliorer leur productivité et tirer parti de chaque minute de leur temps de travail.

Pourquoi utiliser une application de gestion des horaires de travail?

Les applications de gestion des horaires responsabilisent les équipes et les gestionnaires, car elles tiennent les employeurs informés sur des paramètres importants, tels que le nombre d’heures consacrées à des tâches individuelles, la date d’achèvement d’un projet et le temps qui y a été consacré.

Avantages d’utiliser une application de gestion des feuilles de temps

1. Facturation et paie précises

Les applications de gestion des horaires capturent tout ce que vous faites pendant que vous travaillez. Ainsi, au lieu d’avoir à déterminer comment calculer les heures de travail, ce logiciel le fait automatiquement pour vous. Le logiciel enregistre les heures facturables, ce qui vous permet de facturer plus facilement vos clients. Vous ne pouvez pas vous fier à vous-même ou aux membres de votre équipe pour estimer le temps passé sur une tâche ou un projet spécifique. Une estimation approximative n’est pas la même chose qu’un nombre exact d’heures et de minutes. En suivant les heures de travail de vos employés, vous vous assurez qu’ils sont payés équitablement.

2. Amélioration de la productivité des employés

En gérant le temps de vos employés, vous surveillez leurs heures de travail et leur progression en temps réel. Les employés peuvent avoir une vue d’ensemble de leur processus de travail, savoir quand ils sont plus concentrés et quand ils sont moins productifs, combien de temps ils consacrent à chaque tâche ou s’ils sont en retard pour un projet. Ils peuvent apprendre à mieux gérer leur temps afin d’être plus productifs.

3. Améliorer la gestion des projets

Afin de créer une stratégie de gestion de projet réussie, vous devrez élaborer un plan en fonction de facteurs tels que la demande des clients, la capacité productive de l’équipe, l’étendue du travail et les délais. Si vous savez combien d’heures sont consacrées à chaque projet, vous pouvez facilement adapter les horaires de travail. En fonction de la capacité de votre équipe, vous pouvez réaffecter les heures, modifier les délais et établir des priorités pour les projets futurs. Une application de suivi du temps de travail des employés est un outil essentiel pour améliorer la gestion des projets.

4. Évaluer le flux de travail de l’équipe

Les applications de gestion des horaires en entreprise enregistrent le début et la fin de la journée de travail des employés. Ils surveillent également tout ce qui se passe entre les heures de travail:  réunions, tâches de projet, rencontres avec des clients, etc. Ainsi, ils vous permettent d’analyser le flux de travail de l’équipe et d’identifier des irrégularités, comme par exemple, lorsque vos employés terminent une tâche d’une heure en trois heures. De cette façon, vous pouvez trouver la cause qui les a ralentis et fournir des solutions ou des ressources qui empêcheront un tel retard de se reproduire dans le futur.

5. Faire un suivi des « tâches invisibles »

Outre les projets de travail, il y a aussi des tâches qui semblent ne prendre que quelques secondes à accomplir, mais auxquelles on consacre beaucoup de temps. Il s’agit des tâches invisibles qui ne sont souvent pas signalées, comme les temps d’appel des clients et les réponses aux courriels. Les applications de gestion du temps de travail des employés, saisissent tout ce qui se passe au cours d’une journée de travail. Elles aident les employés à quantifier ces tâches et à les prendre en compte lors de la préparation d’un plan de travail hebdomadaire.

6. Communiquer les progrès

Ce logiciel permet également aux employés et aux gestionnaires de mieux communiquer l’avancement des tâches. Les employés peuvent partager les mises à jour de l’état d’avancement des projets avec leurs gestionnaires. La possibilité de suivre l’avancement d’un projet peut vous donner un aperçu du budget de votre projet. Cela vous aide également à rester sur la bonne voie et à livrer les projets dans les délais.

7. Améliorer la satisfaction des clients

Lorsque vous êtes à l’heure pour vos projets, vous gagnez la confiance de vos clients. Une application de gestion du temps de travail vous aidera à obtenir de bons résultats et à bâtir une relation de confiance avec votre client. Vous pourrez tenir le client informé en lui envoyant des informations précises sur l’avancement du projet et le temps estimé. Vous pourrez également vous assurer que votre équipe réalise les projets dans les délais et dans les limites du budget.

8. Accroître la responsabilité

Un élément majeur du succès d’une équipe est de s’assurer que chaque membre de l’équipe se sent valorisé et reçoit une reconnaissance pour son travail. La gestion du temps de vos employés permet de responsabiliser vos équipes. Vos gestionnaires savent quels employés ont accompli certaines tâches et quels sont les employés les plus productifs. Le travail acharné doit être reconnu, afin que vous puissiez faire savoir à vos employés que vous appréciez leur travail et leur dévouement. Ce feedback peut facilement augmenter leur niveau de productivité.

