La gestion efficace de la paie est l’un des principaux défis auxquels sont confrontés les départements RH, quel que soit le secteur d’activité. Non seulement la gestion appropriée du salaire prend beaucoup de temps, mais le grand nombre de tâches complexes à accomplir peut être source de confusion, d’insatisfaction, voire de problèmes avec la loi.
Le traitement de la paie se compose de plusieurs procédures sous-jacentes. Une entreprise doit tenir des registres précis de tous les documents pertinents et concevoir des stratégies pour mieux gérer les chèques de paie, les primes et les déductions des employés. Il est essentiel de se tenir au courant de la législation du travail afin de rassurer les employés et les gouvernements sur le fait que votre entreprise respecte la loi.
La gestion de la paie est extrêmement importante, car elle est le principal facteur de motivation des employés. Le fait de verser aux employés leur salaire intégral en temps voulu garantit la confiance mutuelle entre les employeurs et la main-d’œuvre. Une gestion efficace de la paie donne une bonne image de la réputation et de la stabilité financière de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du temps des employés?
De nombreux aspects du traitement des salaires sont considérablement complexes. Les entreprises doivent non seulement remplir leurs obligations à l’égard des salariés, mais aussi se conformer à la loi en payant les charges sociales et en accomplissant d’autres processus essentiels. Par exemple, elles doivent calculer les heures de travail avec précision, gérer les feuilles de temps et tenir des registres précis des employés.
Un suivi précis des heures de travail des employés est indispensable pour une gestion efficace des salaires. Après tout, il est nécessaire de savoir quand et combien de temps vos employés travaillent pour pouvoir émettre efficacement leurs chèques de paie. Cependant, le suivi des heures travaillées par chaque employé sur une base régulière est une tâche très ardue et fastidieuse. La meilleure façon d’adhérer à un calendrier de paie précis et cohérent est d’investir dans un logiciel de gestion du temps.
Les fonctionnalités d’une application de gestion du temps vous permettent de suivre avec précision la journée de travail de vos employés, y compris les heures supplémentaires et d’autres variables pertinentes pour leur emploi du temps. Le logiciel peut également être utilisé pour tenir un registre précis des congés, des congés maladie et des autres interruptions de travail d’un employé. Le fait d’avoir ces informations à portée de main permet aux entreprises de déployer un traitement de la paie plus facile et rapide.
Application de calcul des heures de travail
Le monde est confronté à un déficit de talents. Selon des recherches approfondies menées par Korn Ferry, 85 millions d’emplois pourraient ne pas être pourvus d’ici 2030, car il n’y aura pas assez de travailleurs qualifiés pour les occuper (source).
Selon Yannick Binvel, président des marchés industriels mondiaux de Korn Ferry, « les gouvernements et les organisations doivent faire de la stratégie en matière de talents une priorité essentielle et prendre dès maintenant des mesures pour éduquer, former et améliorer les compétences de leur main-d’œuvre existante ». Dans l’environnement de marché incertain d’aujourd’hui, il est important de valoriser sa main-d’œuvre qualifiée et de prendre des mesures pour l’aider à améliorer ses compétences.
Le manque de travailleurs qualifiés pose un double défi aux services des RH. Non seulement il sera plus difficile de trouver des employés compétents, mais il sera également plus difficile de trouver des personnes ayant le talent nécessaire pour le faire.
Les stratégies suivantes peuvent être utilisées pour attirer et retenir des talents:
Il devient beaucoup plus facile de mesurer et de verser les salaires des employés si un calendrier de paie organisé est utilisé. Un calendrier de paie fonctionnel profite également aux employés de plusieurs façons. Par exemple, un calendrier de paie régulier permettra à chacun de savoir quand les feuilles de temps des employés sont dues. De même, un calendrier de paie permet de s’assurer que tous les employés, y compris les travailleurs horaires, disposent d’informations précises sur la manière dont le paiement est traité.
Au niveau le plus élémentaire, un calendrier de paie peut être créé en utilisant un calendrier ordinaire comme guide. En regardant le calendrier, on peut déterminer les dates clés du mois tout en gardant un œil sur les dates spéciales, comme les jours fériés. Il est important d’être conscient des dates qui risquent de peser sur le traitement des salaires, afin de pouvoir planifier en conséquence.
Afin de satisfaire les besoins des employés, un calendrier de paie doit indiquer toutes les périodes de paie de l’année. Cela permettra d’éviter toute confusion concernant le salaire brut des employés, les délais et d’autres questions similaires. Les entreprises qui appliquent cette méthode doivent toujours garder à portée de main des modèles de leur calendrier de paie, car ils devront être redistribués périodiquement.
Néanmoins, ces tâches peuvent également être accomplies à l’aide des bons outils. Grâce à de nouvelles solutions de gestion des horaires de travail, les entreprises peuvent déléguer toutes les tâches de planification à l’intelligence artificielle. En jouant le rôle d’un assistant personnel, les logiciels de gestion des employés peuvent aider les équipes des RH en leur fournissant toute la documentation dont elles ont besoin pour des opérations de paie faciles et précises.
Comment s’assurer que vos employés travaillent
Même si votre entreprise peut simplifier la gestion de la paie pour l’échelle actuelle de vos opérations, elle ne pourra peut-être pas continuer à le faire lorsque votre entreprise commencera à se développer. La mise en place d’un système de paie qui répond aux besoins des RH et peut se conformer de manière transparente au paiement des impôts est un défi pour les entreprises de tous types et de toutes tailles. Les entreprises qui se développent à l’échelle internationale sont particulièrement vulnérables aux défis liés à l’expansion des activités.
Lorsqu’elle travaille avec une main-d’œuvre internationale, une entreprise peut être amenée à tenir compte de différentes devises et à proposer certaines informations, telles que les fiches de paie des employés, dans plusieurs langues. Les déclarations fiscales peuvent différer selon le pays. En fait, il arrive que différentes régions d’un même pays aient leurs propres réglementations fiscales distinctes.
Les complexités liées à l’expansion des opérations de paie peuvent être atténuées par l’utilisation d’un système centralisé de gestion de la paie. En ayant accès à un hub numérique intuitif doté d’une variété d’outils et de fonctionnalités inédits, les employeurs et les professionnels des RH peuvent coordonner automatiquement les procédures de paie à l’échelle internationale.
En adoptant la centralisation pour la gestion de la paie, les entreprises ont une meilleure idée de leurs besoins en matière de paiements internationaux. Elle accroît également l’agilité et la fluidité des activités de paie. En imbriquant le logiciel de paie avec les outils RH et en accélérant la communication entre les équipes, un système de paie centralisé permet aux entreprises de créer des fonctionnalités de paie et de reporting.
Avantages du pointage mobile pour le suivi du temps de travail
Le moral des employés peut être affecté par la frustration causée par des systèmes de paie défectueux. Si les chèques de paie des employés ne reflètent pas le montant auquel ils s’attendaient, par exemple, cela peut entraîner un sentiment généralisé de méfiance de la part des travailleurs. Un problème similaire peut survenir si les informations personnelles des employés ont été ajoutées à tort aux dossiers, car cela peut générer des problèmes lorsque les employés tentent de récupérer leur chèque de paie.
Votre politique salariale doit être claire et facile à comprendre. Toutes les questions essentielles liées à la paie doivent être communiquées efficacement aux employés. Les points de données critiques suivants doivent être inclus dans les informations sur la paie qui sont disponibles pour tous les employés salariés:
Les informations de cette nature doivent être faciles à obtenir par vos employés. Elles doivent être incluses dans les manuels ou guides de l’employé, car elles contribueront à créer une norme sur le lieu de travail. Un portail en ligne sécurisé peut également être mis en place pour permettre aux employés d’accéder aux données relatives à leurs chèques de paie, aux retenues et aux avantages.
Toutes les activités qui constituent l’échange de biens et de services contre de l’argent sont réglementées par la loi. Si une entreprise n’est pas au courant de l’état actuel des lois sur les salaires et les heures de travail, des dates limites de dépôt des déclarations fiscales, des formulaires, des différences entre les lois régionales et d’autres réglementations, elle risque de rencontrer de sérieux problèmes juridiques. La paie peut être gravement affectée par des délais non respectés, des pénalités et d’autres problèmes causés par le non-respect de la loi.
Le traitement manuel de la paie peut être extrêmement long et fastidieux. Les tâches manuelles nécessaires au bon déroulement de la paie, telles que la saisie des détails du salaire de chaque travailleur, peuvent absorber une part considérable du temps d’un professionnel des RH. En outre, le classement manuel de plusieurs entrées peut potentiellement conduire à des erreurs humaines. Comme les informations relatives à la paie sont très sensibles, même une simple erreur peut entraîner des problèmes juridiques.
En déployant des solutions logicielles capables de gérer l’essentiel des activités de paie, vous pouvez libérer votre entreprise et votre équipe RH d’une quantité énorme de labeur et de stress. L’intelligence artificielle de gestion du lieu de travail peut être utilisée non seulement pour améliorer les fonctionnalités de la paie, mais aussi pour améliorer la gestion des horaires et des feuilles de temps, ainsi que pour le suivi des projets.
La mise en œuvre du meilleur logiciel de gestion peut faciliter la gestion des salaires en offrant aux entreprises les avantages suivants:
Grâce au développement de méthodes révolutionnaires de déploiement de logiciels, des solutions technologiques capables d’améliorer l’efficacité opérationnelle peuvent être acquises par des entreprises de toutes tailles. Des frais d’abonnement mensuels abordables, des serveurs cloud sécurisés et une faible utilisation des données rendent le logiciel incroyablement accessible. Des mises à jour et des améliorations constantes garantissent aux utilisateurs du logiciel une amélioration continue au fil du temps.
Vous avez du mal à gérer toutes les tâches qui vous incombent au travail? Nous sommes tous passés par là, nous sommes humains après tout. Cependant, lorsque vous arrivez au bureau et que vous réalisez que vous n’avez même pas réussi à déjeuner, vous savez qu’il est temps de changer vos habitudes. La bonne nouvelle est qu’il est toujours temps de changer votre façon de travailler pour la rendre plus efficace. Continuez à lire pour découvrir 10 conseils pour améliorer vos compétences en gestion du temps.
Lorsqu’il s’agit de conseils de gestion du temps pour améliorer votre productivité, vous devez créer une estimation de temps pour tout ce que vous faites pendant une journée de travail. Cela inclut à la fois votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Vous devriez:
Si vous notez votre temps, vous aurez une idée de la part de votre vie occupée par des pensées, des discussions et des actions improductives. Cela vous permettra également de savoir si vous êtes plus efficace à certains moments de la journée.
Cette étape est absolument essentielle si vous souhaitez apprendre à gérer votre temps. Ne commencez pas votre routine quotidienne sans créer une liste des priorités ou tâches les plus importantes pour le reste de la semaine. Lorsque vous terminez votre travail à la fin de chaque semaine, examinez la liste et faites les ajustements nécessaires avant de commencer la semaine suivante.
En écrivant votre emploi du temps, vous éviterez les nuits blanches, car vous serez plus organisé et le fait de cocher les éléments de votre liste de choses à faire vous apportera une certaine tranquillité d’esprit. N’attendez pas à la dernière minute pour établir un plan pour le jour suivant et créez des objectifs SMART. Vous pouvez même utiliser un calendrier en ligne pour vous faciliter la vie. L’utilisation d’une feuille de temps virtuelle vous aidera à respecter l’horaire que vous vous êtes fixé. Des applications telles que Mobile Punch vous permettent de suivre facilement le travail que vous effectuez depuis votre téléphone cellulaire.
En savoir plus sur Mobile Punch
Lorsque vous organisez votre liste de tâches et votre calendrier en ligne, classez vos activités par ordre de priorité afin de réaliser d’abord les plus importantes. Ensuite, concentrez-vous sur l’accomplissement du reste de vos priorités.
Veillez à évaluer votre liste de tâche et à les organiser en fonction de leur importance plutôt que de leur urgence. Attribuez des blocs de temps à chaque tâche individuelle, puis classez-les. Les tâches importantes vous aident à atteindre vos objectifs professionnels, tandis que les tâches urgentes nécessitent une action immédiate et sont liées aux priorités de quelqu’un d’autre.
Une fois que vous avez appris à hiérarchiser vos tâches, la gestion devient beaucoup plus facile. Vous pouvez utiliser des applications telles que Mobile Punch, qui proposent un agenda électronique pour faciliter l’établissement des priorités. Vous serez en mesure d’utiliser votre temps de manière judicieuse les jours où vous n’avez pas assez le temps de tout faire.
Un autre bon conseil pour une gestion efficace du temps est d’éviter d’essayer de tout faire en même temps. Si vous décomposez chaque tâche en petites étapes, il vous sera beaucoup plus facile de les accomplir. Votre niveau de stress va probablement augmenter avec trop de choses à faire en même temps, mais si vous décomposez chaque tâche en petites étapes, vous les trouverez beaucoup plus faciles à gérer.
Lorsque vous travaillez sur un projet, concentrez-vous sur la tâche à accomplir et ignorez tout ce qui vous entoure. Il peut être tentant d’accommoder tout ce qui se trouve dans votre assiette au quotidien, mais sauter d’une tâche à l’autre signifie que vous ne vous donnez pas à fond. Cela ne mènera pas à une bonne gestion du temps. Ne laissez pas votre esprit s’égarer dans d’autres tâches, car cela augmentera votre niveau de stress. Restez concentré sur ce que vous faites et terminez chaque étape sans interruption.
En bloquant les distractions, vous augmenterez votre productivité et ferez les choses plus rapidement. Ne vous laissez pas submerger par une liste de choses à faire qui s’étend sur des kilomètres. Essayer de tout faire sur cette liste ne la raccourcira pas; concentrez-vous plutôt sur la réalisation de chaque élément un par un. Une application de suivi du temps vous aidera à mieux gérer votre emploi du temps.
Lorsque vous planifiez des tâches, pensez à fixer des échéances pour chacune d’elles plutôt que de simplement travailler jusqu’à ce qu’elles soient terminées. En vous donnant une limite de temps, vous vous assurez de ne pas être submergé par trop de travail en même temps. La technique Pomodoro est l’un des meilleurs outils de gestion du temps, car vous réservez des blocs de temps pour des tâches spécifiques, avec des échéances en temps réel. Elle vous donne également la possibilité de prendre des périodes de repos régulières tout au long de la journée.
