Formulaire de consentement pour le pointage mobile dans la construction : ce que la CCQ exige

Depuis mars 2023, le pointage mobile est officiellement permis sur les chantiers de construction au Québec, à une condition précise : obtenir un consentement écrit de chaque salarié qui l’utilise. Ce document n’est pas optionnel. Il est intégré aux conventions collectives en vigueur, et son absence expose l’employeur à des sanctions. Voici ce que ce formulaire doit contenir, où le trouver selon votre secteur, et comment le gérer sans alourdir votre administration.

Pourquoi un formulaire de consentement est obligatoire

En mars 2023, l’arbitre Alain Turcotte a rendu une décision qui a clarifié définitivement le statut des applications mobiles de pointage dans l’industrie de la construction. Le pointage via une application installée sur un appareil électronique intelligent (qu’il soit fourni par l’employeur ou appartenant au salarié) est désormais permis, mais uniquement si le travailleur y consent librement et par écrit. Avant cette décision, les applications mobiles de pointage étaient considérées comme contraires aux conventions collectives, suite à une décision arbitrale de novembre 2020.

Cette exigence de consentement repose sur deux fondements juridiques. D’abord, les conventions collectives elles-mêmes, qui ont intégré des annexes spécifiques pour encadrer l’usage du pointage mobile. Ensuite, la Loi 25 sur la modernisation des règles encadrant les renseignements personnels, qui impose un consentement éclairé et explicite lorsqu’une entreprise recueille des données de localisation.

Sans formulaire signé, l’utilisation d’une application mobile de pointage est non conforme. Un salarié, un syndicat ou la CCQ peuvent dénoncer la situation, et l’employeur s’expose à un constat d’infraction en vertu de l’article 120 de la Loi R-20.

Ce que le formulaire doit obligatoirement contenir

Le contenu du formulaire est encadré par les conventions collectives. Un document improvisé ou bricolé ne suffit pas : il doit reprendre la structure et les mentions prévues aux annexes sectorielles.

Un formulaire conforme inclut au minimum les éléments suivants.

L’identification des parties. Le nom de l’employeur, le nom du salarié, le nom du fournisseur de l’application mobile et le nom de l’application elle-même doivent figurer au début du document.
La déclaration du choix du salarié. Deux options doivent être clairement présentées : accepter l’utilisation de l’application avec géolocalisation, ou la refuser et utiliser le moyen alternatif mis en place par l’employeur.
La description des renseignements recueillis. Le formulaire doit préciser que seuls le numéro d’employé et un point de géolocalisation dans un rayon de 350 mètres autour de l’endroit où débutent et se terminent les heures de travail peuvent être captés, uniquement au moment où le salarié effectue son pointage.
La clause de non-représailles. Le salarié doit être informé par écrit qu’il peut refuser l’application ou cesser de l’utiliser en tout temps sans risquer de mesure disciplinaire.
La description du moyen alternatif. Si le salarié refuse, l’employeur doit indiquer le système de rechange disponible (horloge fixe de pointage, carte de temps papier ou électronique).
La signature du salarié et du représentant de l’employeur, ainsi que la date.

Où trouver le formulaire officiel selon votre secteur

Chaque secteur de l’industrie dispose de son propre formulaire, avec des références distinctes dans les conventions collectives :

Secteur résidentiel : Annexe W-1, publiée par l‘APCHQ
Secteurs institutionnel-commercial et industriel (IC/I) : Annexe N-1, publiée par l’ACQ
Secteur génie civil et voirie : Annexe Z-7-1, publiée par l‘ACRGTQ

Les conventions collectives 2025-2029 reconduisent ces mêmes annexes. Les employeurs qui utilisaient déjà un formulaire conforme en 2021-2025 n’ont pas à le remplacer, mais doivent vérifier que les références d’articles citées (par exemple, l’article 18.01 pour le résidentiel ou l’article 20.04.1 pour le génie civil et voirie) correspondent bien aux clauses actualisées dans la nouvelle convention.

Les associations patronales mettent à disposition les versions officielles sur leurs sites respectifs. Il est fortement recommandé d’utiliser ces versions plutôt qu’un modèle tiers non validé.