9. Plus de transparence

Le logiciel de gestion du temps des employés garantit une transparence totale aux membres de l’équipe sur les tâches effectuées et la durée d’exécution d’un projet. Ainsi, les employés sentent que leur travail ne passe pas inaperçu.

Besoin d’aide pour organiser votre flux de travail? 

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une application de gestion des horaires de travail?

Outre la gestion des heures de travail de vos employés, ce logiciel a diverses utilisations qui peuvent vous aider à atteindre les objectifs de votre entreprise. Voici les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des horaires des employés :

Les feuilles de présence ou les rapports de pointage des employés centralisent les informations relatives aux heures facturables, y compris les jours fériés, les congés et bien plus. Les clients peuvent ainsi être facturés de manière transparente et précise. De plus, en tant que gestionnaire, vous pouvez payer et récompenser vos employés équitablement pour le travail accompli.

En général, un système de gestion de projet nécessite des fonctions de gestion du temps. C’est pourquoi les logiciels de suivi du temps des employés comprennent des fonctions essentielles de gestion de projet. Les chefs d’équipe peuvent fixer des délais, attribuer des tâches aux employés et suivre l’avancement des projets. Un logiciel de suivi du temps vous aide à prévoir les délais, le coût d’un projet, à respecter vos objectifs hebdomadaires et vos responsabilités mensuelles.

Cette fonction vous permet de facturer les clients avec exactitude. Grâce au suivi automatisé du temps, les heures de projet non facturées sont facilement transformées en factures. Grâce à la fonction de feuille de temps déjà disponible, le processus de facturation en ligne est facilité sans avoir à se soucier des erreurs de concordance. Vous évitez ainsi les conflits avec vos employés ou vos clients.

Vous devez déterminer le temps passé à réaliser des tâches invisibles telles que les appels téléphoniques, les réunions avec les clients et l’équipe, les réponses aux courriels, les déplacements dans les locaux, etc. Ces tâches peuvent sembler sans intérêt, mais elles peuvent facilement vous faire perdre une grande partie de votre temps. Le suivi de ces tâches vous permet de les prendre en compte dans l’estimation de votre projet.

Vous pouvez créer des rapports détaillés et personnalisés, adaptés à l’activité de votre entreprise. Vous pouvez convertir les données en rapports visuels, tels que des tableaux et des graphiques afin d’analyser les performances globales de votre équipe et de l’organisation. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées pour assurer la croissance de l’entreprise.

La fonction de notification permet de s’assurer que les membres de l’équipe restent sur la bonne voie avec leurs projets en créant des alertes. Par exemple, un employé peut recevoir un rappel de l’approche de la date de livraison d’un projet et des échéances des tâches. Cela permet aux employés d’être performants et de respecter leur calendrier. Ces notifications peuvent être envoyées automatiquement aux employés par courrier électronique ou directement sur leur téléphone.

Meilleure application de gestion des horaires de travail

Mobile Punch est l’application de gestion des horaires de travail la plus populaire au Canada en raison de son interface conviviale. Notre application est très simple à installer et à utiliser, et elle est disponible en français et en anglais pour les appareils Android et iOS. L’application permet aux employés de saisir leurs heures d’arrivée et de départ à l’aide de leur cellulaire ou de leur tablette. Notre système de suivi du temps calcule automatiquement les heures de travail des employés, il dispose même d’un mode hors ligne pour s’assurer qu’aucune information n’est perdue lorsque les employés ou les gestionnaires n’ont pas accès à Internet.

Il est également doté d’une fonction de géolocalisation qui confirme la position du lieu de travail (localisation GPS) lorsque les employés entrent et quittent les lieux. Les chefs d’équipe peuvent facilement gérer leur équipe en modifiant les horaires, en créant des plans de travail, en ajoutant des tâches et en affectant des employés à des projets. Les employés reçoivent instantanément les informations relatives au projet. Ils ont également accès au fichier de projet afin de pouvoir consulter, envoyer ou télécharger les détails des tâches sur lesquelles ils doivent travailler.

Mobile Punch vous aide à optimiser votre temps afin que vous puissiez atteindre vos objectifs d’affaires. Vous avez accès à vos données n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil.

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Connaissez-vous la valeur de chacun de vos employés ? Le calcul précis des heures de travail de vos employés peut vous aider à prendre des décisions éclairées visant à optimiser la productivité et la rentabilité de votre entreprise. C’est le meilleur moyen de vous assurer que vos employés sont payés équitablement. Cet exercice vous donne aussi des indications qui permettent de déterminer si vous devez déléguer ou externaliser certaines tâches. Dans cet article, nous vous expliquons comment calculer le temps de travail étape par étape et vous donnons quelques conseils utiles.

C’est quoi les heures de travail ?