Lorsque vous essayez de terminer quelque chose, il est utile de savoir ce que vous devez faire ensuite. Une liste de choses à faire vous aide à rester organisé et concentré. Mobile Punch est doté d’une application de gestion de projet intégrée qui facilite la planification des tâches, la gestion des projets et l’optimisation de la planification des ressources. Les entreprises peuvent suivre l’avancement de leurs projets grâce à des rapports en temps réel.
La meilleure application de suivi du temps
L’une des façons les plus agréables de gérer votre temps au travail est de faire des pauses un aspect régulier de votre journée. L’intégration de pauses entre les tâches vous permettra de profiter d’un temps obligatoire pour vous. Chaque fois que vous terminez une tâche, faites une pause pour vous détendre et refaire le plein d’énergie, c’est la clé cachée de l’art de la gestion du temps.
Ce que vous faites pendant cette période ne dépend que de vous. Vous pouvez passer des appels téléphoniques personnels, sortir manger ou faire une petite sieste. Un délai de 5 à 10 minutes entre deux tâches vous donnera le temps supplémentaire dont vous avez besoin pour vous recentrer sur votre travail.
Si vous voulez devenir un expert de la gestion du temps au travail, vous devez apprendre à dire non. Vous êtes le seul à savoir ce que vous êtes capable de faire, alors si vous pensez que vous ne pouvez pas assumer une tâche pour le moment, n’hésitez pas à en parler à quelqu’un d’autre qui pourrait vous aider.
Au lieu d’effectuer de nombreuses tâches exigeantes qui n’apportent aucune valeur ajoutée, concentrez vos efforts sur la réalisation de tâches moins nombreuses, mais plus utiles. Déléguer n’est pas facile, alors si vous ne pouvez pas dire non à quelque chose, essayez. Lorsque vous parviendrez à gérer les choses vous-même, vous pourrez commencer à les déléguer aux autres.
Pour garder votre espace de travail organisé, créez un système où tout est classé par catégories. Vous vous surprendrez peut-être à classer les documents en fonction de leur sujet plutôt que de l’endroit où ils ont été trouvés. Les petits détails peuvent donner de grands résultats, alors gardez vos dossiers organisés. Ne ratez pas les messages importants et désabonnez-vous des bulletins d’information que vous ne lisez plus. Vous ne devez effectuer ces tâches qu’une seule fois, mais vous en récolterez les fruits pour toujours.
Découvrez comment une application avancée de suivi du temps peut vous aider
Sites de réseaux sociaux, courriels, textos, appels téléphoniques – la liste est longue. De nos jours, nous sommes constamment connectés à nos amis et à notre famille en ligne, ce qui peut nous empêcher d’accomplir nos tâches à temps. Il est important de prendre le contrôle de sa vie et d’apprendre à gérer son temps efficacement. Les logiciels de gestion du temps peuvent être d’une grande aide pour vous aider à rester sur la bonne voie.
Voici des conseils de gestion du temps:
Le temps obligatoire que vous devez consacrer à certains projets et la liste apparemment interminable de tâches qui vous sont présentées au travail peuvent rendre difficile le suivi précis du temps que vous passez au travail. Heureusement, Mobile Punch est là pour vous aider. Notre application vous permet d’entrer et de sortir du travail de façon transparente en appuyant sur un bouton, ce qui facilite le suivi du temps de travail pour les employeurs et les employés.
Voici les principales caractéristiques de notre solution de gestion du temps:
En raison de la pandémie, de nombreuses entreprises ont reconsidéré l’importance de la transformation numérique. Le Covid a radicalement changé notre réalité et les entreprises ont dû s’adapter à un environnement de travail à distance ou hybride pour rester à flot et assurer la sécurité des employés et des clients.
Pour répondre à ce changement, de nombreuses entreprises ont tiré parti des outils technologiques pour optimiser leur efficacité et leur productivité. Par exemple, des entreprises de différents secteurs ont investi dans une application de poinçonnage pour suivre les heures travaillées, faciliter la collecte de données, générer des rapports de paie précis et optimiser la gestion du temps. Dans cet article, nous partageons des conseils pour vous aider à impliquer les employés tout en veillant à ce que chacun travaille.
Voici des conseils pour vous assurer que vos employés travaillent:
Si vous voulez vous assurer que vos employés atteignent leurs objectifs ou leurs buts, il est important que vous leur en fixiez. La charge de travail de vos employés doit être organisée en différentes tâches et projets associés à des délais afin que vous puissiez mesurer leurs performances et suivre leur productivité. C’est tout aussi important pour les entreprises entièrement à distance que pour celles qui utilisent un modèle de travail hybride.
Pourquoi les entreprises devraient-elles investir dans la technologie ?
L’un des moyens les plus simples et les plus efficaces de s’assurer que vos employés travaillent est d’intégrer un logiciel de poinçonnage dans votre organisation. Avec un logiciel de suivi du temps, vous pouvez suivre les heures de travail de vos employés et recueillir des données utiles. Mobile Punch est un outil de suivi conçu pour optimiser les opérations des entreprises. Il permet de suivre le temps que les employés passent au travail et constitue un moyen simple de distribuer les horaires de travail.
L’application intégrée de géolocalisation du personnel est un outil essentiel pour toute entreprise qui cherche à améliorer le suivi des heures travaillées. En termes d’allocation des ressources, d’affectation des tâches et d’organisation des itinéraires, la fonction de géolocalisation présente de nombreux avantages. Les entreprises obtiennent un aperçu en temps réel de leur personnel grâce à l’application Mobile Punch. Des milliers d’entreprises utilisent Mobile Punch pour économiser du temps et de l’argent, que ce soit pour le personnel interne, les factures internes ou externes, ou les sous-traitants qui doivent calculer leurs heures de travail.
S’assurer que vos employés travaillent peut leur donner l’impression que vous les microgérer, il est donc important d’établir un climat de confiance et de communiquer régulièrement avec eux afin d’éviter les malentendus. Vous pouvez organiser des réunions hebdomadaires ou mensuelles en fonction de la nature de votre entreprise et de ses besoins.
Les réunions sont un excellent moyen de savoir comment vos employés se sentent et d’avoir une idée plus précise de ce qu’ils accomplissent pendant leurs journées de travail. Elles créent un espace sûr où les employés peuvent partager les problèmes pour lesquels ils ont besoin d’aide ou poser des questions afin d’accroître leur efficacité au travail.
Comment prévenir le vol de temps sur le lieu de travail
Mobile Punch a révolutionné le suivi du temps. Lorsqu’un employé poinçonne pour commencer sa journée de travail, Mobile Punch permet aux responsables administratifs de voir les heures d’arrivée et de départ des employés.
En utilisant l’application, les employés ont accès au dossier du projet assigné dont ils ont besoin, et ils peuvent télécharger ou consulter les détails des tâches à effectuer ou partager des documents utiles tels que des plans, des photos, et autres. Avec Mobile Punch, le temps de travail est décompté à la minute près.
Voici un aperçu de la manière dont Mobile Punch peut optimiser vos opérations:
Comment économiser de l’argent avec une app de suivi du temps?
Trello est une application basée sur la méthode Kanban qui sert à gérer les tâches, permettant d’organiser le travail en groupe de manière collaborative à travers des tableaux virtuels constitués de listes de tâches sous forme de colonnes. C’est un excellent outil de gestion de projets qui améliore les routines de travail en générant des priorités, des horaires, des notifications et d’autres options pour organiser un projet dans lequel plusieurs personnes collaborent.
Asana est un outil qui permet aux entreprises d’optimiser la gestion de leur flux de travail (tâches et projets). Il aide les équipes à planifier, organiser et gérer le travail, du début à la fin. Elle possède une interface conviviale et intuitive qui renforce la devise sous laquelle ses créateurs l’ont développée « La façon moderne de travailler ensemble ». Cette application dispose d’une version mobile et web.
Voici quelques-unes de ses fonctionnalités:
Mobile Punch est le meilleur moyen de suivre les heures de travail des employés. Les travailleurs à distance peuvent être tenus responsables de leur journée de travail, même s’ils sont loin de la direction. De plus, grâce à notre fonction de géolocalisation, il est impossible pour les travailleurs de gonfler leur temps de travail.
Les entreprises sont constamment à la recherche de moyens pour gagner du temps et accroître leur productivité. La charge administrative des entreprises entraîne des coûts financiers et la détérioration de la relation avec les clients. Afin de minimiser vos tâches administratives et les coûts associés, il est nécessaire d’analyser quelles tâches administratives sont effectuées, avec quelle régularité et combien de temps elles consomment. Avec un aperçu détaillé de la situation actuelle, il sera plus facile de mettre en œuvre des changements.
Vous pouvez vous assurer que votre entreprise fonctionne aussi bien que possible en mettant en place les bonnes politiques et en investissant dans les bonnes solutions technologiques pour automatiser des tâches qui seraient autrement fastidieuses. Continuez à lire pour découvrir des conseils pour optimiser l’efficacité et la productivité de votre entreprise.
Les tâches administratives sont des responsabilités assumées par une organisation pour assurer le bon déroulement des opérations et le respect des réglementations en vigueur là où elle opère (paie, comptabilité, etc.). Ces responsabilités varient, mais elles consistent généralement à répondre aux appels téléphoniques et à les diriger, à classer des informations et à gérer les besoins en fournitures de bureau.
Voici des exemples de tâches administratives courantes:
Pour mener à bien leurs tâches, les professionnels de l’administration doivent avoir de grandes compétences en matière de communication. Ils doivent être capables de communiquer clairement avec les autres départements, la direction et les clients par le biais de différents canaux de communication (courriel, téléphone, etc.).
Les entreprises doivent régulièrement créer et mettre à jour les horaires de leurs employés, ce qui peut prendre beaucoup de temps, surtout si elles ont un effectif important. La gestion des horaires va de pair avec la gestion de projet, il est donc essentiel pour les organisations de rester au sommet de la planification.
Application pour les horaires de travail
Les employés occupant des postes administratifs sont chargés de gérer la comptabilité. C’est particulièrement vrai dans les petits bureaux où il n’y a pas de personne dédiée dont la seule responsabilité est de s’occuper de la comptabilité de l’entreprise.
Les ressources humaines gèrent la comptabilisation du temps et paient les employés. Elles s’assurent que les informations sont correctes et vérifient les heures supplémentaires travaillées, les jours de maladie et les vacances. Pour les entreprises qui n’utilisent pas d’application de poinçon ou de système de feuille de temps, cela implique beaucoup de paperasse.
Simplifier le calcul des heures de travail
Le temps est un élément clé pour gagner un avantage concurrentiel et fournir de meilleurs services et produits à vos clients. Lorsque les tâches administratives sont réduites, davantage de temps peut être consacré à des tâches à valeur ajoutée. Par exemple, les entreprises peuvent investir plus de temps et d’argent dans la recherche et le développement, améliorer les processus de travail, identifier de nouveaux marchés, lancer de nouveaux produits ou services, etc.
Lorsqu’il y a trop de travail administratif, votre équipe peut se retrouver à travailler plus longtemps ou à faire des heures supplémentaires. Vous devrez peut-être aussi embaucher du personnel supplémentaire. Dans les deux cas, vous finirez par dépenser plus d’argent que nécessaire. Heureusement, lorsque vous réduisez le travail administratif en investissant dans des solutions technologiques, vous pouvez automatiser les tâches et vous débarrasser des coûts inutiles.
Puis-je économiser de l’argent avec le suivi du temps mobile?
Les clients s’attendent à ce que les services soient fournis aussi rapidement que possible, car personne n’aime les processus et les routines organisationnels. Comme les clients commencent à évaluer les organisations sur la base de leur réactivité, c’est devenu un élément concurrentiel pour de nombreuses entreprises. Si vous limitez la quantité de travail administratif et maintenez vos flux de travail rationalisés et organisés, vos clients remarqueront la différence.
Les travailleurs productifs n’aiment pas perdre du temps avec des tâches non essentielles. Ils préfèrent se concentrer sur leurs compétences essentielles plutôt que de s’enliser dans des tâches administratives. Lorsque vous réduisez les tâches administratives, vous ouvrez davantage de possibilités d’innovation et de créativité. Vos employés se sentent alors plus motivés et plus productifs.
Pourquoi les entreprises devraient-elles investir dans la technologie?
S’il est impossible pour toute organisation d’éliminer complètement le travail administratif, il est possible de le réduire de manière rentable. La pensée analytique et la technologie peuvent vous aider à améliorer les performances de votre entreprise et à automatiser les tâches administratives.
La première étape pour réduire le travail administratif est d’évaluer votre situation actuelle. Il est important d’examiner les opérations commerciales en cours et d’analyser les responsabilités administratives. L’étape suivante consiste à identifier les tâches administratives non essentielles et à les supprimer de votre flux de travail actuel. Pour obtenir les meilleurs résultats, envisagez d’externaliser certaines de vos responsabilités administratives ou d’investir dans une technologie d’automatisation.
L’automatisation consiste à utiliser la technologie pour effectuer des tâches presque sans l’aide de personnes. Elle peut être mise en œuvre dans tout secteur où des tâches répétitives sont effectuées. Par exemple, les entreprises de différents secteurs doivent gérer les salaires, suivre les projets et calculer les feuilles de temps. Toutes les tâches liées à ces processus peuvent être simplifiées et automatisées à l’aide de Mobile Punch. Notre application est utilisée par des milliers d’entreprises pour simplifier la gestion des feuilles de temps, la planification, la production de formulaires et le suivi des projets.
Grâce au cloud, les entreprises peuvent stocker toutes les informations de leur société de manière virtuelle. Avec une bonne gestion de la technologie ainsi que le cryptage des informations et des mots de passe, il est possible de se débarrasser des dispositifs de stockage physiques tout en facilitant l’échange d’informations entre les utilisateurs.
Lorsqu’une organisation embauche des personnes ayant le bon type de personnalité et les bonnes compétences professionnelles, le résultat final est souvent des travailleurs plus heureux. Une culture d’entreprise qui s’aligne bien sur les valeurs des employés entraîne des niveaux plus élevés de rétention. De plus, les travailleurs les plus heureux sont plus productifs et s’investissent davantage dans leur travail. Cela ouvre la porte à la créativité et à l’innovation, qui sont essentielles pour optimiser les processus dans une organisation!
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et à sa simplicité de configuration, Mobile Punch est la meilleure application de poinçonnage au Canada. Notre application est compatible avec les téléphones intelligents Android et iOS. Avec Mobile Punch, il est facile de poinçonner à l’arrivée et au départ, ainsi que de comptabiliser les heures travaillées.