Les règles encadrant la géolocalisation

Sur ce point, la décision arbitrale de 2023 et les annexes des conventions collectives ne laissent aucune place à l’interprétation.

La géolocalisation en continu est strictement interdite. Elle ne peut être activée que lorsque le salarié appuie sur le bouton de pointage.
Le rayon toléré autour du chantier est de 350 mètres maximum.
Aucune donnée personnelle autre que le numéro d’employé et la coordonnée ponctuelle ne peut être collectée.
Les renseignements recueillis doivent être anonymisés et conservés au Québec, selon les standards de sécurité informatique en vigueur.
Les fournisseurs choisis par l’employeur pour une application mobile de pointage ou pour héberger les renseignements personnels obtenus doivent obtenir une certification reconnue au Canada attestant la sécurité des renseignements personnels et le respect des lois en vigueur. Les certifications considérées sont : ISO 27001, audit de type SOC 2 Type 1 et 2, « CyberSécuritaire Canada ».

Concrètement, une application conforme ne peut pas tracer un salarié pendant ses déplacements entre chantiers, pendant ses pauses ou en dehors de ses heures de travail. Elle intervient uniquement aux moments précis du pointage d’entrée et de sortie.

Que faire si un salarié refuse le consentement ?

Un employeur ne peut pas imposer le pointage mobile. Si un travailleur refuse, l’employeur doit lui offrir un moyen alternatif : horloge fixe installée le plus près possible de l’endroit où débutent les heures de travail, carte de temps papier ou carte de temps électronique.

Le refus d’un salarié ne peut jamais entraîner de conséquence disciplinaire, de perte d’heures, de refus d’embauche ni de mesure de représailles. C’est une règle absolue qui s’applique tant à l’embauche qu’en cours d’emploi.

Un salarié qui a initialement consenti peut aussi, à tout moment, aviser son employeur qu’il cesse d’utiliser l’application. L’employeur doit alors lui fournir immédiatement un moyen alternatif, sans justification à demander.

Les risques de ne pas utiliser le formulaire

Les employeurs qui utilisent une application de pointage sans avoir recueilli les consentements signés s’exposent à plusieurs risques.

Constat d’infraction pénale en vertu de la Loi R-20 : les amendes varient entre 207 $ et 1 005$ pour un individu, et entre 770$ et 3 317$ pour une personne morale. Les montants peuvent être majorés en cas de récidive.
Plainte en vertu de la Loi 25 : la Commission d’accès à l’information peut ordonner des correctifs et imposer des sanctions administratives financières pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers de dollars pour une entreprise.
Grief syndical pouvant mener à une décision arbitrale défavorable et à des compensations aux salariés.
Invalidation des feuilles de temps : si le consentement est contesté, les heures déclarées peuvent être remises en cause, ce qui complique la production du rapport mensuel CCQ et la vérification des cotisations.

Simplifier la gestion du consentement avec une application conforme

Le formulaire de consentement doit être signé par chaque salarié et conservé par l’employeur, idéalement de manière centralisée et traçable. Uneapplication de pointage mobile conforme à la décision arbitrale intègre ce processus directement à l’onboarding des employés. Chez Mobile-Punch, pour simplifier la vie aux employés et aux employeurs, le formulaire est intégré à l’application et est signé numériquement avant la première utilisation, archivé dans le dossier du salarié et accessible à tout moment en cas de vérification par la CCQ. La géolocalisation est strictement limitée au moment du pointage, les données sont hébergées au Québec, et l’application respecte les exigences de la Loi 25. Mobile-Punch détient d’ailleurs la certification CyberSécuritaire Canada, reconnue à l’échelle nationale, qui atteste de la sécurité des renseignements personnels et de la conformité aux lois en vigueur. L’application de feuilles de temps Mobile-Punch est également conforme à la Loi R-20, un gage de tranquillité pour les entrepreneurs qui doivent produire leurs rapports mensuels à la CCQ.

Pour les entrepreneurs qui gèrent des équipes sur plusieurs chantiers, cette centralisation fait toute la différence entre une administration chronophage et une conformité intégrée, particulièrement alors que lesinspections CCQ se font plus fréquentes et que la prévention du pointage frauduleux devient un enjeu majeur de gouvernance.