Avant de commencer à calculer les heures de travail, il est important que vous compreniez les différents paramètres des heures de travail qui existent. Les entreprises rémunèrent les employés par heure de travail effectuée ou sur la base d’un salaire fixe. Les employés payés au salaire fixe gagnent la même somme d’argent par mois/année, quel que soit le nombre d’heures de travail effectuées. Par conséquent, à moins qu’un employé ne soit salarié, ses heures de travail entrent dans l’une de ces trois catégories :

(Note: Les normes peuvent varier selon la convention collective signée entre le syndicat et les employeurs. Comme exemple, dans le domaine de la construction, le maximum d’heures permis sans avoir à payer un surplus est différent des normes en pratique pour les travailleurs non couverts par une convention collective. Pour en savoir davantage sur les normes du domaine de la construction, nous vous invitons à visiter le site de la CCQ.) 

Le temps plein est la durée maximale qu’un employé peut travailler pendant une certaine période, généralement une semaine. Au Canada, selon la loi, le maximum qu’un employé peut travailler par semaine est de 40 heures, après quoi, les heures travaillées au-delà sont considérées comme des heures supplémentaires et les employés ont droit à une compensation supplémentaire.

Les employeurs peuvent fixer des montants différents pour le temps plein tant que cela ne dépasse pas 40 heures par semaine, ce qui donne à l’employeur une certaine flexibilité pour choisir l’horaire de travail idéal qui convient à la fois à l’employé et à l’entreprise. Les entreprises qui choisissent d’employer leurs travailleurs à temps plein sont tenues de leur fournir certains avantages, comme l’assurance médicale.

Juridiquement parlant, il n’y a pas de nombre d’heures obligatoire pour qu’un emploi soit considéré comme un emploi à temps partiel. L’employeur définit donc ses heures à temps plein en fonction de la politique de l’entreprise et, sur cette base, fixe la limite supérieure des heures à temps partiel.

Le temps partiel est tout temps de travail inférieur à la limite de temps plein définie par l’entreprise. En règle générale, les employeurs fixent cette limite à la moitié des heures à temps plein. Ainsi, si le temps plein d’une entreprise est de 40 heures, le temps partiel se situe entre 20 et 25 heures par semaine. Cependant, un emploi à temps partiel ne donne pas droit à autant d’avantages qu’un emploi à temps plein (assurance médicale, jours de vacances, etc.). Les employeurs peuvent choisir d’offrir ces avantages aux salariés à temps partiel, mais ils ne sont pas tenus de le faire.

Les heures supplémentaires représentent le nombre d’heures qu’un employé travaille en dehors de ses heures à temps plein (généralement 40 heures par semaine). Selon la loi, un employé qui fait des heures supplémentaires a droit à 1,5 fois son salaire normal. Ce nombre est également appelé “temps et demi”. Ainsi, un employé qui gagne régulièrement 30$ de l’heure recevra une compensation de 45$ s’il fait des heures supplémentaires. Cependant, en tant qu’entreprise, il est recommandé de maintenir les heures supplémentaires au plus bas niveau possible, car cela peut affecter votre budget de travail, vos bénéfices, vos impôts…

Si vous envisagez de donner beaucoup d’heures supplémentaires à votre employé à temps plein, pensez plutôt à engager un employé à temps partiel. Ce dernier vous coûtera moins cher et donnera à votre employé à temps plein un peu de temps libre pour se reposer et mieux se concentrer sur son travail. Il est important de noter que les entreprises ne sont pas tenues de payer les heures supplémentaires pour leurs employés travaillant sur une base salariale ni pour leurs employés à temps partiel qui n’ont pas dépassé les 40 heures par semaine. 

 Qu’est-ce que le vol de temps au travail?

Déterminer comment votre entreprise enregistre les heures de travail

Il est important de déterminer comment vous allez enregistrer les heures de travail afin de tenir un registre précis de toutes les heures travaillées par vos employés. Cela peut également être utile lorsque vous effectuez un audit.

Voici les méthodes les plus courantes pour enregistrer les heures de travail:

Feuilles de pointage manuscrites

Les employés notent leurs heures de travail sur un document ou une carte de pointage et le remettent à leur employeur, généralement une fois par semaine ou toutes les quelques semaines.

Horloge mécanique

Une horloge mécanique est une horloge qui imprime la date et l’heure sur une carte de pointage lorsqu’il commence et arrête de travailler. Le gestionnaire/employeur calcule ensuite les heures en fonction de ces informations.

Horloge électronique

Une horloge électronique fonctionne de la même manière qu’une horloge mécanique, mais sans papier. L’employé place un badge, son empreinte digitale devant l’appareil, et celui-ci tamponne/enregistre une carte de temps numérique pour enregistrer la date et l’heure.

Logiciel informatique

Grâce à un système de suivi informatisé, les employés peuvent enregistrer leur temps de travail avec un logiciel d’horloge sur leur ordinateur ou téléphone portable. Pour ce faire, ils se connectent à une application ou à un site web et appuient sur un bouton à l’heure de début et de fin. Le logiciel calcule alors automatiquement les heures travaillées.