Grâce à ce logiciel, vos employés ont simplement besoin d’un téléphone intelligent pour enregistrer leurs heures d’arrivée et de départ d’un simple clic. Notre solution compte automatiquement les heures travaillées, ce qui rend les paiements beaucoup plus faciles, précis et rapides. De plus, elle est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité et des services de paie.
L’une des caractéristiques qui distingue Mobile Punch est sa fonction de géolocalisation, qui valide la présence des employés sur les chantiers. Les entreprises et les propriétaires d’entreprises en tirent profit en termes d’allocation des ressources, d’affectation des tâches et de gestion des itinéraires.
La relance économique après la pandémie pourrait prendre jusqu’à cinq ans dans certains des secteurs les plus durement touchés. Les entreprises du monde entier cherchent de nouveaux moyens non seulement de rester à flot, mais aussi de prospérer en ces temps difficiles, et elles se tournent vers la technologie pour trouver des solutions.
De nombreuses entreprises ont adopté la technologie l’année dernière, qu’il s’agisse de votre restaurant de quartier, qui utilise désormais une application de commande en ligne, ou de votre petite boutique préférée, qui vend désormais ses produits en ligne. Une stratégie technologique proactive axée sur l’adaptation des opérations et le renforcement de la résilience peut donner à une entreprise un avantage concurrentiel dans un monde post-COVID19.
Parmi les nombreux défis que la COVID-19 a présentés aux entreprises, l’un des plus importants est sans doute l’incertitude permanente. L’impact de la COVID-19 sur nos vies et notre économie continue d’évoluer, présentant un environnement opérationnel peu familier pour les entreprises. Bien qu’il puisse être difficile de savoir ce que l’avenir nous réserve, la capacité à s’adapter rapidement à une nouvelle façon de faire des affaires sera essentielle.
Avec l’arrivée de la pandémie, les entreprises de construction ont dû transformer et adapter leurs bureaux et leurs chantiers pour assurer la sécurité des travailleurs et la réalisation des projets. Pour y parvenir, elles ont tiré parti de solutions technologiques numériques telles que Mobile Punch.
Comme la construction ne peut se faire à distance, les entreprises ont utilisé des outils de communication et de collaboration pour suivre leurs projets et optimiser leur efficacité. Ces solutions ont apporté de nombreux avantages aux entreprises de construction, comme la rationalisation des processus de gestion des feuilles de temps, des salaires, des appels d’offres, de l’approvisionnement en matériaux, etc.
Les entreprises du secteur de l’hôtellerie n’auraient pas survécu à la pandémie si la technologie n’avait pas été au rendez-vous. Dans le monde entier, des solutions technologiques sont utilisées pour garantir des procédures sûres tout en maintenant un service client exceptionnel.
Par exemple, les codes QR sont utilisés pour s’enregistrer dans un lieu, les applications de développement mobile sont utilisées pour commander des repas, et les sites web sont utilisés pour réserver des restaurants et des cafés. Tous ces services réduisent au minimum les contacts avec les autres tout en optimisant l’efficacité et la satisfaction des clients.
Le secteur du tourisme a été révolutionné par la technologie au cours de la dernière décennie. Grâce aux nombreuses ressources disponibles en ligne, il est désormais plus facile que jamais de planifier des vacances, ce qui rend inutile le recours à une agence de voyage.
Grâce à la créativité des tours numériques et des plateformes de réservation en ligne, la technologie a permis à l’industrie du tourisme de renaître pendant la pandémie. En outre, la technologie sans contact aide les voyageurs à maintenir des normes sanitaires pendant leurs déplacements.
Sans aucun doute, les arts ont été l’une des industries qui ont été confrontées à des défis insurmontables tout au long de la pandémie. Les musiciens, les animateurs et les artistes ont dû découvrir de nouvelles méthodes pour gagner leur vie lorsque les concerts, les spectacles et les musées étaient fermés en raison des mesures sanitaires. La technologie et les plateformes populaires ont permis aux travailleurs du secteur du divertissement d’atteindre leur public, même à distance.
La pandémie de COVID-19 a obligé les programmes scolaires à s’adapter à la technologie, créant ce que certains appellent l’école 2.0. Des outils novateurs ont été utilisés pour offrir des expériences d’apprentissage à distance, la salle de classe se déplaçant en ligne. Les outils technologiques permettent aux enseignants d’offrir aux élèves une expérience d’apprentissage plus intéressante et plus inclusive, mais aussi d’accroître l’accessibilité pour les élèves ayant divers besoins spéciaux.
La technologie est en train de transformer le secteur des soins de santé, avec des consultations en ligne, des visites par téléphone et même des applications et des plateformes de diagnostic qui aident à la détection précoce des maladies. Nous savons tous à quel point les visites chez le médecin peuvent prendre du temps et la technologie a rendu ce processus beaucoup plus pratique pour tout le monde.
De nombreuses entreprises ont recours à la technologie pour fournir leurs services à distance à la suite des mesures qui ont contraint les magasins et les entreprises à fermer. En réalité, les ventes de commerce électronique ont bondi en 2020. En conséquence, on assiste à un boom des plateformes d’achat en ligne populaires, ainsi qu’à une augmentation des paiements sans contact depuis la réouverture des magasins.
Pourquoi les entreprises devraient-elles investir dans la technologie?
Voici 5 applications qui aident les entreprises après la pandémie:
L’un des moyens les plus simples et les plus efficaces de gérer une équipe hybride consiste à intégrer un système de poinçonnage dans votre organisation. Avec un logiciel de poinçonnage, vous pouvez suivre les heures de travail de vos employés et recueillir des données utiles. Mobile Punch est un outil de suivi conçu pour collecter et analyser des informations afin de faciliter vos opérations.
Toute organisation qui souhaite améliorer la façon dont elle enregistre les heures travaillées devrait utiliser l’application intégrée Staff Geolocator. La fonction de géolocalisation offre divers avantages en termes de distribution des ressources, d’affectation des tâches et d’organisation des itinéraires. Vous serez proactif dans la mise en œuvre de stratégies éprouvées pour améliorer la productivité de votre personnel tout en éradiquant le vol de temps.
Des milliers d’entreprises utilisent Mobile Punch pour économiser du temps et de l’argent, qu’il s’agisse d’employés internes, de rémunérations supplémentaires pour des employés internes ou externes, ou de sous-traitants qui doivent faire le suivi de leurs heures. Mobile Punch est la solution de gestion du temps la plus populaire au Canada. En plus d’assurer un suivi précis du temps, elle possède la caractéristique d’une application mobile d’entreprise permettant de générer des horaires de travail optimisés et une meilleure gestion du travail.
Simplicité, efficacité, rapidité
Miro est un tableau blanc collaboratif en ligne qui permet aux équipes de travailler ensemble de n’importe où dans le monde. Travailler en équipe lorsque vous n’êtes pas dans la même pièce est difficile pour tous ceux qui travaillent à domicile. Miro est la solution à ce problème, car il offre un espace de collaboration en ligne. Alors que nous nous adaptons à la nouvelle normalité, une technologie comme celle-ci est très utile.
Le tableau blanc en ligne de Miro permet aux utilisateurs de présenter des idées et de communiquer en temps réel. Le tableau blanc en ligne peut également être utilisé pour discuter des idées, organiser des séminaires et des cours, et bien d’autres fonctionnalités. Des centaines de modèles sont disponibles dans la bibliothèque de modèles de Miro pour répondre à toutes les demandes.
FlyPay est une entreprise de technologie alimentaire de pointe qui révolutionne la façon dont les gens commandent et paient leurs repas. FlyPay vous permet de demander votre facture automatiquement. Ce système est non seulement rapide et efficace, mais il réduit également le contact avec les autres. Vous pouvez utiliser l’application Flypay pour passer une commande, ajouter des aliments et des boissons à votre commande, payer votre facture et la partager avec vos amis.
Il vous suffit de télécharger l’application, de demander à votre serveur votre numéro de table, de consulter votre facture, puis de la compléter ou de la payer! Flypay vous évite de demander l’addition, d’attendre le lecteur de cartes de crédit. Il ne vous reste plus qu’à payer et à partir!
EventAce est une entreprise familiale basée en Écosse qui vise à révolutionner le marché de l’événementiel après la COVID. Les petits vendeurs peuvent utiliser l’application et la plateforme web d’EventAce pour se faire connaître par les organisateurs d’événements. Ce type de technologie est plus important que jamais pour aider les secteurs de l’événementiel et de l’hôtellerie à se remettre sur pied.
En tant que client, vous pouvez trouver des fournisseurs en utilisant EventAce. EventAce vous indiquera les fournisseurs disponibles qui sont soit basés près de chez vous, soit prêts à se rendre sur le lieu de votre événement. Au lieu de perdre du temps à appeler des fournisseurs qui ne sont pas disponibles ou qui ne sont pas intéressés par votre événement, vous pouvez utiliser ce temps pour parler avec de véritables prétendants.
Les problèmes de santé mentale ayant augmenté depuis la pandémie, les gens ont de plus en plus besoin de soutien. Pocketwell est une application gouvernementale qui vise à soutenir la santé mentale et à lutter contre la toxicomanie. Le logiciel PocketWell permet aux utilisateurs de suivre l’évolution de leur santé mentale dans le temps et leur donne un accès gratuit à des services de conseil. Le logiciel génère un rapport basé sur un score à partir d’un questionnaire périodique pour suivre le bien-être mental des utilisateurs. La fréquence d’apparition de ces questionnaires est laissée à l’appréciation de l’utilisateur.
Mobile Punch est une nouvelle façon de suivre les heures de travail de vos employés. Les travailleurs à distance peuvent être tenus responsables de leur journée de travail, car l’application peut être utilisée sur des appareils mobiles.
Voici les principaux avantages de l’application pour les entreprises:
Utilisez la technologie à votre avantage
Garder à jour les dossiers des employés est une tâche administrative essentielle et une exigence pour les entreprises, afin de garantir le respect et l’application des dispositions légales relatives à l’environnement de travail.
Cette tâche est généralement confiée aux ressources humaines. Contrairement au passé, où les dossiers étaient conservés en format papier, les progrès technologiques actuels facilitent la tenue des dossiers des employés. Dans cet article, nous vous expliquons l’importance de tenir des registres de travail à jour et nous vous expliquons la manière la plus simple de le faire.
Une bonne tenue de dossiers implique un système efficace qui permet une mise à jour constante des données et des dossiers des employés. Vous devez également être en mesure d’analyser fréquemment et de manière précise les dossiers des employés, car cela permet de mettre en évidence les points forts et les points faibles de votre équipe. Ces informations peuvent être utilisées pour apporter des améliorations et maximiser vos profits.
Comment la technologie peut aider la tenue des dossiers
La conservation de documents est un aspect essentiel de la tenue de dossiers que vous devez bien maîtriser. Celle-ci fait référence à la durée pendant laquelle les données doivent être conservées avant d’être supprimées. En fonction de votre domaine d’activité, les dossiers des employés auront des calendriers et des taux de conservation différents, mais il est essentiel que vous sachiez quels sont ces délais. Sinon, vous risquez de vous attirer des ennuis si vous avez conservé des informations et des dossiers trop longtemps.
Tout comme il est essentiel de se débarrasser de dossiers, il est tout aussi important de les mettre à jour régulièrement. Certains registres doivent être mis à jour plus souvent que d’autres. Par exemple, les registres de départ et d’arrivée doivent être enregistrés tous les jours, tandis que les registres concernant les salaires ou les évaluations de performance seront examinés moins fréquemment.
Meilleure application de suivi du temps
Une caractéristique de la bonne tenue des dossiers que de nombreuses entreprises sous-estiment est l’importance de la destruction des dossiers de manière responsable. Une fois que vous aurez établi un calendrier de conservation des documents, vous prendrez l’habitude de les supprimer. Toutefois, cette opération doit être effectuée de manière sécurisée, sans risque de fuite de données ou d’informations sur les dossiers des employés.
Comment économiser de l’argent avec un application de suivi du temps?
L’importance de la tenue de dossiers ne doit pas être négligée. Non seulement elle protège l’entreprise et ses employés en cas de conflit juridique, mais elle peut également contribuer à optimiser l’efficacité de votre entreprise. Nous expliquons ci-dessous l’importance de tenir des registres à jour et confidentiels.
Les conflits juridiques entre employés et employeurs sont malheureusement une réalité. C’est pourquoi, en tant que propriétaire d’entreprise, vous devez vous assurer que, si vous devez aller en justice, vous disposerez de toutes les preuves et de tous les documents nécessaires pour vous défendre.
Si vous avez tenu des registres minutieux et que vous disposez de dossiers complets sur les employés, vous serez en mesure de prouver que vous leur avez versé ce qui leur était dû si le conflit porte sur le fait qu’ils ont été sous-payés, ou vous pourrez prouver qu’ils ont toujours pointé en retard et que vos raisons pour un renvoi sont valables. Quel que soit le conflit, des dossiers d’employés à jour et bien tenus vous aideront à éviter tout procès pénible.
Des dossiers précis sur les employés vous permettent de savoir si votre entreprise se porte bien et si les compétences des employés sont à la hauteur de vos attentes. La tenue d’un registre de vos formations et de la liste des employés qui ont reçu une formation vous aidera à comprendre les compétences de chaque employé. Une fois ces informations évaluées, vous pouvez élaborer une stratégie pour les horaires de travail de vos employés afin de maximiser l’efficacité de votre entreprise et gagner du temps sur vos tâches.
Dans un environnement de travail et de relations professionnelles saines, les patrons ont à cœur la réussite de leurs employés. Si cela signifie que les employés choisissent de passer à un emploi qui leur convient mieux, qu’il en soit ainsi. Cependant, il est parfois difficile pour les patrons de se souvenir de tout ce que certains employés ont fait de bien, surtout s’ils ont beaucoup d’employés.
Si les dossiers d’emploi ont été conservés correctement, vous serez en mesure de revenir sur la carrière d’un employé, d’analyser ses performances et d’identifier ses points forts afin de faciliter les références qui vous seront demandées.
Maintenant que vous savez pourquoi il faut tenir des dossiers et quelle est l’importance des dossiers de ressources humaines, il est également utile de savoir quelles informations vous devez conserver. Voici une liste de quelques-uns des dossiers et documents que les entreprises doivent conserver :
Le système de tenue des dossiers doit commencer dès le début. Cela signifie qu’il faut conserver un dossier de toutes les demandes d’emploi, même pour les personnes qui n’ont pas été embauchées. Vous devez conserver ces documents en cas d’accusations de discrimination à l’embauche.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez tenir un registre précis des heures de travail. Il permet au département financier de savoir combien chaque employé doit être payé et il permet à la direction d’évaluer le dévouement des employés et d’identifier les employés qui ont tendance à être en retard.
L’époque où il fallait inscrire nos heures de travail manuellement est derrière nous. Il existe désormais des applications qui permettent aux employés d’enregistrer leurs heures de travail en un simple clic sur leur téléphone.
Démo de l’application Mobile Punch
Il est important de procéder à des évaluations régulières des performances de vos employés, car cela vous permettra de suivre leurs progrès et d’identifier tout problème éventuel. Il est essentiel de conserver ces évaluations. Si un problème survenait avec un employé et que vous deviez éventuellement le congédier, vous auriez une trace et une preuve de tout ce que l’entreprise a fait pour faciliter sa réussite et justifier votre décision.
Pour des raisons juridiques, il est également important de conserver un registre à jour de toutes les informations personnelles de vos employés afin de vous assurer que vous respectez les normes en tant qu’employeur. Cependant, ces informations personnelles doivent être conservées de manière appropriée afin d’éviter toute violation des données.
L’entreprise Mobile Punch a récemment commandé un sondage téléphonique Léger auprès de 300 travailleurs de la construction afin de sonder leur opinion quant à l’utilisation de leurs cellulaires dans le cadre de leur travail, particulièrement en ce qui a trait aux applications de gestion des heures de travail.
Plus du 3/4 des travailleurs de la construction sondés préfèrent les applications de punch mobile aux feuilles de temps papier.
Le sondage démontre que 89% des répondants ont une opinion favorable ou neutre quant à l’utilisation des nouvelles technologies pour la gestion des feuilles de temps. De plus, les résultats démontrent que plus du trois quart (77 %) des travailleurs sondés préfèrent le punch mobile à la méthode papier.
Élément important depuis avril 2020, la très grande majorité des répondants (81 %) affirment compléter le questionnaire santé de symptômes de la Covid-19 obligatoire par la CNESST en ligne et ce, quotidiennement. Mobile-Punch a été le premier #FournisseurEngagé à inclure dans son offre ce formulaire santé en Avril 2020.
Plus de 4 personnes sur 5 sont en faveur ou neutre (89%) quant à l’utilisation de leur cellulaire personnel dans le cadre du travail. Chose à noter le 3/4 des personnes défavorables jugent que la principale raison devrait être que celui-ci soit payé par l’employeur.
De plus, une forte majorité sondée, soit plus de 80 % ne considèrent pas ce type de technologie comme étant une intrusion dans leur vie privée. ¨Plus de 4 personnes sur 5 ne voient pas ses applications comme une intrusion dans la vie privée. Mobile-Punch tient à préciser que le téléchargement de notre application ne donne aucunement accès aux informations confidentielles dans le téléphone du travailleur telles qu’à l’agenda, aux photos, aux courriels ou à toutes autres données personnelles. De plus, notre application géolocalise l’employé uniquement lorsque celui-ci active la fonction du « punch in/ punch out » et par la suite la géolocalisation est inactivée.
Pour consulter les résultats du sondage :
Résultats de sondage effectué par Léger Marketing (PDF)
La feuille de temps d’un employé est une méthode utilisée pour enregistrer le nombre d’heures de travail. Son objectif est de calculer les heures que chaque employé a travaillé et comment elles ont été réparties tout au long de sa journée.
Cette comptabilité comprend les heures entre l’entrée et la sortie du lieu de travail, ainsi que les heures supplémentaires et celles qui n’ont pas été effectuées, pour quelque raison que ce soit.
Vous voulez savoir comment simplifier la gestion des salaires, des feuilles de temps et des projets ?
Tous les employés doivent saisir leurs heures de travail, puis les envoyer au responsable. Ils peuvent saisir leurs heures en fonction des projets, tâches ou activités établis, et ils peuvent également inclure des commentaires.
Il existe différentes façons de faire un suivi des feuilles de temps des employés : des logiciels qui comptent les heures à partir d’un ordinateur, des systèmes d’assistance mobile qui geolocalisent les employés, des cartes avec lesquelles les employés pointent leurs heures à l’entrée du bureau, ou des technologies avancées qui utilisent les empreintes digitales ou les scans rétiniens.
Si vous souhaitez réduire de 50 % le temps consacré à la gestion des feuilles de temps, économiser du temps et de l’argent, obtenir des informations sur vos projets en temps réel et facturer plus rapidement, alors Mobile Punch est la solution que vous recherchez. Notre application offre une foule d’avantages pour simplifier la gestion des feuilles de temps, l’établissement des horaires, la production de formulaires et le suivi des projets.
La feuille de temps d’un employé est utilisée par les RH pour faire un suivi des heures travaillées par chaque employé. Cela est bénéfique tant pour le travailleur que pour l’entreprise. Grâce aux feuilles de temps, les employés peuvent être sûrs qu’ils ne feront pas d’heures supplémentaires qui ne seront pas payées, et l’entreprise peut contrôler l’absentéisme des employés et gagner du temps dans la gestion des horaires, entre autres choses.
Avec les feuilles de temps, les travailleurs doivent enregistrer toutes leurs sorties et entrées au bureau, même celles qui ont lieu pendant les pauses. Cela est particulièrement utile pour avoir une vue d’ensemble des heures que l’employé passe réellement à travailler et à accomplir ses tâches, dans le but de mesurer la productivité et de prendre des décisions telles que l’augmentation ou la réduction du personnel requis pour des projets spécifiques.
Les feuilles de temps sont également utiles en tant qu’outil de gestion des fiches de paie et des salaires. Grâce à ce système, les entreprises peuvent améliorer leur organisation tout en améliorant la productivité de leurs travailleurs. Savez-vous quelle est la valeur de chacun de vos employés ? Apprenez à calculer les heures de travail.
En plus de tous les avantages dont nous avons déjà parlé, mettre en place une feuille de temps dans une entreprise signifie également pouvoir savoir quel travailleur effectue son travail à un moment précis. Cette information peut être utile si une situation d’urgence se présente.
Les horaires flexibles peuvent également être mis en œuvre facilement, de même que la gestion des équipes, simplement en jetant un coup d’œil au schéma qui comprend les horaires de tous les travailleurs, ce qui est particulièrement utile si votre entreprise connaît une forte rotation du personnel. Enfin, les feuilles de temps sont également un bon moyen de comptabiliser les heures que l’entreprise doit à un employé, ou les heures qu’un employé doit à l’entreprise.
Le plus grand inconvénient est le rejet que les travailleurs peuvent ressentir face à cette mesure de contrôle, en supposant qu’ils seront surveillés avec des preuves concernant leur activité au travail. Si ce changement a lieu dans votre entreprise, vous devez vous assurer que la communication interne est optimale, en mettant toujours l’accent sur les avantages de ce système.
Si vous ne les communiquez pas correctement, vos employés pourraient ressentir un manque de confiance de votre part et cela pourrait les conduire à se sentir démotivés au travail. Savez-vous ce qu’est le vol de temps au travail ? Découvrez-le ici !
Selon le Règlement sur les normes du travail du Canada, les employeurs doivent conserver les dossiers d’emploi, comme les feuilles de temps, pendant au moins 36 mois. Pour ce qui est du secteur de la construction, les employeurs doivent conserver leur registre six ans après la dernière année à laquelle ces informations se rapportent.
Avez-vous déjà pensé à avoir un outil qui vous aide à calculer efficacement les heures de travail de vos employés ? La calculatrice d’heures de travail de Mobile Punch est intégrée à l’application Mobile Punch. Un outil essentiel pour toute entreprise qui doit enregistrer le temps de travail de ses employés. Il vous permet de générer automatiquement et rapidement des feuilles de temps précises pour la période sélectionnée.
Que ce soit pour le personnel interne, en déplacement chez les clients ou sur les chantiers, ou même pour les sous-traitants qui doivent calculer les heures de travail, Mobile Punch permet à des milliers d’entreprises de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent.
Bien que les exigences et les champs varient en fonction de l’entreprise, une feuille de temps doit inclure les informations suivantes :
Le coût de la main-d’œuvre est peut-être la plus grande dépense de votre entreprise. Pour toute entreprise qui souhaite enregistrer les heures de travail de manière plus efficace et générer plus de profits, il est essentiel de disposer d’un système de gestion des horaires des employés. N’oubliez pas qu’après tout, le temps, c’est de l’argent !
Voici quelques-uns des avantages dont vous bénéficierez si vous utilisez l’application de gestion des horaires de travail des employés de Mobile Punch :
De nombreux employés ont un certain nombre d’heures fixées par contrat. S’ils font des heures supplémentaires, l’entreprise doit les compenser financièrement ou les accumuler pour qu’ils aient des heures ou des jours de vacances supplémentaires. Dans d’autres cas, ils n’ont pas d’heures prédéterminées, mais facturent les heures travaillées. C’est le cas des agences de travail temporaires.
Par exemple, en fonction du mois ou des besoins du client, l’entreprise aura besoin qu’un travailleur travaille plus ou moins d’heures. Dans les deux cas, les heures sont importantes pour la comptabilité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises relient les feuilles de temps au module de paie. De cette façon, les données sont déversées et le temps de génération de la paie est réduit, ainsi que les erreurs humaines lors de la saisie des heures.
Certaines entreprises externalisent leur paie. Dans ce cas, il y a deux possibilités : la première est d’envoyer un rapport avec toutes les heures par employé à l’agence qui gère leur paie ou, ce qui pourrait également être fait est d’accorder un accès externe à l’agence pour qu’elle puisse accéder aux données quand elle en a besoin.
Les feuilles de temps sont également utilisées pour payer les employés externes ou les freelancers. Ce que font de nombreuses entreprises, c’est recevoir le total des heures mensuelles dans une feuille de calcul Excel ou une facture émise par l’employé externe. Dans d’autres cas, un accès externe est accordé aux freelances afin qu’ils puissent introduire leurs heures.
Vous voulez optimiser votre système de paie ? Une fois que vous saurez comment il fonctionne et tous les avantages qu’il offre, vous ne pourrez plus vous passer de notre calculatrice des heures travaillées!
Une feuille de temps est essentielle pour les entreprises qui facturent à l’heure ou qui peuvent être engagées par forfaits horaires. Normalement, la quasi-totalité des entreprises qui facturent de cette manière sont celles de service ou celles qui travaillent sur la base de projets.
Pour une société de services qui fournit du personnel pour certaines fonctions, une feuille de temps est très importante. Les employés remplissent les heures travaillées et celles-ci sont collectées afin d’être facturées au client. Pour ce faire, il existe des entreprises qui relient la feuille de temps des employés au système de facturation.
De cette manière, les données sont déversées et le système les répercute automatiquement sur la facture du client. Cette allocation d’heures peut être déduite du nombre établi d’heures engagées par le client ou accumulée dans la facture si le contrat ne portait pas sur un nombre déterminé d’heures.
Les entreprises qui travaillent sur la base de projets doivent également garder un bon suivi des heures travaillées, car une feuille de temps est très utile pour connaître la rentabilité qu’une entreprise prévoyait obtenir et pour voir quelle est la rentabilité finalement obtenue.
Vous voulez savoir où en sont vos équipes dès qu’elles prennent leur service ? Avec Mobile Punch, le temps de travail est décompté à la minute près. Demandez une démo dès maintenant et commencez à économiser du temps et de l’argent !
Au cours des dernières décennies, la technologie a complètement révolutionné le monde. Que ce soit au niveau personnel, par notre utilisation quotidienne des smartphones, ou au niveau professionnel, pour gérer une entreprise.
Compte tenu de l’évolution rapide des progrès technologiques et de l’environnement dans lequel nous vivons, les entreprises doivent suivre le rythme et investir dans des systèmes informatiques pour rester compétitives et pertinentes sur leur marché. Après tout, ce n’est un secret pour personne que la technologie est le moteur de la réussite des entreprises modernes.
Avec les circonstances actuelles de la Covid-19, cette réalité devient de plus en plus évidente. La technologie agit comme un accélérateur de changement et met en évidence les avantages de la numérisation de l’économie et des entreprises.
Pour les entreprises innovantes, l’information et les flux de travail numérisés optimisent les processus. La technologie augmente la productivité et bouleverse les modèles commerciaux traditionnels. Même si la rentabilité d’un investissement technologique peut être difficile à prévoir, le coût de financement est l’un des plus bas et le système fiscal est très avantageux en recherche et développement.
C’est particulièrement vrai au Québec où Investissement Québec a récemment lancé l’initiative Productivité innovation qui encourage l’innovation sous toutes ses formes et stimule la digitalisation des fabricants et des entreprises.
La technologie joue un rôle essentiel pour les entreprises qui cherchent à croître et à se développer. Les services informatiques des entreprises sont indispensables à leur performance et au maintien d’un avantage concurrentiel.
À mesure que les entreprises intègrent de plus en plus de formes de technologie, elles jouent des rôles de plus en plus importants:
La technologie vous permet de simplifier et de communiquer plus efficacement avec votre personnel et vos clients. Elle peut intervenir de nombreuses manières à l’interne et à l’externe. Elle joue un rôle énorme en rationalisant les transferts de données entre les différents services. Elle rend également la communication avec les clients plus fluide et plus efficace.
Avec l’essor des nouvelles technologies, c’est l’occasion pour les entreprises de faire de la publicité et de découvrir de nouveaux marchés. La technologie leur permet de propulser des publicités numériques, de pénétrer de nouveaux canaux de commercialisation, d’interagir avec les clients… ce qui, au final, attire plus de trafic et augmente les revenus de l’entreprise.
La prise de décision est un processus critique, et pour la rendre plus facile et efficace, l’utilisation de la technologie est essentielle. Vous n’avez plus à vous soucier de suivre vos sondages auprès des clients ou vos études de marché sur des feuilles de calcul. Avec le bon logiciel informatique, vous obtenez des rapports précis ainsi que des mesures pertinentes qui vous aideront à prendre de meilleures décisions commerciales.
Les systèmes de gestion des relations avec la clientèle s’appuient sur la technologie et les nouvelles avancées technologiques. Ils sont essentiels pour maintenir une relation solide et s’assurer qu’ils ne se tournent pas vers vos concurrents.