Astuces pour calculer précisément les heures travaillées

1. Déterminer l’heure de début et de fin

Si vous comptez utiliser une des méthodes manuelles, par exemple une feuille de calcul manuscrite, vous devrez déterminer les heures d’arrivée et de départ de vos employés chaque jour. Pour cela, vous aurez besoin que vos employés soient précis avec les heures écrites et ne pas laisser de minutes ou écrire une heure approximative.

2. Choisir un format d’heure

Cela peut sembler étrange, mais le format de l’heure peut rendre le calcul des heures de travail plus facile ou plus difficile à long terme. Le calcul du temps de travail des employés est assez simple lorsque les enregistrements sont effectués correctement et avec précision, et lorsque le format horaire est compris par tout le monde. En fait, il existe deux principaux formats d’heure qui sont utilisés : l’heure standard et l’heure militaire.

Le format d’heure standard est le format qui est utilisé sur la plupart des horloges: l’heure de un à douze. Il nécessite l’ajout de “a.m.” ou “p.m.” afin de différencier les heures du matin et de l’après-midi. L‘heure militaire compte les heures du matin comme dans le format standard, mais après 12 heures de l’après-midi, il commence à compter en ajoutant douze à l’heure. Dans le format de l’heure militaire, il n’est pas nécessaire d’utiliser “a.m.” ou “p.m.” puisque vous pouvez différencier le matin de l’après-midi selon l’heure affichée.

Pour convertir l’heure standard en heure militaire, vous devez ajouter 12 heures aux heures de l’après-midi, par exemple: 5:00 p.m. devient 17h00, tandis que 8:25 a.m. reste 8h25. L’adoption du format 24h (format d’heure militaire) est beaucoup plus facile lors du calcul manuel des heures de travail. Par exemple, si un employé est arrivé à 8h00 et est parti à 16h00, le calcul des heures travaillées par cet employé consiste simplement à soustraire 8 de 16, ce qui nous indique que cet employé a travaillé 8 heures ce jour-là.

3. Définir une politique d’arrondi

Habituellement, vos employés ne pointeront pas à des heures précises. Certains seront en avance et d’autres en retard, et c’est là que réside l’importance d’une politique d’arrondis. Les heures de début et de fin sont souvent décalées de quelques minutes, vous devez donc arrondir à la hausse ou à la baisse. La meilleure façon de procéder est de comptabiliser les heures de travail par tranches de 15 minutes, les 7 premières minutes étant arrondies à l’unité inférieure et le reste à l’unité supérieure.

4. Soustraire le temps de pause non rémunéré

Lors du calcul du temps de travail, il est également important de tenir compte d’autres facteurs, tels que les pauses, les jours de congé, etc. De même, les pauses non rémunérées, comme le fait de se rendre à un rendez-vous chez le médecin, doivent être soustraites des heures de travail.

Cela s’applique également aux jours de congé non rémunérés et congé sans solde. Dans ce cas, l’employeur peut déduire ces jours du temps de travail mensuel/hebdomadaire de l’employé.

5. Trier les heures de travail en catégories si nécessaire

Selon le secteur d’activité, un employé peut exercer différents emplois avec des salaires différents. Par exemple, dans le secteur de la restauration, une personne peut travailler comme serveur/serveuse ainsi que comme hôte/hôtesse, qui ont tous deux des taux de rémunération différents.

Dans ce cas, il est important de séparer les heures de travail pour chaque travail effectué afin que l’employé puisse être rémunéré en conséquence et de manière équitable. Cela peut facilement devenir un problème juridique, c’est pourquoi il est crucial de garder une trace de ce que fait l’employé et du montant de sa rémunération pour ce travail. D’où l’importance de créer des catégories.

6. Comptabiliser les heures pour la semaine puis pour l’année

Dans cette étape, il vous suffit de calculer la valeur d’une semaine entière de travail, puis une année entière de travail. Pour ce faire, il suffit de parcourir et de totaliser les heures travaillées par chaque employé, sans oublier les catégories pour lesquelles chaque employé a travaillé (le cas échéant) et les pauses non rémunérées. Une fois que vous connaissez le nombre d’heures travaillées par un employé, il suffit de multiplier ces heures par le taux de rémunération.

Ensuite, il est encore plus facile de calculer le nombre d’heures de travail dans une année entière en multipliant le salaire hebdomadaire obtenu par le nombre de semaines travaillées dans l’année. En réalité, il y a 52 semaines dans une année, mais il faut soustraire du total annuel de l’employé les jours de vacances non payés, les jours de congé non payés…

Besoin d’aide pour le calcul des heures travaillées de votre entreprise?