Quel que soit le secteur dans lequel votre entreprise opère, le rôle de la technologie sera toujours d’injecter de l’efficacité dans vos processus de travail et de vous aider à maintenir un avantage concurrentiel.
Que vous dirigiez une start-up ou une grande entreprise, la technologie présente des avantages énormes qui vous aideront à développer votre entreprise et à apporter une valeur ajoutée à vos clients.
Voici les principaux avantages d’investir dans la technologie pour votre entreprise :
Aujourd’hui, les petites entreprises peuvent concurrencer les grandes en étant plus agiles et plus réactives au changement. L’utilisation de la technologie pour automatiser certains processus de travail peut améliorer l’efficacité de votre entreprise et la productivité de vos employés, tout en réduisant les erreurs humaines.
Grâce aux applications logicielles utilisées dans différents secteurs, la technologie aide les entreprises à comprendre leurs besoins de trésorerie, à suivre automatiquement leurs ventes, à optimiser des ressources précieuses comme le temps, etc. Les dirigeants peuvent gagner du temps et de l’argent tout en se concentrant sur la création de valeur et l’évolution de leurs stratégies commerciales.
La plupart des entreprises sont soumises à des menaces de sécurité et au piratage. C’est pourquoi l’un des plus grands avantages de la technologie est qu’elle peut être utilisée pour protéger et renforcer les mesures de sécurité sur les données critiques telles que les données financières, les décisions exécutives confidentielles et autres informations sensibles.
C’est encore plus essentiel maintenant que les entreprises s’appuient sur le stockage en ligne pour gérer et stocker leurs informations. La technologie permet aux entreprises de mettre en place des mesures de cybersécurité robustes pour protéger leurs actifs et leurs données.
Un autre avantage essentiel de la technologie est l’économie financière qu’elle permet de réaliser. L’augmentation de la productivité et de l’efficacité permet à l’entreprise de faire plus avec moins. Par exemple, l’automatisation des communications peut réduire les frais de déplacement, de stockage des données et de maintenance des serveurs.
Grâce à la technologie, une entreprise acquiert la capacité de rechercher de nouvelles opportunités et de garder une longueur d’avance sur ses concurrents. Les entreprises qui souhaitent se développer doivent saisir de nouvelles opportunités et s’implanter sur de nouveaux marchés.
En ce sens, un autre avantage de la technologie tourne autour de l’utilisation d’outils analytiques et métriques pour fournir aux dirigeants des données pertinentes et précises qui les aideront à prendre les meilleures décisions et assurer le succès de leur entreprise.
Certaines technologies permettent à l’entreprise de stocker facilement et de manière fiable leurs documents les plus importants et les plus précieux sans avoir besoin de gros serveurs ou de disques physiques. Vous n’avez pas à vous soucier des pannes de vos ordinateurs puisque les serveurs externes sont formés pour faire tout le travail.
La technologie contribue à créer une dynamique d’équipe au sein de votre entreprise, puisque les employés ont la possibilité d’interagir et de discuter d’idées en toute tranquillité. Grâce à une communication efficace, les tensions et les malentendus sont moins susceptibles de se produire. La collaboration améliore l’environnement de travail et crée de la valeur pour votre entreprise.
Si vous hésitez encore à investir dans les technologies de l’information, nous avons détaillé cinq raisons principales pour lesquelles votre entreprise devrait investir dans la technologie en 2021 :
La meilleure chose d’investir dans la technologie est le pouvoir qu’elle peut donner à votre entreprise pour développer son avantage concurrentiel. Vous pourriez avoir les meilleures idées et le personnel le plus professionnel, mais si d’autres entreprises présentent mieux ces idées, les construisent plus rapidement ou les améliorent simplement plus vite, cela vous coûtera très cher.
Plus vous investissez tôt dans les services et les systèmes informatiques, mieux c’est pour votre entreprise et moins vous avez de chances d’être dépassé par vos concurrents. Vous voulez pouvoir vous démarquer tout en fournissant les meilleurs produits et services à vos clients.
Investir dans la technologie, c’est investir dans votre avenir.
Investir dans la technologie donne à votre équipe la possibilité de travailler à distance et de produire des résultats où que vous soyez. En fait, les employés qui passent 60 à 80 % de leur temps à travailler à distance sont plus engagés sur leur lieu de travail (source). Avoir des employés plus productifs devrait être une raison suffisante pour investir dans la technologie, ne pensez-vous pas ?
Les clients sont de plus en plus intelligents et ils adorent la technologie. Pour que vous puissiez les satisfaire, vous devez suivre les tendances technologiques.
Vous pouvez mettre en place un chatbot sur votre site web pour interagir avec vos clients et vous appuyer sur l’intelligence artificielle pour améliorer l’expérience client, ou si vous remarquez que vos clients sont plus actifs sur une plateforme sociale comme Twitter ou Instagram, vous pouvez orienter vos efforts technologiques dans ce sens.
Vous devez toujours rester à l’affût de la prochaine grande innovation en matière de communication avec vos clients, car non seulement elle fidélisera vos clients, mais elle attirera aussi de nouveaux clients.
Investir dans la technologie vous fera gagner beaucoup de temps. En automatisant votre flux de travail et vos processus, vous réduisez le travail manuel intensif et une tâche qui prend normalement quelques jours à votre équipe peut ne prendre que quelques minutes ou quelques heures avec les bons outils informatiques.
Avoir la capacité et l’agilité de répondre aux besoins changeants de votre entreprise et à un environnement en constante évolution est la clé du succès. Une entreprise est faite pour évoluer au fil du temps, relever des défis et être témoin de nombreux changements en général.
Grâce aux nouvelles technologies, vous disposez des outils et de la souplesse nécessaires pour appréhender toute situation qui pourrait se présenter à vous. Vous pouvez progresser vers de nouveaux marchés et opportunités, vous pouvez cibler de nouveaux clients, créer de nouveaux produits ou services…
L’objectif principal n’est pas de trouver le meilleur logiciel, mais de trouver le logiciel qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Les tendances technologiques vont et viennent, mais le bon logiciel vous accompagnera pendant longtemps.
La première chose que vous devez faire est d’analyser vos besoins et les domaines d’amélioration possibles. Une fois que vous avez analysé votre situation actuelle et les outils existants, vous pouvez commencer à comparer les différents logiciels qui répondent à vos critères.
Vous voudrez commencer vos recherches en filtrant les options et en dressant la liste des meilleurs outils pour votre équipe, votre flux de travail et vos objectifs. Si vous faites vos recherches correctement, vous éviterez de devoir changer de solution par la suite.
Ensuite, vous devrez déterminer le budget que vous êtes prêt à consacrer à ce nouveau logiciel et essayer de rester dans les limites de votre budget.
Veillez à choisir un logiciel personnalisable, qui s’adapte à vos besoins et s’intègre aux autres logiciels que vous utilisez actuellement. Surtout, vous voulez que vos employés s’y habituent et s’y familiarisent dès que possible.
Découvrez la meilleure application de feuille de temps et de gestion de projet
La gestion des feuilles de temps est une activité cruciale pour chaque entreprise, que ce soit pour le suivi de la présence des employés ou celui du temps passé sur chaque tâche ou projet dédié à un client.
Le suivi manuel est une méthode inefficace qui est sujette à beaucoup d’erreurs. De plus, lorsque vous êtes en plein travail, la dernière chose que vous voulez c’est de perdre du temps à compter vos heures de travail et veiller à ce que vos employés soumettent leurs feuilles de temps à l’heure. C’est contre-productif et ça vous fait perdre du temps qui pourrait être consacré à des tâches à valeur ajoutée.
Pour remédier à ça, une application de gestion des feuilles de temps est la solution idéale. Plutôt que d’interrompre votre flux de travail pour surveiller l’heure, une application de gestion des feuilles de temps vous permet de gérer automatiquement votre temps tout en vous permettant de générer automatiquement les factures pour vos clients.
Dans cet article, nous vous présentons les huit meilleures applications de gestion des feuilles de temps et leurs caractéristiques afin de vous aider à faire un choix éclairé.
Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de temps?
La gestion du temps fait référence au processus d’organisation, de division et de planification de votre temps entre des activités spécifiques. Une bonne gestion du temps vous permet de travailler plus efficacement tout en consacrant moins d’heures et de ressources.
Des outils de gestion du temps efficaces peuvent vous aider à en faire plus en moins de temps. Aujourd’hui, il existe de nombreuses applications efficaces sur le marché qui vous aideront à maximiser votre temps et à automatiser vos tâches de routine.
Avoir une application de gestion des feuilles de temps au sein de votre entreprise vous permet de gagner en productivité, en efficacité et en temps. Voici les avantages d’un logiciel de temps et comment ils peuvent vous aider quotidiennement :
Pouvoir suivre et bien gérer vos feuilles de temps grâce à un logiciel est très avantageux à condition que l’application dispose des fonctionnalités nécessaires pour assurer son bon fonctionnement et maximiser son utilité pour l’entreprise.
Une application de suivi de temps dont le degré de précision est élevé non seulement augmente la confiance de vos clients, mais vous permet aussi de savoir comment vous passez votre temps afin de pouvoir analyser les résultats et prendre des décisions plus rentables dans le futur.
Voici quelques facteurs à prendre en compte pour le choix de votre logiciel de gestion de temps:
Un bon logiciel de gestion de feuilles de temps vous offre un suivi en temps réel, c’est-à-dire que vous pouvez suivre vos équipes, qu’elles soient au bureau ou sur le terrain. Vous pouvez accéder à toute l’info dont vous avez besoin à partir de n’importe où et de n’importe quel dispositif (Android, ios, etc.). Vous avez une vue globale de l’ensemble de vos projets et travailleurs, ce qui vous permet de mieux contrôler vos délais et l’allocation des ressources.
Les outils de reporting font la différence entre une bonne application de gestion des feuilles de temps et un logiciel médiocre. Les applications les plus performantes disposent de tableaux de bord et de rapports personnalisables qui permettent aux cadres de répartir le temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel efficacement par projet, personne ou client.
Un logiciel de suivi des feuilles de temps efficace vous permet de créer automatiquement des factures précises à partir des données collectées dans l’application. Il vous permet également d’exporter ces données dans des fichiers PDF ou autres afin que vous puissiez les partager avec les personnes concernées.
Finie la course aux feuilles de temps et le gaspillage de papier. Mobile Punch est l’application numéro une dans le marché qui vous permet de simplifier la gestion de temps, gagner en productivité et gérer vos projets en temps réel en toute simplicité !
La gestion des feuilles de temps se fait automatiquement à partir d’un système de géolocalisation du personnel qui permet à vos employés de « puncher » leur arrivée et leur départ depuis leur lieu de travail et même sans connexion internet. Grâce à cette fonction, vous savez exactement combien de temps vous et votre équipe passez sur chaque projet ou tâche.
Mobile Punch vous donne aussi la possibilité de générer automatiquement des bons de travail, des soumissions et des factures que vous pouvez signer ou modifier à travers l’application mobile.
Voici un aperçu des fonctionnalités clés de l’application:
Parmi les applications les plus performantes en matière de time tracking, Harvest est une excellente option pour le soutien de vos équipes. L’application offre de nombreuses fonctionnalités de suivi de temps, de dépenses et de facturation.
Harvest a été conçue pour gérer une charge de travail collaborative d’une manière claire et facile à comprendre afin que tous les membres de votre équipe puissent y avoir accès et l’utiliser à tout moment que ce soit en ligne ou hors ligne. L’application peut automatiquement envoyer des rappels aux employés pour soumettre leurs feuilles de temps afin de les transférer à l’administrateur qui se chargera de les modifier, examiner et approuver.
Cet outil de travail permet notamment la gestion des projets et des clients, la création de rapports, la génération de factures, mais aussi l’intégration à une longue liste d’applications de travail collaboratif ou de facturation.
Clockify est un outil spécifiquement conçu pour le suivi de temps et la gestion des feuilles de temps. Il est totalement gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs et de projets. Le logiciel vous permet de suivre le temps consacré à l’exécution d’un projet ou d’une tâche, d’ajouter, modifier ou supprimer du temps manuellement sur les feuilles de temps mais aussi de générer des rapports visuels que vous pouvez exporter sous forme de fichiers PDF ou Excel.
De plus, des options intégrées dans l’application vous donnent une visibilité générale sur tous les minuteurs en cours d’exécution et des champs personnalisés pour chaque membre de l’équipe.
Toggl est un outil gratuit de suivi des feuilles de temps pour les entreprises pour un maximum de 5 utilisateurs. L’application est facile à utiliser puisque vous pouvez chronométrer une tâche ou un projet sans vous soucier des détails techniques tout de suite, vous pouvez lancer le minuteur et y revenir plus tard pour remplir les détails.
Toggl vous permet de suivre le temps que vous passez sur chaque activité, de gérer vos entrées de temps en le modifiant, spécifiant ou supprimant et de générer des rapports que vous pouvez exporter par la suite.
De plus, cette application de tracking s’intègre parfaitement avec toutes les applications Web à savoir Google Docs, Google Sheets… et vous propose des modèles de gestion de projets qui vous facilitent la tâche.
Une des fonctionnalités qui fait la différence avec Toggl, c’est la détection de l’inactivité. Si l’application détecte que votre ordinateur est inactif mais qu’une minuterie est toujours en cours d’exécution, elle vous donne les moyens de corriger ce bloc de temps enregistré, mais non utilisé.
TimeCamp propose une application de suivi visuel du temps passé sur vos projets et votre travail en un clic. L’outil vous donne accès à des fonctionnalités de base pour le suivi des feuilles de temps et des employés en temps réel en plus de vous faciliter la facturation.
Vous pouvez suivre un nombre illimité de projets de manière automatique et ensuite modifier les entrées de temps afin de générer des rapports pertinents. L’application s’intègre avec de nombreuses applications d’entreprise à savoir Asana, Basecamp et bien d’autres.
RescueTime est un outil de travail spécialisé dans le suivi automatique du temps afin de tracker votre niveau de productivité. Cela vous permet de générer des rapports visuels et hebdomadaires.
RescueTime suit le temps que vous passez sur différentes plateformes Web et les classifie en fonction d’un ensemble de règles. L’une de ses fonctionnalités les plus intéressantes, c’est que cette classification lui permet de bloquer les distractions. Elle vous propose un bloqueur de sites web distrayants nommé FocusTime qui vous permet de bloquer l’accès à certains sites.