De nos jours, la technologie est le meilleur allié des entreprises qui veulent rester compétitives sur un marché très saturé et faire évoluer leur activité. Cela n’est pas surprenant, car des outils technologiques tels que l’application Mobile Punch aident des milliers d’entreprises à économiser beaucoup de temps et d’argent. L’une des nombreuses fonctionnalités de cette application est le calcul des heures de travail qui permet de générer automatiquement des feuilles de temps précises à partir d’un appareil mobile. 

Votre personnel doit simplement saisir ses heures de début et de fin sur son lieu de travail. Grâce à notre système de géolocalisation, vous êtes même en mesure de valider les heures travaillées en surveillant la présence de vos équipes sur les chantiers. L’outil peut être personnalisé selon vos critères (pauses, jours de congé, etc.) et il est adapté pour les primes, le taux des heures supplémentaires, les jours fériés, etc. Vous pouvez même modifier les honoraires selon le secteur d’activité pour les employés dont le taux horaire varie en fonction du travail effectué. Et cerise sur le gâteau, l’outil vous permet de générer des rapports de paie au format PDF ou Excel, et d’exporter les données vers votre logiciel de comptabilité ou service de paie.

En savoir davantage

De nos jours, les technologies envahissent notre quotidien et nos habitudes, que ce soit au niveau personnel mais aussi professionnel. Nous sommes désormais entourés d’appareils électroniques, de notre téléphone portable et ordinateur à notre télévision et appareils ménagers. Néanmoins, lorsqu’il s’agit d’intégration de nouvelles technologies en entreprise, le changement est rarement facile et peut représenter un défi de taille si les employés résistent à ce dernier. Parfois, même le mot changement peut susciter des réticences.

Mais aussi difficile que soit le changement, la technologie est en constante évolution et en l’intégrant dans votre entreprise, elle peut vous apporter de grands avantages. Tel est le cas dans l’intégration d’une nouvelle application mobile comme Mobile Punch.

Conseils pour faciliter l’adoption technologique dans votre entreprise

L’intégration d’une nouvelle technologie dans votre entreprise peut certainement vous faciliter la vie et représenter une opportunité de croissance. Ceci dit, il faut que vos employés soient à bord et prêts à l’accueillir. Voici donc, quelques conseils pour faciliter le processus de l’adoption technologique dans votre entreprise.

Définissez clairement votre vision et la technologie en question

Il faut garder en tête que cette résistance que présentent les employés au changement vient principalement du confort des « habitudes » de comment les choses sont faites et de l’ignorance qu’elles peuvent être faites différemment. Et donc, pour remédier à ça, rien de mieux qu’une introduction claire, précise et transparente du changement et dans ce cas, de la nouvelle technologie.

Le changement doit commencer tout en haut, ce qui signifie que la direction doit prendre en charge de réunir les employés et leur présenter leur vision et le pourquoi du comment de l’adoption de cette nouvelle technologie. Il est important, dans ce sens, de créer un sentiment d’urgence quant à la nécessité du changement, en discutant ouvertement et de manière convaincante des conditions du marché mais aussi des avantages et bénéfices de ces nouvelles technologies.

Il serait utile, dans cette situation, d’avoir des orateurs enthousiastes ou des évangélistes de la technologie dans l’entreprise qui pourront pitcher le produit et convaincre les employés qu’il est dans le meilleur intérêt de l’entreprise et de son développement d’adopter la technologie sous peine de l’obsolescence des technologies déjà adoptées ou des concurrent beaucoup plus agiles.

Améliorez la communication avec les employés

La communication représente un élément clé de la réussite ou non de l’adoption technologique au sein d’une entreprise, et c’est pour cette raison qu’il faut apprendre à communiquer efficacement mais surtout inviter les employés à participer dès le début. Ils devraient être en mesure d’exprimer leurs idées, leurs inquiétudes et leurs suggestions en se sentant écoutés et considérés.

Comme nous le savons tous, les êtres humains sont des créatures d’habitudes, donc tout changement risque de les brusquer. C’est pour cela, qu’il est important de préparer vos employés des mois à l’avance et non au moment venu. Dès le début du processus, discutez avec vos employés de la nouvelle technologie que vous prévoyez d’adopter. Ça leur donnera du temps pour s’habituer à l’idée, les motivera à réfléchir, à poser des questions…

L’innovation est un travail d’équipe qui repose sur une bonne communication et une collaboration adéquate entre ses membres. Vous devez alors communiquer avec force et efficacité sur cette technologie tout en impliquant toutes les personnes concernées. Impliquer les gens dès le début réduit leur résistance et le taux de rejet du produit. Dans ce sens, une communication cohérente vous aidera à comprendre leurs inquiétudes et préoccupations puis à y répondre efficacement.

Vous pouvez notamment avoir recours à des bulletins d’informations, des séances de discussion ou autres outils de communication pour vous assurer que vos employés sont bien informés à propos de la technologie, ainsi que de constituer un comité qui facilitera l’adaptation technologique.

Fournissez une formation de qualité

On dit souvent qu’une entreprise n’est aussi bonne que ses employés, et il en va de même pour les nouvelles technologies. Vous êtes sur le point d’investir du temps et de l’argent pour introduire cette technologie, et cette dernière ne sera aussi bonne que ses utilisateurs.

Il n’y a rien de pire que de voir un éléphant blanc technologique qui doit être mis au rebut. Et c’est pour ça qu’il est primordial d’assurer une formation de qualité à vos employés à cette nouvelle technologie. Cette dernière vous permettra de tirer profit de ses avantages au niveau de la productivité, des économies d’échelle et de l’efficacité si et seulement si elle est maniée par des personnes compétentes et bien formées.

La formation donnée doit être complète et approfondie, expliquez leur le fonctionnement de cette nouvelle technologie, de son rôle dans leurs missions, de ses retombées… sans oublier d’introduire une formation IT si nécessaire pour les personnes qui ne s’y connaissent pas. Impliquez-les dans les rencontres avec les fournisseurs de la technologie et dans les démonstrations de systèmes.

Assurez une transition fluide et rapide

Il est important de préciser que cela ne va pas à l’encontre de l’introduction qui doit être faite plus tôt, mais une fois que l’ensemble des employés ont pris connaissance de cette nouvelle technologie et de ses avantages respectifs, il est préférable de faire la transition sans retard indu ni traînée inutile. Sinon, l’impact de cette technologie risque d’être perdu et le personnel sera confronté à une situation d’incertitude et de frustration, tout en s’accrochant plus fort aux anciennes méthodes.

Ici, la direction doit faire preuve de détermination et fixer une date finale à laquelle l’entreprise passera à cette nouvelle technologie.

Demandez et écoutez leur feedback

Lors de l’introduction d’une nouvelle technologie, il y aura inévitablement des problèmes de démarrage ou d’adaptation en premier temps. Cela fait partie intégrante du processus de changement. Donc, durant cette période de transition, invitez vos employés à vous donner leur feedback, commentaires, interrogations et problèmes rencontrés afin que vous puissiez y remédier et ramener les solutions adéquates rapidement.

Privilégiez la mise en place d’un service d’assistance éphémère qui pourra vous aider à répondre à toutes leurs préoccupations et inquiétudes. Cela vous aidera aussi à améliorer cette nouvelle technologie pour le futur et faciliter son adaptation au sein de votre entreprise.

Les avantages de l’implantation de nouvelles technologies en entreprise

A cette ère du numérique, l’implantation de nouvelles technologies en entreprises est devenue indispensable pour assurer sa compétitivité et sa pérennité dans le marché. Ces dernières représentent de grands avantages à l’entreprise à savoir :

Rester à jour dans votre marché

Ce n’est plus un secret que la technologie est omniprésente dans notre quotidien, et que cette dernière se renouvelle de jour en jour. Alors, adopter de nouvelles technologies au sein de votre entreprise ne pourra que vous bénéficier et vous garantir de rester toujours à la pointe des dernières nouveautés. A la maison comme au travail, tout le monde s’attend à interagir ou à utiliser des outils modernes et pratiques pour faciliter l’exécution de leurs tâches.

Répondre à cette exigence vous assurera de faire face à la concurrence et de garder votre place dans le marché.

Amélioration de la productivité

L’introduction de nouvelles technologies dans une entreprise n’est pas chose facile et nécessite généralement un grand investissement. Néanmoins, il s’agit d’un investissement rentable qui vous aidera à améliorer votre productivité.

En effet, ces nouvelles technologies vous permettent d’adapter vos produits et services en fonction des besoins réels de votre clientèle, ainsi que d’augmenter votre visibilité, chose qui vous permettra de transformer vos prospects en clients, ce qui améliorera  votre performance globale à long terme.

Gain de temps, d’effort et d’argent

Avec la possibilité d’automatiser certaines tâches, l’introduction de nouvelles technologies constitue un énorme gain de temps, d’argent et de charge de travail des employés. De plus, en introduisant ces innovations dans les méthodes de travail, l’entreprise permet à ses employés de se consacrer à des missions plus importantes et avec plus de valeur ajoutée, chose qui les aidera à exploiter leur plein potentiel et à perfectionner leur travail.

Il s’agit d’une initiative réussie pour découvrir les talents des collaborateurs, dénicher de nouvelles opportunités, ce qui affectera certainement le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Comment motiver vos employés à utiliser votre nouvelle application?

S’engager dans un nouveau projet technologique et notamment l’adoption d’une nouvelle application n’est pas chose évidente. Face aux réticences des employés, plusieurs solutions s’offrent à vous pour les motiver à utiliser votre application :

 

Vous avez besoin d’une application technologique pour accélérer la croissance de votre entreprise?

La réponse est : Mobile Punch. Mobile Punch est l’application #1 pour simplifier la gestion de temps au sein de votre entreprise. L’application vous offre une panoplie d’avantages qui révolutionneront votre quotidien.