Everhour est un logiciel de planification simple et facile d’utilisation qui vous permet de gérer votre temps en se synchronisant avec les applications d’entreprise que vous utilisez déjà. Par conséquent, vous pouvez travailler sur vos projets plus rapidement puisque tous les détails de vos projets sont automatiquement synchronisés sur l’application.
Grâce à Everhour, vous pouvez commencer la minuterie à n’importe quel moment sur n’importe quelle application que vous utilisez. Additionnellement, lorsqu’elle est utilisée en collaboration, l‘application vous permet de suivre le temps des employés et leur disponibilité afin d’assigner à chaque membre de l’équipe des tâches ou un projet spécifique.
Bien que l’application dispose d’un outil de facturation, il est peu développé donc, il est préférable d’intégrer l’application avec un logiciel spécialisé en facturation ou comptabilité.
Le logiciel Hubstaff vous fournit des feuilles de temps simples qui vous aident à faire un suivi du temps des employés. Cette application vous offre plusieurs fonctionnalités à savoir : pouvoir ajouter du temps manuellement, facturation de vos employés et leur paie, suivi du temps et de l’état d’un projet pendant que vous travaillez et ultérieurement génération des rapports utiles.
Hubstaff s’intègre à de nombreuses applications de gestion de projet d’entreprise à savoir Asana, Basecamp et Zoho Projects.
Quand on gère une entreprise, les tâches bureaucratiques ont tendance à ralentir le rythme du travail et à rendre la gestion des feuilles de temps et de paie complexe. Ne pas avoir une base de données facile à manipuler augmente le risque d’erreurs et fait perdre beaucoup de temps à l’entreprise.
Pour une meilleure gestion de tous vos projets, il peut être judicieux de recourir à la technologie qui peut vous aider à mieux vous organiser et par la même occasion à mieux satisfaire vos clients.
Décrypter les feuilles de temps de chaque employé nécessite beaucoup de temps alors que ce travail pourrait être accompli de façon rapide et précise par un horodateur mobile avec des poinçons géolocalisés. Ces heures de travail payées devraient être investies dans des tâches plus importantes et rentables.
Les contrats de construction sont dans la plupart des cas forfaitaires. Ce genre de contrats dont le prix est fixé à l’avance nécessite une gestion parfaite du temps. Si éventuellement vos ouvriers travaillent des heures supplémentaires, ce sera à vous de payer, car vous ne pouvez plus les facturer. Si vos travaux sont à ‘’cost’’ plus il faut avoir de bons outils pour que votre donneur d’ouvrage ou client paie toutes les heures attribués à votre projet.
Les taux CCQ varient dans les divers secteurs de la construction et celui-ci est différent pour les apprentis vs un compagnon. Si un ouvrier travaille dans des projets résidentiels, institutionnels et commerciaux en même temps, le traitement des paies peut être assez difficile sans de bons outils et les erreurs peuvent survenir.
Lorsque vous avez toutes les étapes des projets archivées selon le temps de leur déroulement, vous pouvez donner des preuves concrètes à vos clients de l’avancée des projets. Ceci vous permettra de gagner leur confiance et ils seront à l’aise de renouveler leur contrat avec vous.
Le fondateur de Mobile-Punch, qui était dans le domaine de la construction, a compris que les tâches administratives exigeaient beaucoup de temps en dépit des heures passées dans le chantier. Ainsi, pour réduire le temps accordé à la gestion des feuilles de temps et autres tâches bureautiques, il a créé l’application Mobile-Punch, une solution qui est aujourd’hui utilisée par des milliers d’entreprises, et ce, dans différents secteurs. Elle permet de gérer vos projets en temps réel tout en vous permettant de faire des économies importantes.
Mobile-Punch est disponible en français et en anglais et fonctionne sur tous les appareils mobiles Android et iPhone. Cette application regroupe plus de 25 000 utilisateurs qui l’utilisent pour plusieurs raisons :
Mobile Punch peut être utilisé par les petites et grandes entreprises de diverses industries. Étant compatible avec plusieurs logiciels comptables et services de paie, Mobile-Punch a su gagner la confiance de plusieurs partenaires tels que:
Punch-Mobile est également membre de diverses associations et jouit d’un large réseau.
Un meilleur ajustement à tous les imprévus du quotidien et une flexibilité adéquate pour assurer la meilleure productivité de vos employé à travers divers outils :
Un outil simple et rapide qui permet de comptabiliser le temps de travail des employés et de générer automatiquement les feuilles de temps. Mobile Punch vous garantit une meilleure gestion de vos effectifs en suivant en temps réel vos projets pour pouvoir procéder aux modifications voulues et améliorer votre rendement.
Cet outil permet lors du punch de suivre la position géographique de tous les employés même sans connexion internet. Elle permet une meilleure organisation et répartition des tâches pour tous les membres de votre équipe afin d’établir la stratégie qui convient le mieux à votre entreprise.
Les bulletins de paie deviennent un véritable jeu d’enfant quand vous possédez toutes les informations dont vous avez besoin avec les mises à jour adéquates. Mobile-Punch vous offre le support nécessaire pour un traitement de paie précis :
Un système de gestion des horaires des employés permet de générer plus de profits grâce à un calcul précis du temps de travail et ce sur vos divers projets en même temps. Votre temps sera optimisé et ça vous permettra d’économiser de l’argent.
Le système intégré de Mobile-Punch vous permet d’exporter les rapports de paie que vous générez selon la fréquence que vous souhaitez vers votre logiciel comptable ou bien de transmettre les données à votre service de paie (Desjardins, ACQ, APCHQ, etc.).
Mobile Punch permet une communication entre tous les effectifs pour une centralisation des données qui vous donne un aperçu en temps réel de l’avancement de vos projets. De plus, l’agenda électronique vous permet de réaliser une répartition des tâches. Le personnel reçoit des notifications et peut visualiser les horaires ainsi que trouver toutes les informations dont ils ont besoin.
Cette option permet aux différentes entreprises qui utilisent Mobile-Punch d’assurer la sécurité de leurs employés. Ce formulaire répond aux exigences de la CNESST et INSPQ et propose des mesures pour la protection des employés et des clients. Pour s’assurer des respects de ces normes, l’application a intégré un formulaire COVID.
Si vous voulez augmenter votre rentabilité tout en améliorant votre gestion de projets, n’hésitez pas à nous contacter.
La gestion quotidienne prend beaucoup de temps et c’est parfois difficile pour les gestionnaires et chefs d’entreprise de superviser le temps de travail des employés et de faire un suivi adéquat de leurs projets. C’est là que les applications de gestion des horaires de travail s’avèrent utiles. Un logiciel de gestion du temps est bien plus qu’un outil qui calcule les heures d’entrée et de sortie des employés.
Ce logiciel vous aide à devenir plus efficace, organisé et vous fait gagner du temps et de l’argent. Il offre des fonctionnalités uniques avec de multiples avantages pour votre organisation. Dans cet article, nous présentons le concept de logiciel de gestion du temps, nous expliquons ses fonctionnalités et détaillons ses nombreux avantages.
Une application de gestion des horaires ou un logiciel de gestion des feuilles de temps, est un outil utilisé par les gestionnaires et les employés qui leur permet d’enregistrer les heures de travail consacrées à des tâches ou projets. En général, il est utilisé pour calculer le temps passé sur les tâches assignées et pour automatiser la paie ou la facturation aux clients. Cet outil est particulièrement utile pour ceux qui emploient des travailleurs indépendants et des travailleurs à l’heure.
De nombreuses entreprises utilisent des applications de gestion et de suivi pour mesurer leurs performances et la productivité de leurs équipes. Cela leur permet de mieux superviser l’avancement des projets et les tâches assignées. Les employés peuvent l’utiliser pour améliorer leur productivité et tirer parti de chaque minute de leur temps de travail.
Les applications de gestion des horaires responsabilisent les équipes et les gestionnaires, car elles tiennent les employeurs informés sur des paramètres importants, tels que le nombre d’heures consacrées à des tâches individuelles, la date d’achèvement d’un projet et le temps qui y a été consacré.
Avantages d’utiliser une application de gestion des feuilles de temps
Les applications de gestion des horaires capturent tout ce que vous faites pendant que vous travaillez. Ainsi, au lieu d’avoir à déterminer comment calculer les heures de travail, ce logiciel le fait automatiquement pour vous. Le logiciel enregistre les heures facturables, ce qui vous permet de facturer plus facilement vos clients. Vous ne pouvez pas vous fier à vous-même ou aux membres de votre équipe pour estimer le temps passé sur une tâche ou un projet spécifique. Une estimation approximative n’est pas la même chose qu’un nombre exact d’heures et de minutes. En suivant les heures de travail de vos employés, vous vous assurez qu’ils sont payés équitablement.
En gérant le temps de vos employés, vous surveillez leurs heures de travail et leur progression en temps réel. Les employés peuvent avoir une vue d’ensemble de leur processus de travail, savoir quand ils sont plus concentrés et quand ils sont moins productifs, combien de temps ils consacrent à chaque tâche ou s’ils sont en retard pour un projet. Ils peuvent apprendre à mieux gérer leur temps afin d’être plus productifs.
Afin de créer une stratégie de gestion de projet réussie, vous devrez élaborer un plan en fonction de facteurs tels que la demande des clients, la capacité productive de l’équipe, l’étendue du travail et les délais. Si vous savez combien d’heures sont consacrées à chaque projet, vous pouvez facilement adapter les horaires de travail. En fonction de la capacité de votre équipe, vous pouvez réaffecter les heures, modifier les délais et établir des priorités pour les projets futurs. Une application de suivi du temps de travail des employés est un outil essentiel pour améliorer la gestion des projets.
Les applications de gestion des horaires en entreprise enregistrent le début et la fin de la journée de travail des employés. Ils surveillent également tout ce qui se passe entre les heures de travail: réunions, tâches de projet, rencontres avec des clients, etc. Ainsi, ils vous permettent d’analyser le flux de travail de l’équipe et d’identifier des irrégularités, comme par exemple, lorsque vos employés terminent une tâche d’une heure en trois heures. De cette façon, vous pouvez trouver la cause qui les a ralentis et fournir des solutions ou des ressources qui empêcheront un tel retard de se reproduire dans le futur.
Outre les projets de travail, il y a aussi des tâches qui semblent ne prendre que quelques secondes à accomplir, mais auxquelles on consacre beaucoup de temps. Il s’agit des tâches invisibles qui ne sont souvent pas signalées, comme les temps d’appel des clients et les réponses aux courriels. Les applications de gestion du temps de travail des employés, saisissent tout ce qui se passe au cours d’une journée de travail. Elles aident les employés à quantifier ces tâches et à les prendre en compte lors de la préparation d’un plan de travail hebdomadaire.
Ce logiciel permet également aux employés et aux gestionnaires de mieux communiquer l’avancement des tâches. Les employés peuvent partager les mises à jour de l’état d’avancement des projets avec leurs gestionnaires. La possibilité de suivre l’avancement d’un projet peut vous donner un aperçu du budget de votre projet. Cela vous aide également à rester sur la bonne voie et à livrer les projets dans les délais.
Lorsque vous êtes à l’heure pour vos projets, vous gagnez la confiance de vos clients. Une application de gestion du temps de travail vous aidera à obtenir de bons résultats et à bâtir une relation de confiance avec votre client. Vous pourrez tenir le client informé en lui envoyant des informations précises sur l’avancement du projet et le temps estimé. Vous pourrez également vous assurer que votre équipe réalise les projets dans les délais et dans les limites du budget.
Un élément majeur du succès d’une équipe est de s’assurer que chaque membre de l’équipe se sent valorisé et reçoit une reconnaissance pour son travail. La gestion du temps de vos employés permet de responsabiliser vos équipes. Vos gestionnaires savent quels employés ont accompli certaines tâches et quels sont les employés les plus productifs. Le travail acharné doit être reconnu, afin que vous puissiez faire savoir à vos employés que vous appréciez leur travail et leur dévouement. Ce feedback peut facilement augmenter leur niveau de productivité.
Le logiciel de gestion du temps des employés garantit une transparence totale aux membres de l’équipe sur les tâches effectuées et la durée d’exécution d’un projet. Ainsi, les employés sentent que leur travail ne passe pas inaperçu.
Besoin d’aide pour organiser votre flux de travail?
Outre la gestion des heures de travail de vos employés, ce logiciel a diverses utilisations qui peuvent vous aider à atteindre les objectifs de votre entreprise. Voici les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des horaires des employés :
Les feuilles de présence ou les rapports de pointage des employés centralisent les informations relatives aux heures facturables, y compris les jours fériés, les congés et bien plus. Les clients peuvent ainsi être facturés de manière transparente et précise. De plus, en tant que gestionnaire, vous pouvez payer et récompenser vos employés équitablement pour le travail accompli.
En général, un système de gestion de projet nécessite des fonctions de gestion du temps. C’est pourquoi les logiciels de suivi du temps des employés comprennent des fonctions essentielles de gestion de projet. Les chefs d’équipe peuvent fixer des délais, attribuer des tâches aux employés et suivre l’avancement des projets. Un logiciel de suivi du temps vous aide à prévoir les délais, le coût d’un projet, à respecter vos objectifs hebdomadaires et vos responsabilités mensuelles.
Cette fonction vous permet de facturer les clients avec exactitude. Grâce au suivi automatisé du temps, les heures de projet non facturées sont facilement transformées en factures. Grâce à la fonction de feuille de temps déjà disponible, le processus de facturation en ligne est facilité sans avoir à se soucier des erreurs de concordance. Vous évitez ainsi les conflits avec vos employés ou vos clients.
Vous devez déterminer le temps passé à réaliser des tâches invisibles telles que les appels téléphoniques, les réunions avec les clients et l’équipe, les réponses aux courriels, les déplacements dans les locaux, etc. Ces tâches peuvent sembler sans intérêt, mais elles peuvent facilement vous faire perdre une grande partie de votre temps. Le suivi de ces tâches vous permet de les prendre en compte dans l’estimation de votre projet.
Vous pouvez créer des rapports détaillés et personnalisés, adaptés à l’activité de votre entreprise. Vous pouvez convertir les données en rapports visuels, tels que des tableaux et des graphiques afin d’analyser les performances globales de votre équipe et de l’organisation. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées pour assurer la croissance de l’entreprise.