Avec Mobile Punch, la gestion de votre temps et vos projets est devenue accessible en un seul clic. En effet, l’application vous permet de réduire jusqu’à 50% des heures consacrées à la gestion des feuilles du temps, mais aussi de suivre vos projets en temps réel. De plus, vous bénéficiez de l’automatisation du transfert des heures travaillées vers votre comptabilité, ce qui vous évitera d’éventuelles erreurs ou anomalies.

L’application vous permet aussi de gérer vos équipes efficacement sur le terrain et de payer leurs heures travaillées avec précision grâce au système « Punch ».

Tout cela et bien plus rend Mobile Punch L’application à avoir pour croître votre entreprise, assurer sont développement et gagner en matière de temps et d’argent !

 

Si le système de suivi du temps de votre entreprise est obsolète et que vous utilisez toujours du papier et un cadran pour déterminer les heures travaillées, il est possible que certains employés volent du temps sur le lieu de travail.  Un collègue qui remplit la feuille de travail d’un ami… il existe plusieurs façons de voler du temps au travail. 

Malheureusement, le vol de temps coûte cher en argent et en productivité aux entreprises. D’ailleurs, selon certaines études, le vol de temps au travail peut coûter jusqu’à environ 7% de la masse salariale totale. C’est un pourcentage considérable, spécialement lorsque l’on considère que les petites entreprises peuvent consacrer jusqu’à 50% de leur revenu brut à la masse salariale. Par exemple, si votre entreprise génère 200 000$ cette année et que 100 000$ va aux coûts salariaux, le vol de temps pourrait coûter 7000 $ à votre entreprise. Cette réalité prend d’autant plus d’ampleur lorsque votre chiffre d’affaires augmente. 

À part l’argent perdu, il faut également considérer l’effet sur la productivité lorsque les employés ne travaillent toutes les heures prévues. Par exemple, si votre équipe arrête de travailler 15 minutes à l’avance chaque jour pendant deux semaines, vous perdez 2,5 heures de productivité par travailleur. Si vous multipliez ce temps perdu par des mois et prenez en compte les pauses très longues, vous pourriez payer des employés pour des semaines de travail non travaillées.

 Qu’est-ce que le vol de temps? 

Le vol de temps représente toute instance où un travailleur accepte un paiement pour du temps non travaillé. C’est un problème important dans pratiquement tous les secteurs d’activité. Vos employés peuvent voler du temps sans le savoir, soit en oubliant les heures précises travaillées ou en ajoutant 15 minutes à leur feuille de temps par-ci et par-là. Cependant, ils peuvent également voler du temps de façon volontaire. 

Voici certains types de vol de temps: 

Comment réduire le vol de temps en milieu de travail? 

La bonne nouvelle c’est que le vol de temps au travail peut être réduit, voir même complètement éliminé. Voici quelques solutions afin de vous aider à éradiquer cette problématique: 

1. Utilisez le bon outil technologique 

L’application de Mobile Punch est une solution tout-en-un pour simplifier la gestion des feuilles de temps,  la production de formulaires, la planification des horaires et le suivi des projets. Elle vous permet entre autres, de: 

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2. Utilisez des mots de passe pour accéder à votre système

Les mots de passe sont un excellent moyen d’améliorer la sécurité de votre système de suivi de temps. De cette façon, seul l’employé en question peut enregistrer ses heures travaillées. Il ne peut pas demander à un collègue de « puncher » pour lui s’il arrive en retard. Avec l’application de Mobile Punch, vos employés ont un compte individuel ainsi qu’un code PIN unique pour se connecter. 

 

3. Activez la géolocalisation des employés sur votre système de suivi du temps

La géolocalisation du personnel est particulièrement avantageuse pour les entreprises qui ont des équipes mobiles. La fonction de géolocalisation de Mobile Punch permet aux employeurs de valider la présence de leurs travailleurs sur le terrain, mais également de calculer les heures de travail de façon précise. 

Mobile Punch est la solution idéale pour les employeurs qui ont des équipes en déplacement chez des clients, des projets ou des chantiers, mais également pour celles dont les travailleurs n’ont qu’un seul lieu de travail. La fonction de géolocalisation offre plusieurs avantages en matière d’optimisation d’itinéraire, d’assignation de tâches et d’affectation des ressources.  

 

Pourquoi la géolocalisation des employés est-elle importante? 

 

En savoir plus 

 

Vol de temps et normes du travail 

Le Code canadien du travail exige que les employés canadiens reçoivent au moins le salaire minimum, soit 11.06 $ de l’heure (2020). Il stipule également que les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine doivent recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires. Une majoration de 50% doit être appliqué aux heures supplémentaires. 