La fonction de notification permet de s’assurer que les membres de l’équipe restent sur la bonne voie avec leurs projets en créant des alertes. Par exemple, un employé peut recevoir un rappel de l’approche de la date de livraison d’un projet et des échéances des tâches. Cela permet aux employés d’être performants et de respecter leur calendrier. Ces notifications peuvent être envoyées automatiquement aux employés par courrier électronique ou directement sur leur téléphone.
Mobile Punch est l’application de gestion des horaires de travail la plus populaire au Canada en raison de son interface conviviale. Notre application est très simple à installer et à utiliser, et elle est disponible en français et en anglais pour les appareils Android et iOS. L’application permet aux employés de saisir leurs heures d’arrivée et de départ à l’aide de leur cellulaire ou de leur tablette. Notre système de suivi du temps calcule automatiquement les heures de travail des employés, il dispose même d’un mode hors ligne pour s’assurer qu’aucune information n’est perdue lorsque les employés ou les gestionnaires n’ont pas accès à Internet.
Il est également doté d’une fonction de géolocalisation qui confirme la position du lieu de travail (localisation GPS) lorsque les employés entrent et quittent les lieux. Les chefs d’équipe peuvent facilement gérer leur équipe en modifiant les horaires, en créant des plans de travail, en ajoutant des tâches et en affectant des employés à des projets. Les employés reçoivent instantanément les informations relatives au projet. Ils ont également accès au fichier de projet afin de pouvoir consulter, envoyer ou télécharger les détails des tâches sur lesquelles ils doivent travailler.
Mobile Punch vous aide à optimiser votre temps afin que vous puissiez atteindre vos objectifs d’affaires. Vous avez accès à vos données n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil.
Connaissez-vous la valeur de chacun de vos employés ? Le calcul précis des heures de travail de vos employés peut vous aider à prendre des décisions éclairées visant à optimiser la productivité et la rentabilité de votre entreprise. C’est le meilleur moyen de vous assurer que vos employés sont payés équitablement. Cet exercice vous donne aussi des indications qui permettent de déterminer si vous devez déléguer ou externaliser certaines tâches. Dans cet article, nous vous expliquons comment calculer le temps de travail étape par étape et vous donnons quelques conseils utiles.
Avant de commencer à calculer les heures de travail, il est important que vous compreniez les différents paramètres des heures de travail qui existent. Les entreprises rémunèrent les employés par heure de travail effectuée ou sur la base d’un salaire fixe. Les employés payés au salaire fixe gagnent la même somme d’argent par mois/année, quel que soit le nombre d’heures de travail effectuées. Par conséquent, à moins qu’un employé ne soit salarié, ses heures de travail entrent dans l’une de ces trois catégories :
(Note: Les normes peuvent varier selon la convention collective signée entre le syndicat et les employeurs. Comme exemple, dans le domaine de la construction, le maximum d’heures permis sans avoir à payer un surplus est différent des normes en pratique pour les travailleurs non couverts par une convention collective. Pour en savoir davantage sur les normes du domaine de la construction, nous vous invitons à visiter le site de la CCQ.)
Le temps plein est la durée maximale qu’un employé peut travailler pendant une certaine période, généralement une semaine. Au Canada, selon la loi, le maximum qu’un employé peut travailler par semaine est de 40 heures, après quoi, les heures travaillées au-delà sont considérées comme des heures supplémentaires et les employés ont droit à une compensation supplémentaire.
Les employeurs peuvent fixer des montants différents pour le temps plein tant que cela ne dépasse pas 40 heures par semaine, ce qui donne à l’employeur une certaine flexibilité pour choisir l’horaire de travail idéal qui convient à la fois à l’employé et à l’entreprise. Les entreprises qui choisissent d’employer leurs travailleurs à temps plein sont tenues de leur fournir certains avantages, comme l’assurance médicale.
Juridiquement parlant, il n’y a pas de nombre d’heures obligatoire pour qu’un emploi soit considéré comme un emploi à temps partiel. L’employeur définit donc ses heures à temps plein en fonction de la politique de l’entreprise et, sur cette base, fixe la limite supérieure des heures à temps partiel.
Le temps partiel est tout temps de travail inférieur à la limite de temps plein définie par l’entreprise. En règle générale, les employeurs fixent cette limite à la moitié des heures à temps plein. Ainsi, si le temps plein d’une entreprise est de 40 heures, le temps partiel se situe entre 20 et 25 heures par semaine. Cependant, un emploi à temps partiel ne donne pas droit à autant d’avantages qu’un emploi à temps plein (assurance médicale, jours de vacances, etc.). Les employeurs peuvent choisir d’offrir ces avantages aux salariés à temps partiel, mais ils ne sont pas tenus de le faire.
Les heures supplémentaires représentent le nombre d’heures qu’un employé travaille en dehors de ses heures à temps plein (généralement 40 heures par semaine). Selon la loi, un employé qui fait des heures supplémentaires a droit à 1,5 fois son salaire normal. Ce nombre est également appelé « temps et demi ». Ainsi, un employé qui gagne régulièrement 30$ de l’heure recevra une compensation de 45$ s’il fait des heures supplémentaires. Cependant, en tant qu’entreprise, il est recommandé de maintenir les heures supplémentaires au plus bas niveau possible, car cela peut affecter votre budget de travail, vos bénéfices, vos impôts…
Si vous envisagez de donner beaucoup d’heures supplémentaires à votre employé à temps plein, pensez plutôt à engager un employé à temps partiel. Ce dernier vous coûtera moins cher et donnera à votre employé à temps plein un peu de temps libre pour se reposer et mieux se concentrer sur son travail. Il est important de noter que les entreprises ne sont pas tenues de payer les heures supplémentaires pour leurs employés travaillant sur une base salariale ni pour leurs employés à temps partiel qui n’ont pas dépassé les 40 heures par semaine.
Qu’est-ce que le vol de temps au travail?
Il est important de déterminer comment vous allez enregistrer les heures de travail afin de tenir un registre précis de toutes les heures travaillées par vos employés. Cela peut également être utile lorsque vous effectuez un audit.
Voici les méthodes les plus courantes pour enregistrer les heures de travail:
Les employés notent leurs heures de travail sur un document ou une carte de pointage et le remettent à leur employeur, généralement une fois par semaine ou toutes les quelques semaines.
Une horloge mécanique est une horloge qui imprime la date et l’heure sur une carte de pointage lorsqu’il commence et arrête de travailler. Le gestionnaire/employeur calcule ensuite les heures en fonction de ces informations.
Une horloge électronique fonctionne de la même manière qu’une horloge mécanique, mais sans papier. L’employé place un badge, son empreinte digitale devant l’appareil, et celui-ci tamponne/enregistre une carte de temps numérique pour enregistrer la date et l’heure.
Grâce à un système de suivi informatisé, les employés peuvent enregistrer leur temps de travail avec un logiciel d’horloge sur leur ordinateur ou téléphone portable. Pour ce faire, ils se connectent à une application ou à un site web et appuient sur un bouton à l’heure de début et de fin. Le logiciel calcule alors automatiquement les heures travaillées.
Si vous comptez utiliser une des méthodes manuelles, par exemple une feuille de calcul manuscrite, vous devrez déterminer les heures d’arrivée et de départ de vos employés chaque jour. Pour cela, vous aurez besoin que vos employés soient précis avec les heures écrites et ne pas laisser de minutes ou écrire une heure approximative.
Cela peut sembler étrange, mais le format de l’heure peut rendre le calcul des heures de travail plus facile ou plus difficile à long terme. Le calcul du temps de travail des employés est assez simple lorsque les enregistrements sont effectués correctement et avec précision, et lorsque le format horaire est compris par tout le monde. En fait, il existe deux principaux formats d’heure qui sont utilisés : l’heure standard et l’heure militaire.
Le format d’heure standard est le format qui est utilisé sur la plupart des horloges: l’heure de un à douze. Il nécessite l’ajout de “a.m.” ou « p.m. » afin de différencier les heures du matin et de l’après-midi. L‘heure militaire compte les heures du matin comme dans le format standard, mais après 12 heures de l’après-midi, il commence à compter en ajoutant douze à l’heure. Dans le format de l’heure militaire, il n’est pas nécessaire d’utiliser « a.m. » ou « p.m. » puisque vous pouvez différencier le matin de l’après-midi selon l’heure affichée.
Pour convertir l’heure standard en heure militaire, vous devez ajouter 12 heures aux heures de l’après-midi, par exemple: 5:00 p.m. devient 17h00, tandis que 8:25 a.m. reste 8h25. L’adoption du format 24h (format d’heure militaire) est beaucoup plus facile lors du calcul manuel des heures de travail. Par exemple, si un employé est arrivé à 8h00 et est parti à 16h00, le calcul des heures travaillées par cet employé consiste simplement à soustraire 8 de 16, ce qui nous indique que cet employé a travaillé 8 heures ce jour-là.
Habituellement, vos employés ne pointeront pas à des heures précises. Certains seront en avance et d’autres en retard, et c’est là que réside l’importance d’une politique d’arrondis. Les heures de début et de fin sont souvent décalées de quelques minutes, vous devez donc arrondir à la hausse ou à la baisse. La meilleure façon de procéder est de comptabiliser les heures de travail par tranches de 15 minutes, les 7 premières minutes étant arrondies à l’unité inférieure et le reste à l’unité supérieure.
Lors du calcul du temps de travail, il est également important de tenir compte d’autres facteurs, tels que les pauses, les jours de congé, etc. De même, les pauses non rémunérées, comme le fait de se rendre à un rendez-vous chez le médecin, doivent être soustraites des heures de travail.
Cela s’applique également aux jours de congé non rémunérés et congé sans solde. Dans ce cas, l’employeur peut déduire ces jours du temps de travail mensuel/hebdomadaire de l’employé.
Selon le secteur d’activité, un employé peut exercer différents emplois avec des salaires différents. Par exemple, dans le secteur de la restauration, une personne peut travailler comme serveur/serveuse ainsi que comme hôte/hôtesse, qui ont tous deux des taux de rémunération différents.
Dans ce cas, il est important de séparer les heures de travail pour chaque travail effectué afin que l’employé puisse être rémunéré en conséquence et de manière équitable. Cela peut facilement devenir un problème juridique, c’est pourquoi il est crucial de garder une trace de ce que fait l’employé et du montant de sa rémunération pour ce travail. D’où l’importance de créer des catégories.
Dans cette étape, il vous suffit de calculer la valeur d’une semaine entière de travail, puis une année entière de travail. Pour ce faire, il suffit de parcourir et de totaliser les heures travaillées par chaque employé, sans oublier les catégories pour lesquelles chaque employé a travaillé (le cas échéant) et les pauses non rémunérées. Une fois que vous connaissez le nombre d’heures travaillées par un employé, il suffit de multiplier ces heures par le taux de rémunération.
Ensuite, il est encore plus facile de calculer le nombre d’heures de travail dans une année entière en multipliant le salaire hebdomadaire obtenu par le nombre de semaines travaillées dans l’année. En réalité, il y a 52 semaines dans une année, mais il faut soustraire du total annuel de l’employé les jours de vacances non payés, les jours de congé non payés…
De nos jours, la technologie est le meilleur allié des entreprises qui veulent rester compétitives sur un marché très saturé et faire évoluer leur activité. Cela n’est pas surprenant, car des outils technologiques tels que l’application Mobile Punch aident des milliers d’entreprises à économiser beaucoup de temps et d’argent. L’une des nombreuses fonctionnalités de cette application est le calcul des heures de travail qui permet de générer automatiquement des feuilles de temps précises à partir d’un appareil mobile.
Votre personnel doit simplement saisir ses heures de début et de fin sur son lieu de travail. Grâce à notre système de géolocalisation, vous êtes même en mesure de valider les heures travaillées en surveillant la présence de vos équipes sur les chantiers. L’outil peut être personnalisé selon vos critères (pauses, jours de congé, etc.) et il est adapté pour les primes, le taux des heures supplémentaires, les jours fériés, etc. Vous pouvez même modifier les honoraires selon le secteur d’activité pour les employés dont le taux horaire varie en fonction du travail effectué. Et cerise sur le gâteau, l’outil vous permet de générer des rapports de paie au format PDF ou Excel, et d’exporter les données vers votre logiciel de comptabilité ou service de paie.
De nos jours, les technologies envahissent notre quotidien et nos habitudes, que ce soit au niveau personnel mais aussi professionnel. Nous sommes désormais entourés d’appareils électroniques, de notre téléphone portable et ordinateur à notre télévision et appareils ménagers. Néanmoins, lorsqu’il s’agit d’intégration de nouvelles technologies en entreprise, le changement est rarement facile et peut représenter un défi de taille si les employés résistent à ce dernier. Parfois, même le mot changement peut susciter des réticences.
Mais aussi difficile que soit le changement, la technologie est en constante évolution et en l’intégrant dans votre entreprise, elle peut vous apporter de grands avantages. Tel est le cas dans l’intégration d’une nouvelle application mobile comme Mobile Punch.
L’intégration d’une nouvelle technologie dans votre entreprise peut certainement vous faciliter la vie et représenter une opportunité de croissance. Ceci dit, il faut que vos employés soient à bord et prêts à l’accueillir. Voici donc, quelques conseils pour faciliter le processus de l’adoption technologique dans votre entreprise.
Il faut garder en tête que cette résistance que présentent les employés au changement vient principalement du confort des « habitudes » de comment les choses sont faites et de l’ignorance qu’elles peuvent être faites différemment. Et donc, pour remédier à ça, rien de mieux qu’une introduction claire, précise et transparente du changement et dans ce cas, de la nouvelle technologie.
Le changement doit commencer tout en haut, ce qui signifie que la direction doit prendre en charge de réunir les employés et leur présenter leur vision et le pourquoi du comment de l’adoption de cette nouvelle technologie. Il est important, dans ce sens, de créer un sentiment d’urgence quant à la nécessité du changement, en discutant ouvertement et de manière convaincante des conditions du marché mais aussi des avantages et bénéfices de ces nouvelles technologies.
Il serait utile, dans cette situation, d’avoir des orateurs enthousiastes ou des évangélistes de la technologie dans l’entreprise qui pourront pitcher le produit et convaincre les employés qu’il est dans le meilleur intérêt de l’entreprise et de son développement d’adopter la technologie sous peine de l’obsolescence des technologies déjà adoptées ou des concurrent beaucoup plus agiles.
La communication représente un élément clé de la réussite ou non de l’adoption technologique au sein d’une entreprise, et c’est pour cette raison qu’il faut apprendre à communiquer efficacement mais surtout inviter les employés à participer dès le début. Ils devraient être en mesure d’exprimer leurs idées, leurs inquiétudes et leurs suggestions en se sentant écoutés et considérés.
Comme nous le savons tous, les êtres humains sont des créatures d’habitudes, donc tout changement risque de les brusquer. C’est pour cela, qu’il est important de préparer vos employés des mois à l’avance et non au moment venu. Dès le début du processus, discutez avec vos employés de la nouvelle technologie que vous prévoyez d’adopter. Ça leur donnera du temps pour s’habituer à l’idée, les motivera à réfléchir, à poser des questions…
L’innovation est un travail d’équipe qui repose sur une bonne communication et une collaboration adéquate entre ses membres. Vous devez alors communiquer avec force et efficacité sur cette technologie tout en impliquant toutes les personnes concernées. Impliquer les gens dès le début réduit leur résistance et le taux de rejet du produit. Dans ce sens, une communication cohérente vous aidera à comprendre leurs inquiétudes et préoccupations puis à y répondre efficacement.
Vous pouvez notamment avoir recours à des bulletins d’informations, des séances de discussion ou autres outils de communication pour vous assurer que vos employés sont bien informés à propos de la technologie, ainsi que de constituer un comité qui facilitera l’adaptation technologique.
On dit souvent qu’une entreprise n’est aussi bonne que ses employés, et il en va de même pour les nouvelles technologies. Vous êtes sur le point d’investir du temps et de l’argent pour introduire cette technologie, et cette dernière ne sera aussi bonne que ses utilisateurs.
Il n’y a rien de pire que de voir un éléphant blanc technologique qui doit être mis au rebut. Et c’est pour ça qu’il est primordial d’assurer une formation de qualité à vos employés à cette nouvelle technologie. Cette dernière vous permettra de tirer profit de ses avantages au niveau de la productivité, des économies d’échelle et de l’efficacité si et seulement si elle est maniée par des personnes compétentes et bien formées.
La formation donnée doit être complète et approfondie, expliquez leur le fonctionnement de cette nouvelle technologie, de son rôle dans leurs missions, de ses retombées… sans oublier d’introduire une formation IT si nécessaire pour les personnes qui ne s’y connaissent pas. Impliquez-les dans les rencontres avec les fournisseurs de la technologie et dans les démonstrations de systèmes.
Il est important de préciser que cela ne va pas à l’encontre de l’introduction qui doit être faite plus tôt, mais une fois que l’ensemble des employés ont pris connaissance de cette nouvelle technologie et de ses avantages respectifs, il est préférable de faire la transition sans retard indu ni traînée inutile. Sinon, l’impact de cette technologie risque d’être perdu et le personnel sera confronté à une situation d’incertitude et de frustration, tout en s’accrochant plus fort aux anciennes méthodes.
Ici, la direction doit faire preuve de détermination et fixer une date finale à laquelle l’entreprise passera à cette nouvelle technologie.
Lors de l’introduction d’une nouvelle technologie, il y aura inévitablement des problèmes de démarrage ou d’adaptation en premier temps. Cela fait partie intégrante du processus de changement. Donc, durant cette période de transition, invitez vos employés à vous donner leur feedback, commentaires, interrogations et problèmes rencontrés afin que vous puissiez y remédier et ramener les solutions adéquates rapidement.
Privilégiez la mise en place d’un service d’assistance éphémère qui pourra vous aider à répondre à toutes leurs préoccupations et inquiétudes. Cela vous aidera aussi à améliorer cette nouvelle technologie pour le futur et faciliter son adaptation au sein de votre entreprise.
A cette ère du numérique, l’implantation de nouvelles technologies en entreprises est devenue indispensable pour assurer sa compétitivité et sa pérennité dans le marché. Ces dernières représentent de grands avantages à l’entreprise à savoir :
Ce n’est plus un secret que la technologie est omniprésente dans notre quotidien, et que cette dernière se renouvelle de jour en jour. Alors, adopter de nouvelles technologies au sein de votre entreprise ne pourra que vous bénéficier et vous garantir de rester toujours à la pointe des dernières nouveautés. A la maison comme au travail, tout le monde s’attend à interagir ou à utiliser des outils modernes et pratiques pour faciliter l’exécution de leurs tâches.
Répondre à cette exigence vous assurera de faire face à la concurrence et de garder votre place dans le marché.
L’introduction de nouvelles technologies dans une entreprise n’est pas chose facile et nécessite généralement un grand investissement. Néanmoins, il s’agit d’un investissement rentable qui vous aidera à améliorer votre productivité.
En effet, ces nouvelles technologies vous permettent d’adapter vos produits et services en fonction des besoins réels de votre clientèle, ainsi que d’augmenter votre visibilité, chose qui vous permettra de transformer vos prospects en clients, ce qui améliorera votre performance globale à long terme.
Avec la possibilité d’automatiser certaines tâches, l’introduction de nouvelles technologies constitue un énorme gain de temps, d’argent et de charge de travail des employés. De plus, en introduisant ces innovations dans les méthodes de travail, l’entreprise permet à ses employés de se consacrer à des missions plus importantes et avec plus de valeur ajoutée, chose qui les aidera à exploiter leur plein potentiel et à perfectionner leur travail.
Il s’agit d’une initiative réussie pour découvrir les talents des collaborateurs, dénicher de nouvelles opportunités, ce qui affectera certainement le chiffre d’affaires de l’entreprise.
S’engager dans un nouveau projet technologique et notamment l’adoption d’une nouvelle application n’est pas chose évidente. Face aux réticences des employés, plusieurs solutions s’offrent à vous pour les motiver à utiliser votre application :
La réponse est : Mobile Punch. Mobile Punch est l’application #1 pour simplifier la gestion de temps au sein de votre entreprise. L’application vous offre une panoplie d’avantages qui révolutionneront votre quotidien.
Avec Mobile Punch, la gestion de votre temps et vos projets est devenue accessible en un seul clic. En effet, l’application vous permet de réduire jusqu’à 50% des heures consacrées à la gestion des feuilles du temps, mais aussi de suivre vos projets en temps réel. De plus, vous bénéficiez de l’automatisation du transfert des heures travaillées vers votre comptabilité, ce qui vous évitera d’éventuelles erreurs ou anomalies.
L’application vous permet aussi de gérer vos équipes efficacement sur le terrain et de payer leurs heures travaillées avec précision grâce au système « Punch ».
Tout cela et bien plus rend Mobile Punch L’application à avoir pour croître votre entreprise, assurer sont développement et gagner en matière de temps et d’argent !
Si le système de suivi du temps de votre entreprise est obsolète et que vous utilisez toujours du papier et un cadran pour déterminer les heures travaillées, il est possible que certains employés volent du temps sur le lieu de travail. Un collègue qui remplit la feuille de travail d’un ami… il existe plusieurs façons de voler du temps au travail.
Malheureusement, le vol de temps coûte cher en argent et en productivité aux entreprises. D’ailleurs, selon certaines études, le vol de temps au travail peut coûter jusqu’à environ 7% de la masse salariale totale. C’est un pourcentage considérable, spécialement lorsque l’on considère que les petites entreprises peuvent consacrer jusqu’à 50% de leur revenu brut à la masse salariale. Par exemple, si votre entreprise génère 200 000$ cette année et que 100 000$ va aux coûts salariaux, le vol de temps pourrait coûter 7000 $ à votre entreprise. Cette réalité prend d’autant plus d’ampleur lorsque votre chiffre d’affaires augmente.
À part l’argent perdu, il faut également considérer l’effet sur la productivité lorsque les employés ne travaillent toutes les heures prévues. Par exemple, si votre équipe arrête de travailler 15 minutes à l’avance chaque jour pendant deux semaines, vous perdez 2,5 heures de productivité par travailleur. Si vous multipliez ce temps perdu par des mois et prenez en compte les pauses très longues, vous pourriez payer des employés pour des semaines de travail non travaillées.
Le vol de temps représente toute instance où un travailleur accepte un paiement pour du temps non travaillé. C’est un problème important dans pratiquement tous les secteurs d’activité. Vos employés peuvent voler du temps sans le savoir, soit en oubliant les heures précises travaillées ou en ajoutant 15 minutes à leur feuille de temps par-ci et par-là. Cependant, ils peuvent également voler du temps de façon volontaire.
Voici certains types de vol de temps:
La bonne nouvelle c’est que le vol de temps au travail peut être réduit, voir même complètement éliminé. Voici quelques solutions afin de vous aider à éradiquer cette problématique:
L’application de Mobile Punch est une solution tout-en-un pour simplifier la gestion des feuilles de temps, la production de formulaires, la planification des horaires et le suivi des projets. Elle vous permet entre autres, de:
Les mots de passe sont un excellent moyen d’améliorer la sécurité de votre système de suivi de temps. De cette façon, seul l’employé en question peut enregistrer ses heures travaillées. Il ne peut pas demander à un collègue de « puncher » pour lui s’il arrive en retard. Avec l’application de Mobile Punch, vos employés ont un compte individuel ainsi qu’un code PIN unique pour se connecter.
La géolocalisation du personnel est particulièrement avantageuse pour les entreprises qui ont des équipes mobiles. La fonction de géolocalisation de Mobile Punch permet aux employeurs de valider la présence de leurs travailleurs sur le terrain, mais également de calculer les heures de travail de façon précise.
Mobile Punch est la solution idéale pour les employeurs qui ont des équipes en déplacement chez des clients, des projets ou des chantiers, mais également pour celles dont les travailleurs n’ont qu’un seul lieu de travail. La fonction de géolocalisation offre plusieurs avantages en matière d’optimisation d’itinéraire, d’assignation de tâches et d’affectation des ressources.
Pourquoi la géolocalisation des employés est-elle importante?
Le Code canadien du travail exige que les employés canadiens reçoivent au moins le salaire minimum, soit 11.06 $ de l’heure (2020). Il stipule également que les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine doivent recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires. Une majoration de 50% doit être appliqué aux heures supplémentaires.
L’application Mobile Punch garantit que les travailleurs sont payés pour chaque minute de travail supplémentaire. De plus, elle exige que les employés approuvent leurs heures hebdomadaires et supplémentaires travaillées afin qu’il n’y ait pas de désaccord.
L’adoption d’un système automatisé de suivi du temps protège également les employeurs contre la fraude puisqu’il permet l’élimination des erreurs humaines et la vérification des heures travaillées. L’application vous permet de réviser les enregistrements numériques archivés ainsi que les rapports des heures supplémentaires.
Abandonner le suivi du temps des employés sur papier à l’aide de l’intégration d’une application de punch mobile vous permet de réduire vos coûts salariaux et d’améliorer votre productivité. L’application de Mobile Punch vous offre une variété de fonctionnalités afin de propulser la croissance durable de votre entreprise:
Mobile Punch permet à des milliers d’entreprises québécoises et canadiennes de réaliser des économies importantes en temps et en argent. Si vous voulez en savoir plus sur nos services ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.
De nos jours, la géolocalisation connaît une croissance exponentielle dans les sphères personnelles, sociales et professionnelles. Le partage d’information géographique se fait aujourd’hui facilement et ouvre un monde de possibilités d’intégration et de localisation en temps réel pour les navigateurs en plus d’offrir de nombreux avantages aux employeurs.
L’importance et la polyvalence de la géolocalisation sont telles qu’elle représente un élément essentiel pour les entreprises, en particulier pour la gestion des ressources humaines dans plusieurs secteurs tel que celui de la construction.
L’utilisation de la géolocalisation vise à rentabiliser et monétiser le temps et à améliorer l’efficacité des entreprises. C’est une fonction particulièrement utile pour le secteur de la construction où les entreprises ont plusieurs travailleurs mobiles dispersés sur différents chantiers de construction, mais aussi dans différents secteurs tels que compagnie de ménage, compagnie de sécurité, entreprise de services et bien d’autres.
La géolocalisation vous permet de localiser vos travailleurs et d’attribuer les tâches aux travailleurs les plus proches de l’endroit où une certaine action doit être effectuée. De cette façon, vous pouvez réduire de manière significative le temps de trajet et la distance à parcourir. Ceci vous permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de votre équipe.
Cette fonction vous permet de vérifier l’efficacité des parcours effectués par le personnel, en enregistrant les visites, la durée. Ceci vous permet d’améliorer la sécurité des travailleurs et de réduire la charge de travail. Il est 16 h et vos employés sont censés avoir terminé leur quart de travail, le savez-vous vraiment? Et bien, avec la géolocalisation vous allez avoir l’esprit tranquille qu’ils ont quitté le dernier client !
De plus, grâce à cette technologie, les entreprises peuvent configurer leurs systèmes pour recevoir des notifications et enregistrer l’entrée et la sortie de leurs employés. Ceci simplifie énormément le calcul et la précision des heures travaillées.
Un système de géolocalisation simplifie énormément le travail administratif pour les entreprises. Une application telle que Mobile Punch, permettent à vos employés de puncher leur arrivée et leur sortie du lieu de travail de façon digitale. Vous n’avez donc plus à conserver ces informations dans des documents en papier et de les stocker dans un espace au bureau.
Cette fonction vous permet également de valider les heures travaillées avec précision afin de préparer vos rapports de paie. La génération automatique de rapports de résultats vous permet de sauver beaucoup de temps et d’argent. Toutes vos informations sont centralisées et accessibles en temps réel de partout.
La géolocalisation permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent et d’améliorer la satisfaction des employés et des clients grâce à une gestion optimale des ressources. Fini la paperasse et les heures de travail interminables, grâce à la géolocalisation et à l’automatisation de vos processus, vous pouvez vous concentrer sur les aspects clés de votre entreprise. L’ensemble d’outils proposé par les systèmes tels que Mobile Punch à impact positif et direct sur la productivité et les revenus des entreprises.
La géolocalisation vous permet de suivre les déplacements et la présence de vos équipes en temps réel sur les chantiers de construction. Ceci vous permet d’assigner les bonnes ressources aux endroits requis. De plus, avec Mobile Punch, vous pouvez envoyer des notifications à vos employés, les itinéraires, envoyer des instructions (tel que plans, photos, bons de travails) et bien plus.
Mobile Punch est la meilleure application sur le marché pour l’optimisation de la gestion du temps. En plus d’être une solution économique, notre système vous permet de faire des économies et de gérer vos projets en temps réel. L’exportation des heures vers votre logiciel comptable ou service de paie est aussi possible. Découvrez toutes les fonctions et les avantages de notre plateforme ici.
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