L’application Mobile Punch garantit que les travailleurs sont payés pour chaque minute de travail supplémentaire. De plus, elle exige que les employés approuvent leurs heures hebdomadaires et supplémentaires travaillées afin qu’il n’y ait pas de désaccord. 

L’adoption d’un système automatisé de suivi du temps protège également les employeurs contre la fraude puisqu’il permet l’élimination des erreurs humaines et la vérification des heures travaillées. L’application vous permet de réviser les enregistrements numériques archivés ainsi que les rapports des heures supplémentaires. 

Abandonner le suivi du temps des employés sur papier à l’aide de l’intégration d’une application de punch mobile vous permet de réduire vos coûts salariaux et d’améliorer votre productivité. L’application de Mobile Punch vous offre une variété de fonctionnalités afin de propulser la croissance durable de votre entreprise:

 

Mobile Punch permet à des milliers d’entreprises québécoises et canadiennes de réaliser des économies importantes en temps et en argent. Si vous voulez en savoir plus sur nos services ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter

 

De nos jours, la géolocalisation connaît une croissance exponentielle dans les sphères personnelles, sociales et professionnelles. Le partage d’information géographique se fait aujourd’hui facilement et ouvre un monde de possibilités d’intégration et de localisation en temps réel pour les navigateurs en plus d’offrir de nombreux avantages aux employeurs.

L’importance et la polyvalence de la géolocalisation sont telles qu’elle représente un élément essentiel pour les entreprises, en particulier pour la gestion des ressources humaines dans plusieurs secteurs tel que celui de la construction.

Le chantier ouvre, vous savez si toute l’équipe est sur place?

L’utilisation de la géolocalisation vise à rentabiliser et monétiser le temps et à améliorer l’efficacité des entreprises. C’est une fonction particulièrement utile pour le secteur de la construction où les entreprises ont plusieurs travailleurs mobiles dispersés sur différents chantiers de construction, mais aussi dans différents secteurs tels que compagnie de ménage, compagnie de sécurité, entreprise de services et bien d’autres.

La géolocalisation vous permet de localiser vos travailleurs et d’attribuer les tâches aux travailleurs les plus proches de l’endroit où une certaine action doit être effectuée. De cette façon, vous pouvez réduire de manière significative le temps de trajet et la distance à parcourir. Ceci vous permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de votre équipe.

Cette fonction vous permet de vérifier l’efficacité des parcours effectués par le personnel, en enregistrant les visites, la durée. Ceci vous permet d’améliorer la sécurité des travailleurs et de réduire la charge de travail. Il est 16 h et vos employés sont censés avoir terminé leur quart de travail, le savez-vous vraiment?  Et bien, avec la géolocalisation vous allez avoir l’esprit tranquille qu’ils ont quitté le dernier client !

De plus, grâce à cette technologie, les entreprises peuvent configurer leurs systèmes pour recevoir des notifications et enregistrer l’entrée et la sortie de leurs employés. Ceci simplifie énormément le calcul et la précision des heures travaillées.

Avantages de la géolocalisation pour les entreprises ayant des employés mobiles

Économies d’argent et de papier

Un système de géolocalisation simplifie énormément le travail administratif pour les entreprises. Une application telle que Mobile Punch, permettent à vos employés de puncher leur arrivée et leur sortie du lieu de travail de façon digitale. Vous n’avez donc plus à conserver ces informations dans des documents en papier et de les stocker dans un espace au bureau.

Cette fonction vous permet également de valider les heures travaillées avec précision afin de préparer vos rapports de paie. La génération automatique de rapports de résultats vous permet de sauver beaucoup de temps et d’argent. Toutes vos informations sont centralisées et accessibles en temps réel de partout.

Amélioration de la productivité

La géolocalisation permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent et d’améliorer la satisfaction des employés et des clients grâce à une gestion optimale des ressources. Fini la paperasse et les heures de travail interminables, grâce à la géolocalisation et à l’automatisation de vos processus, vous pouvez vous concentrer sur les aspects clés de votre entreprise. L’ensemble d’outils proposé par les systèmes tels que Mobile Punch à impact positif et direct sur la productivité et les revenus des entreprises.

Gestion efficace de vos équipes sur le terrain

La géolocalisation vous permet de suivre les déplacements et la présence de vos équipes en temps réel sur les chantiers de construction. Ceci vous permet d’assigner les bonnes ressources aux endroits requis. De plus, avec Mobile Punch, vous pouvez envoyer des notifications à vos employés, les itinéraires, envoyer des instructions (tel que plans, photos, bons de travails) et bien plus.

Comment savoir où sont vos employés sans investissement coûteux en technologie?

Mobile Punch est la meilleure application sur le marché pour l’optimisation de la gestion du temps. En plus d’être une solution économique, notre système vous permet de faire des économies et de gérer vos projets en temps réel. L’exportation des heures vers votre logiciel comptable ou service de paie est aussi possible.  Découvrez toutes les fonctions et les avantages de notre plateforme ici.

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